SERES Blog - La transformación digital a través de la factura electrónica, EDI, digitalización...

El tamaño de la empresa influye en la decisión de comenzar a utilizar el intercambio electrónico de documentos. Una empresa grande que en su día a día intercambia un gran volumen de documentos con múltiples empresas, sectores y países puede verse muy beneficiada al implementar el EDI. La trazabilidad y la conexión que aporta el trabajar con un servicio EDI permiten a las empresas beneficiarse de una mayor agilidad y eficiencia en sus departamentos, ampliando la capacidad de respuesta de la empresa y reduciendo los costes y tiempos empleados. Esto genera una fuente muy valiosa de información para la toma de decisiones empresariales.

Cada día, con mayor intensidad, las empresas notan sobre su cabeza la sombra que les obliga a estar en continua alerta ante los frecuentes cambios del mercado o de las normativas. La actualización de procesos, ya sean de negocio o de gestión interna, pierde resistencia puesto que las empresas no se pueden permitir cerrar la puerta a innovaciones tecnológicas o a requisitos legales.

El Intercambio Electrónico de Datos se está convirtiendo en una solución esencial para las empresas debido a que genera gran cantidad de beneficios, mejora la competitividad y potencia la eficiencia de los negocios.

PEPPOL son un conjunto de especificaciones y estándares que facilitan el intercambio electrónico de documentos de forma transfronteriza entre los diferentes países europeos. El uso de esta red se rige por una estructura de acuerdos multilaterales que nacieron durante el desarrollo del Proyecto de Compras Públicas Paneuropeas Online (Pan-European Public Procurement Online) que tuvo lugar entre mayo del 2008 y agosto de 2012. Actualmente, estos requisitos son propiedad y están mantenidos por OpenPEPPOL; una asociación internacional sin fines de lucro que surgió en 2012 tras la finalización del proyecto PEPPOL.

No cabe duda de que la incorporación de herramientas de intercambio electrónico de documentos a un mundo hasta ahora dominado por el papel, como lo era el sector jurídico, ha supuesto una gran revolución y transformación hacia una nueva Oficina Judicial electrónica mucho más eficiente, ágil y segura en la tramitación y en el intercambio de información con los ciudadanos, los profesionales, las administraciones y los demás colectivos implicados.

El sector financiero consta de un entramado de comunicaciones de proporciones inmensas que contempla no sólo la relación entre las entidades financieras de misma naturaleza sino también con los organismos reguladores y con los propios clientes. Es en este entramado donde hace unas décadas se aprovechó la infraestructura de un estándar establecido mundialmente, como es la tecnología EDI, para transmitir ficheros, enviar y recibir órdenes y gestionar el pago de nóminas, estados de cuenta, recibos y otros tipos de documentos.

Recientemente se ha publicado en la revista InforRetail una artículo de Alberto Redondo donde se muestra la otra cara del uso EDI. Si bien es cierto que está centrada en el sector retail la realidad es que esos beneficios se pueden extender a todos los sectores de actividad, como así ocurre en la automoción, sanidad, etc., donde un departamento de compras soporta la cadena de producción de la empresa.

Es cierto que el Intercambio Electrónico de Documentos (EDI) ha revolucionado la relación entre las empresas y, también, entre los diferentes departamentos de éstas, agilizando y automatizando procesos, mejorando la relación, evitando errores, reduciendo costes y mejorando la rentabilidad comercial.

Muchos de los beneficios que aportan los servicios de Intercambio Electrónico de Documentos están ocultos a la mayoría de sus empresas usuarias. El consejo de este mes quiere mostrar cómo aprovechar una característica de nuestra tecnología para intercambiar electrónicamente de forma segura sus documentos, y, en concreto, sus facturas electrónicas emitidas.

El cliente (receptor de la mercancía) envía el Receiving Advice Message (RECADV) o confirmación de recepción electrónica  con la información de lo realmente recibido, lo que permite la reducción de las discrepancias del contenido de la mercancía pedida inicialmente.

Uno de los principales sectores de la economía mundial lo forman todas aquellas empresas dedicadas a la distribución de productos. Este sector, conocido como sector retail, está formado por supermercados, grandes tiendas, perfumerías, ferreterías, entre otros.