El uso del intercambio electrónico de documentos está extendido a numerosas industrias pero tiene una especial penetración en los sectores del Retail (supermercados, grandes superficies, distribuidores, etc.), la Automoción (fabricantes de vehículos, de componentes, concesionarios, etc.), la Salud (Hospitales, centros de salud, clínicas, farmacéuticas, etc.), el Transporte...
Si su compañía mantiene relaciones comerciales con empresas de alguno de estos sectores, seguramente ya estén trabajando y puedan encontrar una vía para mejorar su comunicación.
¿Cómo se usa en los mensajes entre proveedor y cliente: pedidos, albaranes, confirmaciones de recepción de mercancía o facturas?
Aunque todos los sectores utilizan los mismos documentos puede que haya algunos donde la existencia de los pedidos sea obligatoria y, en otros, donde la orden de recepción de mercancía sea opcional. De igual manera, algunos documentos cuenta con información diferente según el sector o tipo de intercambio (reposición de frescos, pescados...).
En cualquier caso, cuando una gran superficie solicita a su proveedor, por ejemplo, la reposición de leche; cuando un Hospital solicita a su proveedor de material quirúrgico el envío de nuevos materiales; o cuando un fabricante de vehículos solicita a su proveedor nuevos neumáticos, en todos ellos se coincide en el envío de la factura.
La lógica se basa en que el cliente, si seguimos el ejemplo del fabricante de vehículos, realiza un pedido de mercancía (ORDERS en nomenclatura EDIFACT), en el que detalla el número de neumáticos que quiere comprar. Ese pedido indicará la cantidad solicitada, los modelos, las características, etc. El proveedor de neumáticos enviará la mercancía y responderá con albaranes de entrega o guías de remisión (DESADV) que describe los productos enviados. El albarán puede contener información a dos niveles, el básico y el logístico, donde se indica la organización del material al detalle, palets, cajas, etc. La fábrica, tras recibir los neumáticos, enviará una confirmación de recepción de mercancía (RECADV) que es esencial puesto que indicará las discrepancias, en caso de existir (por ejemplo si recibe 80 neumáticos en vez de 100 o si el modelo de 4 de ellos no es el solicitado). Tras la verificación el proveedor emitirá la factura de venta (INVOIC) con las correcciones correspondientes. Estas facturas electrónicas se crean para tener validez legal y/o para gestionar la información para su tramitación.
El tercer actor: Transportista / Operador Logístico
Esta tecnología no sólo permite gestionar la relación entre el proveedor y el cliente. En esta relación suele participar una empresa de transporte o logística que envía la mercancía física al centro logístico del cliente.
Además de los documentos mencionados, en el entorno logístico también se utiliza el aviso de expedición (DESADV), la instrucción de despacho (INSDES), situación de despacho (OSTRPT), situación de transporte (IFTSTA), previsión de necesidades o consumos, programación de entregas, respuesta al programa de entregas (DELFOR), etc.
Este intercambio de información en tiempo real permite mejorar los cálculos para optimizar tiempos, espacios y recursos humanos y económicos. La mayoría de operadores logísticos, por la condición de sus clientes y la cantidad de bienes que transportan, trabajan con este sistema.
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