Desde hace unos años, y especialmente después de la pandemia, la Administración Pública y las empresas viven una constante transformación digital. La relación entre ambos es prácticamente en su totalidad electrónica dejando de lado el famoso ‘papeleo’. Lo mismo ocurre en las relaciones comerciales entre empresas, independientemente de su tamaño y sector, y que tienen que facturarse electrónicamente a partir de la Ley Crea y Crece.
Por otro lado, el trabajo híbrido (parcialmente en oficina y parcialmente en remoto) es una modalidad cada vez más extendida en las empresas con lo que, no solo se hace imprescindible que la documentación de empresa se gestione en la Nube, también que las plataformas internas y sistemas de gestión de archivos se tramiten en remoto de forma segura y con distintos roles y permisos de acceso, sobre todo cuando hay un equipo involucrado en su gestión.
La gestión digital de documentación supone la eliminación total del papel quedando la información accesible para su tratamiento de forma remota, lo que hace que el trabajo diario gane en productividad, accesibilidad y seguridad. Permite liberar espacio de almacenaje de archivos en oficinas, ahorro de tiempo del empleado en la búsqueda y consulta de datos, y facilita un archivo o custodia segura de los documentos.
A continuación, explicamos en un caso orientativo el coste que podría asumir una empresa si trabaja con papel y sin sistemas electrónicos.
Con la Solución EDI, configurada sobre un estándar internacional, los usuarios pueden automatizar la relación son sus proveedores, clientes, o con la Administración Pública y configurar el intercambio electrónico de órdenes de compra, facturas, pedidos o albaranes, entre otros. De este modo, las empresas no solo eliminan el papel las compañías, sino que además fomentan la cultura de trabajo en espacios libres y ergonómicos.
Además de todos los datos aportados, la gestión digital de facturas y de documentación en general hace que el empleado invierta únicamente 30 segundos de media en buscar un documento, lo que se traduce en un ahorro de tiempo y dinero.
Con una gestión electrónica cualquier empresa, independientemente de su tamaño y sector, ganará en términos de:
- Liberado por la custodia del papel.
- No hay posibilidad de extraviar la documentación o hacer que con el tiempo sea vuelva ilegible al quedar alojado en digital.
- Se puede acceder a la información desde cualquier lugar.
Una Solución de gestión digital de facturas homologada y certificada por todas las Haciendas de España, conferirá valor legal de la documentación como si se tratara de la factura original en papel.
