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Una de las grandes bases en la que se sustenta el EDI es la definición y uso de identificadores únicos. Reciben diversas denominaciones, como pueden ser: Códigos EAN, Puntos Operacionales, GLN, códigos de barras, códigos GTIN... cuya esencia más primitiva es que el cliente (emisor) que pide mercancía a un proveedor (receptor) saben, sin lugar a dudas, de qué estamos hablando.
El General purpose message (GENRAL) o Documento de texto libre es el mensaje electrónico comodín para enviar, recibir y dejar constancia de información que es importante para una mejor gestión entre proveedores y clientes.
Empezar a utilizar el EDI implica adaptar su gestión y sus programas de facturación, almacén, contabilidad, etc. a un nuevo lenguaje y codificación que la mayoría de los ERP's del mercado no contemplan. ¿Por qué? El principal motivo es que es una forma de relación que toma en cuenta tanto al emisor como al receptor mientras que los ERP suelen centrarse única y exclusivamente en organizar a su cliente, no tanto la relación entre éste y sus socios comerciales -clientes y proveedores.
Cuando su empresa se dispone a enviar a sus clientes un volumen importante de sus facturas, albaranes o cualquier otro documento, surge la necesidad de optimizar ese envío. Para ello, el primer paso lógico es agrupar en un mismo “fichero” todos los documentos que se van a enviar desde su ERP y así no tener que abrir y cerrar la conexión cada vez que se envíe un documento con cada uno de sus clientes.
El formato estándar que se utiliza en el intercambio electrónico de datos (EDI) para la administración, el comercio y transporte está definido por las Naciones Unidas, y es conocido como UN/EDIFACT. Consiste en un conjunto de normas, directorios y directrices acordadas internacionalmente para un intercambio electrónico de datos estructurado entre sistemas de información computarizados independientes.
Las reglas son aprobadas por UNECE (Comisión Económica para Europa de las Naciones Unidas) y se publican en el UNTDID (Directorio de Intercambio de Datos Comerciales de las Naciones Unidas).
El uso del intercambio electrónico de documentos está extendido a numerosas industrias pero tiene una especial penetración en los sectores del Retail (supermercados, grandes superficies, distribuidores, etc.), la Automoción (fabricantes de vehículos, de componentes, concesionarios, etc.), la Salud (Hospitales, centros de salud, clínicas, farmacéuticas, etc.), el Transporte...
