El Commercial Account Summary Message o Relación de Entregas (COACSU) es un documento EDI que está diseñado dentro de los estándares EDIFACT que recopila las entregas individuales que el proveedor realiza a uno o varios distribuidores en un período de tiempo determinado.
Su uso más común se encuentra en el envío de un resumen de las entregas y movimientos relacionados con una cuenta comercial específica, ayudando a conseguir eficiencia en las relaciones entre proveedores y clientes.
Componentes principales del Commercial Account Summary Message (COACSU)
El Commercial Account Summary Message o Relación de Entregas (COACSU) está estructurado en 4 segmentos que contienen información específica:
- Cabecera o Header, donde se incluyen los datos básicos de identificación del mensaje como el número de mensaje; fecha y hora de creación; e identificación de la cuenta comercial.
- Segmentos de resumen o Detail Sections:
- Relación de entregas: Detalla las entregas realizadas, fechas, cantidades y cualquier discrepancia.
- Estados financieros: Muestra balances, pagos realizados y saldos pendientes.
- Referencias cruzadas: Relación de números de factura, pedidos o contratos asociados a las entregas.
- Información adicional (Additional Data) como observaciones específicas sobre el estado de la cuenta o notificaciones/alertas sobre posibles retrasos o problemas.
- Pie (footer), donde se incluye la información de cierre como el total de los registros, totales financieros o logísticos.
Objetivos y propósitos del COACSU
Tiene el objetivo de facilitar la transferencia de información entre sistemas en un contexto de comercio electrónico y gestión de cuentas comerciales. Entre sus usos habituales destacan:
- Informe sobre entregas realizadas. Listados y detalles de las entregas asociadas a una cuenta comercial.
- Resumen financiero. Estado de pagos, cobros y otros movimientos financieros vinculados con la cuenta.
- Análisis del rendimiento entre pedidos realizados y entregas efectivas.
- Mejora en la planificación. Ofrecer datos que ayuden a optimizar procesos logísticos.
Recomendaciones para utilizar COACSU
El escenario más común es aquel en el que interviene una entidad de gestión de pago y sigue el siguiente esquema: proveedor, central de pagos y distribuidor.
¿Cómo utiliza el COACSU el proveedor?
El proveedor, en su relación con el distribuidor, se comunica mediante mensajes EDI. Estos mensajes se recopilan en un COACSU, que es enviado a la central de compras que utiliza el distribuidor.
En el caso de las facturas, el COACSU recopila todas las facturas que el proveedor le va enviado al distribuidor y le hace llegar este resumen a la central de pagos, para que sea esta quien liquide la cantidad aceptada.
¿Cómo utilizan el COACSU las centrales de pagos?
Las centrales de pagos son las receptoras del mensaje, cuando lo reciben tras la aceptación del distribuidor, proceden al pago unificado de la cantidad requerida. Cuando se trata de pagos de varios distribuidores a un sólo proveedor, también responderá en una única acción. La respuesta al COACSU es el mensaje REMADV, que informa de que la liquidación ha sido efectuada.
Ejemplo:
El COACSU es un mensaje común cuando interviene una central de compras. El proveedor le enviará sus facturas a sus distribuidores directamente, pero para recibir la liquidación de los pagos informará a la Central de Compras que utilicen los distribuidores, a quien le hará un resumen en un mensaje (COACSU) de lo que le debe pagar en conjunto.
La Central, con la aprobación de sus clientes, podrá responder igualmente con una única operación y realizar un1 solo pago al proveedor que incluya diferentes facturas de diferentes distribuidores. El mensaje en el que le confirma la liquidación se llama REMADV. De este modo, se acorta el camino, ya que sólo tendrán que intervenir dos actores en el pago y el cobro podrá ser más ágil.
Un COACSU también puede usarse como respuesta a otro COACSU, en ese caso se podría usar como: confirmación de aceptación, confirmación de comprensión de los datos y notificación de no-aceptación.
¿Qué beneficios aporta el Commercial Account Summary Message - COACSU?
- Al estar basado en EDIFACT, asegura un formato reconocido internacionalmente y estandarizado.
- Reduce errores al automatizar el flujo de información y potenciará la eficiencia.
- Mejora la visibilidad y el seguimiento de la relación entre pedidos, entregas y facturación.
- Proporciona un marco claro de transparencia para auditorías y control de cuentas.
Ventajas para la Central de Compras y para el Proveedor
- Unifica la información de facturas.
- La posibilidad de que la Central de Compras liquide un conjunto de facturas en una sola operación.
Ventaja para el Proveedor:
- Centralizar el cobro: reducción del número de cobros manteniendo el importe.
- Cumple con la exigencia de utilizar el COACSU que piden las Centrales de Compras.
Ventaja para el Distribuidor:
- Las ventajas son las inherentes a la utilización de una Central de Compras: el ahorro derivado de la economía de escala.
