Las facturas, documentos y justificantes derivados de tu actividad comercial deben almacenarse obligatoriamente para presentarse posteriormente ante posibles situaciones de inspecciones fiscales, normas mercantiles y consecuencias penales.
El archivo de facturas electrónicas es realmente útil para tener acceso a todo lo relacionado con tu contabilidad y declaraciones de impuestos (tanto parciales como anuales).
Anteriormente, conservar las facturas en papel era complicado porque había un alto riesgo de que se perdiesen o se volviesen ilegibles debido a la corrosión de la tinta.
Período de almacenamiento de facturas electrónicas según la Ley
La facturación electrónica entre empresas (B2B) se encuentra en la rampa de salida, y muchos departamentos financieros y legales están investigando a fondo todo lo relacionado sobre los plazos de conservación de facturas electrónicas exigidos por la Ley Crea y Crece.
El archivo de las facturas recibidas por medios electrónicos supone un gran avance para las PYMEs ya que permitirá ahorrar espacio en el almacenamiento, esfuerzos en la recuperación y estabilizará la situación tributaria de la empresa.
En primer lugar, la Ley obligará a conservar las facturas originales y permitirá hacerlo en formato electrónico, si se garantiza la autenticidad de su origen y la legibilidad de todo su contenido (datos fiscales del emisor y receptor; fecha de expedición; importe neto; número de la factura, entre otros).
Los destinatarios podrán solicitar durante un plazo de 4 años, desde que se emite una factura electrónica, una copia de esta sin incurrir en costes adicionales. Este período de tiempo hace referencia al período de prescripción de impuestos que fija Hacienda desde la presentación de impuestos. Incluso si el cliente en algún momento cancela su contrato con la empresa emisora, esta seguirá teniendo acceso a consultar sus facturas.
Por otro lado, la Ley General Tributaria establece unos plazos de archivo de facturas electrónicas para todas aquellas que estén relacionadas con la actividad diaria de la empresa y que se deba justificar fiscalmente ante Hacienda: facturas de proveedores, facturas emitidas a clientes, justificantes de pagos y cobros, entre otras.
Para este tipo de facturas, las empresas deben almacenarlas durante los siguientes plazos:
- 6 años. Tiempo que establece el Código de Comercio en su artículo 30, contando a partir del último asiento contable registrado en los libros.
- 10 años. Según el criterio penal, las facturas pueden ejercer de prueba en procesos penales de actividades fraudulentas (delitos fiscales).
¿Qué pasa si no cumplo con el archivo electrónico de facturas?
Cumplir con los plazos de almacenamiento es una obligación para cualquier empresa que intercambie facturas electrónicas.
Asimismo, la Ley Crea y Crece establece sanciones de hasta 10.000€ para las empresas que, estando obligadas a ello, no ofrezcan a los usuarios la posibilidad de recibir facturas electrónicas o no permitan el acceso a sus facturas a las personas que han dejado de ser clientes.
Aquellos errores en las facturas electrónicas emitidas también pueden incurrir en sanciones, que varían según la gravedad:
- Infracción leve. Se impondrá una multa de 150 euros siempre que se incumplan las obligaciones relacionadas con la correcta emisión o el uso de documentos requeridos por la normativa de impuestos especiales.
- Infracción grave. Por no emitir y recibir facturas o no tener documentos justificativos, la sanción será del 2% del importe de dichas operaciones. Y 300 euros por cada operación no emitida en caso de desconocerse el importe.
- Infracción muy grave. Relacionada con el contenido de datos falsos o alterados en una factura. La sanción puede ascender al 7% del total de las operaciones afectadas por la infracción.
