Anteriormente era más complicado la conservación de facturas al tenerlas en papel y no en soporte digital. No solo era entonces más fácil que se traspapelasen, también que se volviesen ilegibles por corrosión de la tinta o por el desgaste o envejecimiento del papel debido a la lignina (una sustancia química natural oxidante que hace que las hojas/folios acaben con un tono amarillento).
La factura electrónica y su conservación digital asegura su presentación posterior ante posibles inspecciones fiscales, normas mercantiles y consecuencias penales, entre otros, sin riesgo de que ocurra lo anteriormente mencionado.
¿Qué nos dice la Ley Crea y Crece sobre el periodo de conservación de las facturas?
Según la nueva Ley Crea y Crece, los destinatarios podrán solicitar durante un plazo de 4 años desde la emisión de las facturas electrónicas copia de las mismas sin incurrir en costes adicionales. Aunque el cliente haya resuelto su contrato con la empresa emisora, también tendrá acceso a la consulta de sus facturas.
Por tanto, el periodo para poder consultar sus facturas por medios electrónicos no se altera porque aquel haya resuelto su contrato con la empresa o revocado su consentimiento para recibir facturas electrónicas. Tampoco caduca por esta causa su derecho a acceder a las facturas emitidas con anterioridad.
Asimismo, la Ley establece sanciones de hasta 10.000€ para las las empresas que, estando obligadas a ello, no ofrezcan a los usuarios la posibilidad de recibir facturas electrónicas o no permitan el acceso a sus facturas a las personas que han dejado de ser clientes.
Para la conservación de facturas según la norma, las empresas deben custodiarlas durante los siguientes plazos:
- 4 AÑOS. Es el plazo de prescripción de impuestos que fija Hacienda desde la presentación de impuestos.
La Ley General Tributaria establece unos plazos de conservación de facturas para todas aquellas que estén relacionadas con la actividad diaria de la empresa y que deba la entidad justificar fiscalmente ante Hacienda. Esto comprende facturas de proveedores, facturas emitidas a clientes, justificantes de pagos y cobros… es decir, todos aquellos documentos que reflejen operaciones donde se generen, soporten o repercutan impuestos, o alteren la base imponible del IRPF o del Impuesto de Sociedades.
Los empresarios y profesionales deberán expedir y entregar facturas y conservar las facturas y justificantes que tengan relación con sus obligaciones tributarias durante el plazo de prescripción de 4 años (artículo 29.2, letra e) de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria y 165.Uno de la Ley 37/1992).
- 6 AÑOS. Tiempo que establece el Código de Comercio en su artículo 30, contando a partir del último asiento contable registrado en los libros.
Art. 30. 1. Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.
- 10 AÑOS. Según el criterio penal, las facturas pueden ejercer de prueba en procesos penales de actividades fraudulentas (delitos fiscales).
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