La factura electrónica se ha coronado frente a la factura el papel como la herramienta por excelencia en la mayoría de los países del mundo. Sus beneficios son muchos: reducción de los costes, mejora financiera, optimización de los procesos y la gestión, reducción del tiempo y los errores...
Como si del Yin y el Yang se tratara, la factura electrónica y la factura en papel llevan conviviendo en Colombia desde hace más de dos décadas. Aunque, en 1989, con el Decreto 624 ya se nombró la e-factura en Colombia, no fue hasta 1995 cuando, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) con la Ley 223, la equiparó como documento de venta a la factura tradicional en papel y, un año después, con el Decreto 1165 de 1996 nace el concepto de la factura por computador.
Alrededor de la gestión de un documento recibido hay mucho más que la información que contiene en sí mismo. Comparar la gestión de una factura en papel con una electrónica permite ver cómo las "reglas de negocio" se aplican sobre una lógica que suele estar fuera de cualquier sistema informático. Estamos hablando de la labor que hacen los gestores de una factura que por su simple interpretación del contenido ya pueden conocer a qué departamento tiene que ir dirigida su tramitación o a quién debería contactar para obtener la información de su gestión.
Desde la publicación del Real Decreto el pasado 2 de diciembre en el que se hablaba de la llevanza de los libros de registro a través del nuevo Suministro Inmediato de Información (SII) para el 1 de Julio de este año, una de las preguntas que más se ha repetido en estos casi cuatro meses que llevamos de recorrido es que ocurrirá con las diputaciones forales, Alava, Guipúzcoa, Vizcaya y Navarra, y su adaptación al SII. Hasta ahora, la Agencia Tributaria ha sido clara en su respuesta: "estamos a la espera de que cada una de estas diputaciones se pronuncie al respecto para saber cómo van a hacerlo".
Navarra ha sido la primera en pronunciarse. El pasado miercoles 15 de Marzo se publicó en la página oficial de Hacienda Tributaria Navarra, la intención de implantar, a partir del 1 de enero de 2018, el nuevo sistema de gestión del IVA basado en el Suministro Inmediato de Informacion.
Al igual que en otros países de la región latinoamericana, Perú, dentro de su plan de acción para facilitar el comercio exterior, decidió en 2009 introducir la factura electrónica en el país. Esta decisión, que vino impulsada por los planes de integración de los países que conforman el Foro de Cooperación Económica Asia-Pacífico (APEC), desembocó en todo un maratón hacia la obligatoriedad de la factura electrónica en el que tanto la Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria (SUNAT) como las empresas peruanas han participado.
No cabe duda de que la incorporación de herramientas de intercambio electrónico de documentos a un mundo hasta ahora dominado por el papel, como lo era el sector jurídico, ha supuesto una gran revolución y transformación hacia una nueva Oficina Judicial electrónica mucho más eficiente, ágil y segura en la tramitación y en el intercambio de información con los ciudadanos, los profesionales, las administraciones y los demás colectivos implicados.
Hace unos días de nuestra participación en el Foro Factura Electrónica - MINHAFP y vemos que después del parón por la falta de Gobierno la factura electrónica en España se vuelve a retomar con más fuerza. Aquí algunas novedades de los avances:
Una vez realizada una venta nos toca facturar, lo que requiere crear la factura y manipularla para su envío postal. El día a día hace que no le dediquemos tiempo a "romper con la costumbre" de facturar en papel. Este es el segundo motivo para "no decir adiós" a la factura en papel según un estudio publicado por SERES*.
La primera parte recae totalmente en la empresa, saber los conceptos, los importes, los impuestos que la afectan y demás información. Y, es ahí, cuando se activa la nostalgia y, como ya hemos hecho el esfuerzo intelectual de la creación, sólo queda "relajarnos" realizando una tarea manual y sencilla: imprimo la factura, cojo el sobre, doblo las hojas, cierro el sobre, pongo sello y a la saca para que alguien la lleve al buzón u oficina de correo para su remisión...
Vivimos en un mundo donde la relación entre empresas, personas, administración, etc es cada vez más rápida y, por lo tanto, cada vez más digital. El EDI, la factura electrónica, el Suministro Inmediato de Información (SII) de la AEAT o IVA online,... son ejemplos de una realidad que vivimos no sólo en España sino en todo el mundo.
Pero detrás de este cambio hay una realidad más lenta. La realidad de las empresas que tienen interiorizado en su ADN procesos en papel. Uno de ellos es la facturación. Nos cuesta quitar el papel y todas las tareas tradicionales que hay detrás como es la impresión, ensobrado, franqueo...
En el caso de entrega de mercancía, es común anexar al paquete la factura impresa. Se aprovecha el envío para ahorrarse el sello postal. Este es el tercer motivo para "no decir adiós" a la factura en papelsegún un estudio publicado por SERES*.
No me resulta fácil escribir sobre excusas para no utilizar la factura electrónica. Sobre todo cuando somos unos de los grandes defensores de su uso. Y el envío de la factura con la mercancía, si nos centramos en la relación entre empresas y quitamos del medio los casos de envío de mercancía a particulares, es uno de esos casos dificil de justificar.
