Asegurar el cobro de las facturas

La factura es el documento que compromete al pago y, sobre todo, al cobro. A menudo, el principal mérito de algunos departamentos financieros de las empresas ha sido el retraso de los pagos, las facturas en el cajón. Se facturaba a 90 días pero se pagaba a 120 o más. Un desajuste que resultaba crítico para la pervivencia de muchas empresas y para su buen desempeño: si no cobraban, no podían invertir en su desarrollo, en empleo, en equipamiento, etc. Sin ser crítica, la morosidad ha tenido efectos muy negativos en la economía española.

Muchas empresas tenían muchas personas y recursos dedicados a reclamar los pagos y en su reclamación se encontraban con todo tipo de excusas: no nos ha llegado la factura, se ha debido perder en el correo; mándela de nuevo porque falta un dato; está en el departamento de contabilidad; hacemos los pagos el 25 de cada mes… el caso era retrasar los pagos.

Este escenario, muchas veces picaresco, está desapareciendo gracias a la factura electrónica, entre otras cosas, porque automatiza el seguimiento de los cobros y nos avisa si se han cumplido los plazos pactados. Pero hay mucho más, la factura electrónica permite realizar un seguimiento exhaustivo de la factura. Sabemos cuándo se emite, cuándo llega al destinatario, cuándo la comprueba… aquí no vale ninguna escusa para demorar el pago. Porque existe un 100 por 100 de trazabilidad. La factura electrónica asegura que el receptor  ha recibido el documento, confirma que ha habido un intermediario que lo ha transformado y verificado y que la otra persona lo ha leído.

Según diferentes estudios, cerca del 30% de los retrasos o impagos se justifican en el hecho de que la factura no ha llegado a la persona adecuada o que parte de la información es incorrecta.

En el caso de las empresas que utilizan los servicios de un operador de factura electrónica, estas garantías son aún mayores, porque existe un Tercero de Confianza que facilita todo el proceso y lo respalda dando fe de ello. Además, este operador dispone de información de valor sobre el cliente, sobre su fiabilidad, sobre su capacidad de pago, sobre su trayectoria empresarial… Gracias a este conocimiento y estas referencias, las empresas podrán gestionar más eficientemente sus facturas y, si es necesario, adelantar su cobro negociándolas con una institución financiera y mejorar así su capacidad operativa.