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Há mais de uma década que o Serviço de Administração Tributária (SAT) criou o primeiro sistema de comprovativos fiscais digitais do México, tornando este país no segundo modelo de fatura eletrónica implantado na América Latina. Este sucesso, cujo ponto de partida remonta ao final da década de 90, foi vanguardista a nível mundial, permitindo, além disso, que o nível tecnológico do México superasse o da maioria dos membros da Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Económico (OCDE).

A fatura eletrónica venceu a fatura em papel como ferramenta por excelência na maior parte dos países do mundo. Os seus benefícios são numerosos: redução de custos, melhoria financeira, otimização dos processos e da gestão, poupança de tempo e redução de erros.

Muitos dos benefícios que proporcionam os serviços EDI estão ocultos para a maioria das empresas que o utilizam. O conselho deste mês quer mostrar como aproveitar uma característica da nossa tecnologia para intercambiar eletronicamente de forma segura os seus documentos e, em concreto, as suas faturas eletrónicas emitidas.

O cliente (recetor da mercadoria) envia a confirmação de receção eletrónica (RECADV) com a informação do realmente recebido, o que permite a redução das discrepâncias do conteúdo da mercadoria pedida inicialmente.

Uma RVA é uma rede de interligação de negócios que permite realizar intercâmbios eletrónicos de documentos empresariais a uma das maiores comunidades de intercâmbio do mundo.

Quando se dá o passo para o intercâmbio eletrónico de documentos apercebemo-nos de informação adicional que não está no intercâmbio atual em papel, que é necessária para que o destinatário possa, de uma forma automática, preparar o seu ambiente para a mercadoria que chegará, para a fatura que há que pagar, etc.

A automatização da comunicação entre uma empresa, que é fornecedora de mercadoria e o seu operador logístico, que armazena e entrega a mercadoria, permite facilitar a relação entre ambos, o que se transforma numa relação mais próxima que a torna mais eficiente e rentável.

O PRICAT é um documento EDI que na sua utilização tem três características importantes: é informativo, é único e necessita estar atualizado continuamente. Por um lado, informa sobre a lista detalhada de produtos que uma empresa oferece para venda. Algo essencial para a correta criação das encomendas. Por outro lado, é um documento que parte do fornecedor para os seus clientes e, portanto, é um documento que se envia com a mesma informação (na maioria dos casos) a todos os clientes. Portanto, o mesmo documento serve para todos os seus parceiros comerciais. Finalmente, é um documento que contém informação viva e que é necessário que esteja atualizado na sua última versão para a sua correta gestão. Fazer uma encomenda de um produto obsoleto, que mudou a sua embalagem, etc., gera importantes ineficiências e problemas na gestão e resolução posterior.