Um dos objetivos mais importantes de qualquer CEO ou CFO consiste em garantir que os processos da empresa se realizam do modo mais eficiente possível e sem desperdício de recursos. Desta maneira, para determinado processo, enquanto o rendimento marginal é ainda crescente, só se podem obter melhores resultados dedicando-lhe mais custos. Deve-se isto ao facto de que cada processo, desde o mais simples ao mais complexo, encerra uma relação entre o resultado e o custo de obtê-lo: a função de custo. Quando uma empresa é mais produtiva que a sua concorrência, quer dizer essencialmente que desfruta de uma função de custo mais vantajosa.
Habitualmente, no circuito de contas a cobrar, os nossos processos acumulam inércias adquiridas por anos de atividade. Destaca-se o seguimento da cobrança de forma reativa, levado a cabo por determinado pessoal, com anos de experiência, mas que realiza tarefas monótonas com meios tradicionais. Nesta situação, só se pode melhorar o Período Médio de Cobrança (PMC) aumentando o número de gestores no ciclo e, por conseguinte, incrementando os custos.
Existe precisamente uma alternativa para melhorar a função de custos: é a transformação digital, que permite modificar as funções subjacentes aos processos, permitindo alcançar melhores funções de custo. A utilização da Inteligência Artificial (IA) e dos Sistemas de Automatização (RPA) nos processos de contas a cobrar permitem transformar a função de custos e, com isso, dedicar menos recursos ̶ menos custos ̶ para melhorar as necessidades operativas de fundos. De facto, um sistema RPA é capaz de realizar as tarefas rotineiras de um gestor de cobrança (desde a distribuição das faturas pelo seu canal até aos comprovativos de estado e gestão dos litígios). Por sua vez, a inclusão da IA permite que o sistema vá aprendendo e melhorando o seu desempenho paulatinamente.
De uma maneira geral, os anglo-saxões atribuem 500 clientes a cada gestor, como rácio ideal. Com isso, pode fazer-se uma completa gestão proativa do ciclo da emissão à cobrança das faturas e otimizar o período médio de cobrança. Quanto mais longe se estiver desse rácio, menos se cobrará.
Deste modo, uma empresa com 3000 clientes necessita de 6 gestores para realizar uma gestão óptima. Habitualmente dedica-se menos de metade a esta tarefa, o que se faz ressentir no PMC. Uma transformação digital dos nossos processos permite que, com pouco mais de um trabalhador, ajudado pela tecnologia adequada, seja possível fazer-se essa tarefa, pelo que se podem empregar esses recursos em atividades mais produtivas e portadoras de valor.
Em resumo, na tecnologia do intercâmbio eletrónico e da automatização de processos, encontra-se a chave para se conseguir reduzir o período médio de cobrança mais eficientemente do que a concorrência. O que realmente importa é antecipar-se a ela.
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