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La diversidad de proveedores y clientes, el tamaño de su organización, la capacidad tecnológica o la deslocalización y número de puntos de facturación y contabilización existentes, hacen de la gestión de las facturas una realidad complicada para las empresas que, cada vez más, se ven obligadas o empujadas a cumplir con mayores exigencias y convivir con diferentes variedades.
El fin último y principal de cualquier factura es ser cobrada. La factura es un documento que acredita la prestación de un producto o servicio, su valor, que reconoce la deuda del cliente y señala el plazo de pago. En la medida en que las empresas cobren antes, su ritmo de actividad y crecimiento será más rápido. Si hay “cash”, todo fluye, si hay morosidad la empresa entra en crisis y puede morir.
Cuántas veces los gestores de las empresas han renunciado a la posibilidad de acceder a ayudas, subvenciones, financiación alternativa… porque los procesos de solicitud son complejos y tediosos y de dudoso éxito. La realidad es que quien vence estas barreras de entrada a veces lo consigue.
La factura es el documento que compromete al pago y, sobre todo, al cobro. A menudo, el principal mérito de algunos departamentos financieros de las empresas ha sido el retraso de los pagos, las facturas en el cajón. Se facturaba a 90 días pero se pagaba a 120 o más.
La gestión de la financiación en una empresa es uno de los asuntos más importantes para el departamento de tesorería. Como herramienta fundamental para la expansión, las compañías buscan posibilidades de financiación pero recelan de los intereses bancarios de la financiación tradicional, los créditos.
Hace más de una década que el Servicio de Administración Tributaria (SAT) creó el primer sistema de comprobantes fiscales digitales de México, convirtiéndolo en el segundo modelo de factura electrónica en implantarse en Latinoamérica.
La factura electrónica se ha coronado frente a la factura el papel como la herramienta por excelencia en la mayoría de los países del mundo. Sus beneficios son muchos: reducción de los costes, mejora financiera, optimización de los procesos y la gestión, reducción del tiempo y los errores...
Como si del Yin y el Yang se tratara, la factura electrónica y la factura en papel llevan conviviendo en Colombia desde hace más de dos décadas. Aunque, en 1989, con el Decreto 624 ya se nombró la e-factura en Colombia, no fue hasta 1995 cuando, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) con la Ley 223, la equiparó como documento de venta a la factura tradicional en papel y, un año después, con el Decreto 1165 de 1996 nace el concepto de la factura por computador.
Las “reglas de negocio” aplicadas en la recepción de documentos electrónicos sustituyen la lógica humana de gestión, como clasificar facturas según experiencia o responsable, por normas automatizadas que hacen que los sistemas identifiquen dónde deben ir esos documentos. Esto se traduce en una mejora en la eficiencia, reduce errores manuales y aporta mayor trazabilidad.
Al igual que en otros países de la región latinoamericana, Perú, dentro de su plan de acción para facilitar el comercio exterior, decidió en 2009 introducir la factura electrónica en el país.
