Factura electrónica internacional: la adaptación es esencial

La factura electrónica se ha coronado frente a la factura el papel como la herramienta por excelencia en la mayoría de los países del mundo. Sus beneficios son muchos: reducción de los costes, mejora financiera, optimización de los procesos y la gestión, reducción del tiempo y los errores...

No sólo es una gran oportunidad empresarial, sino que los gobiernos ven este instrumento como un mecanismo para combatir la evasión fiscal y mejorar la gestión tributaria. Por esta razón, los gobiernos internacionales están impulsando su uso a través de diferentes normativas.

En Latinoamérica la factura electrónica como comprobante electrónico, es un instrumento que se ha impulsado para optimizar los mecanismos públicos y mejorar la contabilidad pública; a través de la masificación de la obligatoriedad de su uso para prácticamente todos los negocios, independientemente de la industria o el tamaño.

En Europa la Comisión Europea ha actuado como agente dinamizador de la e-factura haciendo que dentro de la Agenda Digital Europea se posicione como un elemento tractor y facilitador de las relaciones internas en el mercado común y de la competitividad de las empresas de la zona. Y, además, existe un proyecto para normalizar el modelo de facturación electrónica a las Administraciones Públicas de la Unión Europea (B2G).

Por otro lado, Norteamérica se encuentra todavía en una fase muy inicial de implantación ya que aún no existen requisitos obligatorios por parte de los gobiernos para adoptar la factura electrónica. Asimismo, en la mayoría de los países de Asia y Oceanía y, en algunos de África, es un tema que comienza a tomar importancia puesto que las empresas de estas regiones están impulsando la digitalización de documentos en sus transacciones comerciales y procesos aduaneros B2B y B2C.

La realidad es que, la facturación electrónica difiere significativamente de unos países a otros y esto hace que las empresas que operan de forma internacional se encuentren ante una situación problemática.

¿Cómo adaptar la multinacional a cada una de las casuísticas internacionales de la factura electrónica?

Tomar la mejor decisión para su compañía pasa por tener en cuenta todos aquellos aspectos a los que hay que hacer frente para adaptarse internacionalmente:

• Obligatoriedad. No todos los países tienen el mismo grado de implantación. En algunos países su uso obligatorio incluye prácticamente la totalidad del mercado nacional, en otros están en proceso de implantación o llevan poco tiempo impulsándola y sólo son algunos sectores o empresas las que la usan, y, por último, están aquellos países cuyo impulso a la e-factura es mínimo o inexistente.
  
  De igual forma, la obligatoriedad no siempre es impulsada de la misma forma. Mientras que en Latinoamérica se está optando por la obligatoriedad en todas las transacciones comerciales, en Europa se apuesta por la obligatoriedad en la facturación a las Administraciones Públicas.
• Sistemas de facturación. El proceso de facturación electrónica en cada país es diferente. Aunque, por ejemplo, en la región de Latinoamérica es necesario enviar cada factura electrónica emitida a la entidad tributaria, no siempre la relación entre el emisor y la Administración es igual. En algunos países es necesario pasar por un proceso de homologación del sistema antes de conseguir la autorización como emisor electrónico. En otros casos, es necesaria la validación tributaria de cada una de las facturas emitidas antes de poder enviárselas al cliente. Por otra parte, no en todos los países la Entidad tributaria confirma la recepción de la factura e incluso en algunos en los que el envío se debe realizar a través de un proveedor autorizado por la propia Administración.
  Por otra parte, aunque en la mayoría de los países de Europa no es obligatorio enviar la factura a la Autoridad tributaria, sí que existen modelos similares. En este sentido, por ejemplo, en España se está impulsando el Suministro Inmediato de Información como método de información en tiempo real de datos relacionados con la facturación y contabilización de las facturas. Otro caso similar es el de Portugal, en donde el sistema también establece la obligación de comunicar a la Administración ciertos elementos correspondientes a las facturas emitas.

• Especificaciones técnicas. ¿Qué campos debo incluir en la factura? ¿En qué formato tecnológico la debo emitir? ¿XML, Facturae, Edifact, PDF firmado, UBL, etc.? ¿Debo firmarla electrónicamente? ¿Es preciso algún tipo de certificado digital/sello certificado expedido por un tercero para emitirla? ¿Debe ir acompañada de un código de barras? ¿Qué tipo de código? ¿Debo emitirla electrónicamente, recibirla en formato digital, ambas? Estos y otros muchos aspectos tecnológicos varían en cada uno de los países y son imprescindibles para que su facturación sea satisfactoria.

• Comprobantes electrónicos. No en todos los países son obligatorios los mismos comprobantes electrónicos. Aunque por ejemplo en Perú es obligatoria la emisión de las facturas, boletas de venta, notas de crédito y débito, guías de remisión, comprobantes de retenciones, comprobantes de percepciones, recibo por honorarios, libros electrónicos y registros de ventas y compras, en otros países existen otros documentos. En el caso de Brasil, existe la obligación de emitir el Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFe) durante el transporte de mercancías. Otros ejemplos son todos los CFDI y sus complementos mexicanos que incluyen, entre otros, el pago en especie, el consumo de combustibles, la nómina, las ventas al detalle, el comercio exterior… En Ecuador se debe generar el Anexo Transaccional Simplificado como un reporte detallado de las transacciones correspondientes a las compras, las ventas, las exportaciones, las retenciones de IVA y de Impuesto de la Renta; y en Colombia, en su nuevo modelo de facturación electrónica la confirmación de recepción por parte del cliente será obligatoria.

• Otros aspectos. Entre ellos, se puede destacar que la factura electrónica es un mecanismo que de por sí abre las puertas hacia nuevos canales de financiación mucho más ágiles. En este sentido, los gobiernos han ido impulsando normativas que facilitan a las empresas financiarse externamente. En Perú existe la factura electrónica negociable, en Ecuador la factura electrónica comercial negociable y, en otros países como en Colombia el Gobierno está desarrollando su sistema de negociación de facturas electrónicas.

¿Cómo dar solución a este problema?

Si su empresa es una multinacional con filiales en varios países la mejor solución es implantar sistema unificado de facturación electrónica que le proporcione un proyecto internacional adaptado a cada uno de los países y mercados, le permita coordinar el intercambio de los informes y reportes de cada filial de forma ágil, sencilla y en tiempo real; mejorando la gestión su empresa y haciéndola mucho más competitiva, y facilitando el acceso a nuevos canales de financiación.

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