SERES Blog

Vivimos en la era de la transformación digital auspiciada por la pandemia ocasionada por la COVID-19, donde la digitalización de las empresas empezó a tomar forma. 

Existen numerosos estudios donde las empresas nos indican el motivo por el que siguen utilizando el papel en su intercambio de documentos. En concreto con la factura, SERES hizo uno que viene a reflejar esos motivos, muchos cotidianos, que frenan el cambio de algo que es inevitable.

La realidad es así. Cada vez más gente está dejando a un lado el papel tradicional en la facturación y se está uniendo al cambio de la factura electrónica, algo de lo que las administraciones públicas no están exentas. ¿Por qué lo hacen? Las ventajas son muchas, pero nosotros vamos a hablar de las principales y las que más pueden interesarle para su negocio.

La ley del mínimo esfuerzo también puede aplicarse al mundo financiero. Y la factura electrónica es el mejor ejemplo: menos gestiones manuales, menos llamadas, y más liquidez gracias a un proceso automatizado y seguro.

En 2020 la facturación electrónica en las AAPP será una realidad predominante de acuerdo con los objetivos de la Comisión Europea. El pasado 28 de junio, por fin, el Comité Europeo de Normalización publicó la Norma Europea sobre facturación electrónica y la Especificación Técnica que identifica la lista de sintaxis que todos los poderes que podrán recibir y procesar los adjudicadores y entidades contratantes europeos.

Ya han pasado tres años desde que preguntamos a 1.000 empresas, una sencilla cuestión, ¿Por qué una empresa decide seguir imprimiendo sus facturas si externalizarlo es más económico?, que choca directamente con otra realidad que son los diversos estudios sobre los ahorros en la optimización del proceso de facturación en cada compañía, donde la factura electrónica tiene especial mención.

Hemos dejado pasar unos cuantos años para ver si hemos cambiado mucho, y si todas las arengas y consignas sobre las bondades de la eliminiación de tareas improductvas en la facturación y la eliminación del papel han surtido efecto. Hoy hemos publicado los datos de 2017,  ¿quieres conocerlos?

Hace unos días de nuestra participación en el Foro Factura Electrónica - MINHAFP y vemos que después del parón por la falta de Gobierno la factura electrónica en España se vuelve a retomar con más fuerza. Aquí algunas novedades de los avances:

Una vez realizada una venta nos toca facturar, lo que requiere crear la factura y manipularla para su envío postal. El día a día hace que no le dediquemos tiempo a "romper con la costumbre" de facturar en papel. Este es el segundo motivo para "no decir adiós" a la factura en papel según un estudio publicado por SERES*.

La primera parte recae totalmente en la empresa, saber los conceptos, los importes, los impuestos que la afectan y demás información. Y, es ahí, cuando se activa la nostalgia y, como ya hemos hecho el esfuerzo intelectual de la creación, sólo queda "relajarnos" realizando una tarea manual y sencilla: imprimo la factura, cojo el sobre, doblo las hojas, cierro el sobre, pongo sello y a la saca para que alguien la lleve al buzón u oficina de correo para su remisión...

Vivimos en un mundo donde la relación entre empresas, personas, administración, etc es cada vez más rápida y, por lo tanto, cada vez más digital. El EDI, la factura electrónica, el Suministro Inmediato de Información (SII) de la AEAT o IVA online,... son ejemplos de una realidad que vivimos no sólo en España sino en todo el mundo.

Pero detrás de este cambio hay una realidad más lenta. La realidad de las empresas que tienen interiorizado en su ADN procesos en papel. Uno de ellos es la facturación. Nos cuesta quitar el papel y todas las tareas tradicionales que hay detrás como es la impresión, ensobrado, franqueo...

En el caso de entrega de mercancía, es común anexar al paquete la factura impresa. Se aprovecha el envío para ahorrarse el sello postal. Este es el tercer motivo para "no decir adiós" a la factura en papelsegún un estudio publicado por SERES*.

No me resulta fácil escribir sobre excusas para no utilizar la factura electrónica. Sobre todo cuando somos unos de los grandes defensores de su uso. Y el envío de la factura con la mercancía, si nos centramos en la relación entre empresas y quitamos del medio los casos de envío de mercancía a particulares, es uno de esos casos dificil de justificar.

Nuevos proyectos, los plazos ineludibles con la Administración, etc. La vorágine del día a día hace que no le dediquemos tiempo a "romper con la tradición" de facturar en papel. Este es la principal motivo para "no decir adiós" a la factura en papel según un estudio publicado por SERES*.