Vivimos en un mundo donde la relación entre empresas, personas, administración, etc es cada vez más rápida y, por lo tanto, cada vez más digital. El EDI, la factura electrónica, el Suministro Inmediato de Información (SII) de la AEAT o IVA online,... son ejemplos de una realidad que vivimos no sólo en España sino en todo el mundo.
Pero detrás de este cambio hay una realidad más lenta. La realidad de las empresas que tienen interiorizado en su ADN procesos en papel. Uno de ellos es la facturación. Nos cuesta quitar el papel y todas las tareas tradicionales que hay detrás como es la impresión, ensobrado, franqueo...
Desde que la factura electrónica tiene uso de razón en España, año 1996, han sido muchos los mensajes lanzados para convencer a las empresas: ahorros económicos, medioambientales, mejoras en procesos... ¡todos y cada uno no ha tenido el efecto como para dejar de lado totalmente al papel! Sólo ha sido a través de la obligatoriedad cuando las empresas han decidido, algunas a regañadientes, desprenderse de su amiga, la factura en papel.
Los proyectos de billing para empresas de telco, energía, aguas, etc. han sido los primeros y más reseñables ejemplos de externalización de la manipulación de la factura, sobre todo debido a la gran cantidad de facturas que se emiten a todos y cada uno de sus consumidores (particulares, empresas y entidades públicas). Si bien es cierto que este cambio, a falta de una factura electrónica más generalizada, fue focalizado en reducir costes a través de algún proveedor tercero con gran capacidad de impresión.
Resultado del estudio de SERES
Pero quitando estos casos, y después de muchos años, nos seguimos preguntando ¿por qué una empresa decide seguir imprimiendo sus facturas si externalizarlo es más económico? Para ello, SERES realizó un sencillo estudio* para conocer los motivos, y estas fueron las respuestas:
- Sobrecarga de otros proyectos, un 50% de las respuestas
Nuevos proyectos, los plazos ineludibles con la Administración, etc. La vorágine del día a día hace que no le dediquemos tiempo a "romper con la tradición" de facturar en papel.
- Nostalgia/Costumbre, un 26%
Una vez realizada una venta nos toca facturar, lo que requiere crear la factura y manipularla para su envío postal. La primera parte recae totalmente en la empresa, saber los conceptos, los importes, los impuestos que la afectan y demás información. Y, es ahí, cuando se activa la nostalgia o costumbre y, como ya hemos hecho el esfuerzo intelectual de la creación, sólo queda "relajarnos" realizando una tarea manual y sencilla: imprimio, cojo el sobre, doblo hoja, cierro sobre, pongo sello y a la saca para que alguien la lleve al buzón u oficina de correo para su remisión.
- Aprovecho otro envío, un 13% de las respuestas
En el caso de entrega de mercancía, es común que anexo al paquete se envíe la factura. Aprovechamos el envío para ahorrar el franqueo.
- Desconfianza/Otros motivos con un 11%
Con la factura electrónica no tengo la sensación actual de que estoy enviando mis facturas realmente. Además que un tercero ajeno a la relación con mi cliente pueda conocer información muy sensible de la empresa (precios, productos, etc.) es un peligro.
* Estudio realizado online en 2014. Basado en la respuesta de 1.000 empresas con volúmenes de más de 600 facturas al mes.
