La recepción de facturas electrónicas es un proceso clave que permite a las empresas recibir, validar, gestionar y conservar facturas electrónicas de manera eficiente y conforme a la normativa fiscal de cada país.
Hasta hace muy poco tiempo, la facturación manual era un proceso tedioso que consumía tiempo, esfuerzo y recursos, obligando a empresarios y trabajadores a descuidar otras tareas importantes del día a día.
Con la llegada de la automatización y las soluciones digitales, todo este panorama ha cambiado completamente. Hoy en día, los beneficios ya son visibles: ahorro, rapidez y una mayor productividad en los departamentos financieros.
Un dato clave lo demuestra: recibir una factura en papel cuesta de media más de 7 €, mientras que la factura electrónica reduce ese gasto a solo 2,27 €. Esto significa que las empresas que han dado el paso hacia la digitalización logran ahorros significativos a medio y largo plazo, además de mayor agilidad y control en los procesos.
¿Qué es el proceso de recepción de facturas electrónicas?
Se trata de un proceso mediante el cual una empresa o entidad recibe facturas en formato electrónico estructurado como puede ser XML, UBL, Factur-X, ZUGFeRD o PEPPOL BIS. Estas facturas electrónicas deben cumplir con requisitos legales y técnicos para ser consideradas válidas y deducibles fiscalmente.
Dentro de los principales aspectos, se encuentran:
- Recepción del documento a través de diferentes medios como puede ser por e-mail, plataformas gubernamentales, redes de interoperabilidad o integraciones directas con sistemas ERP.
- Validación y verificación para que la factura cumpla con el formato, la firma digital válida, las normativas fiscales, la integridad y autenticidad del documento y, además, se identifique al emisor y receptor.
- Se extraen los datos para registrarlos en el ERP para, así, almacenarse en servidores seguros o en la nube según los plazos exigidos por la legislación de cada país.
La plataforma de SERES asegura la integridad, autenticidad y trazabilidad de cada transacción, ofreciendo a las empresas una solución flexible y escalable que cumple con todas las normativas, y que se adapta a los retos de digitalización del presente y del futuro.
¿Qué beneficios aporta un proyecto de recepción de facturas electrónicas?
- Disminuye los errores manuales.
- Permite mayor eficiencia en la gestión financiera de tu empresa.
- Cumplimiento fiscal para evitar futuras sanciones.
- Mejor control y trazabilidad en los pagos.
- Automatización de todos los procesos financieros.
¿Cuáles son las principales inconvenientes para adoptar la factura electrónica?
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Desconocimiento. Muchas empresas, como pueden ser las pymes, no son conscientes sobre la factura electrónica ni sobre las ventajas que conlleva su uso. Más allá de la reducción de costes, te ayudará a conseguir una mayor eficiencia en la gestión administrativa y un mejor control financiero.
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Resistencia al cambio. La digitalización de los procesos administrativos implica una transformación total de la gestión interna de tu empresas. La implementación de un proyecto de factura electrónica supone adaptar todos los sistemas internos, una mayor capacitación del personal y, en algunos casos concretos, una mayor inversión en nuevas herramientas tecnológicas. Todos estos cambios pueden generar reticencia al percibirlo como un proceso complejo o innecesario.
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Nuestra misión es acompañar a cada organización en su camino hacia la eficiencia, la reducción de costes y el cumplimiento normativo.
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