La recepción de facturas electrónicas es un proceso clave que permite a las empresas recibir, validar, gestionar y conservar facturas electrónicas de manera eficiente y conforme a la normativa fiscal de cada país.
Hasta hace muy poco tiempo, el proceso de facturación era siempre una tarea tediosa y manual que requería de gran esfuerzo y dedicación, en tiempo y recursos, obligando en muchas ocasiones al empresario o trabajador a desatender algunas de las tareas del día a día para completar este tipo de gestión.
Esto ocurría así porque, a diferencia de otros procesos laborales, las alternativas de automatización en lo que a facturación se refiere eran escasas. Sin embargo, en los últimos años los avances han sido considerables y los primeros resultados de ahorro y mejora de la productividad comienzan a hacerse notar.
Se estima que el coste medio por la recepción de una factura en formato papel se sitúa por encima de los 7€, mientras que recibir una factura electrónica cuesta tan solo 2,27€. Esto hace que las empresas que han decidido dar el paso y digitalizar su proceso de facturación, reduzcan costes de forma drástica en el medio y largo plazo.
¿Qué es el proceso de recepción de facturas electrónicas?
Se trata de un proceso mediante el cual una empresa o entidad recibe facturas en formato electrónico estructurado como puede ser XML, UBL, Factur-X, ZUGFeRD o PEPPOL BIS. Estas facturas electrónicas deben cumplir con requisitos legales y técnicos para ser consideradas válidas y deducibles fiscalmente.
Dentro de los principales aspectos, se encuentran:
- Recepción del documento a través de diferentes medios como puede ser por e-mail, plataformas gubernamentales, redes de interoperabilidad o integraciones directas con sistemas ERP.
- Validación y verificación para que la factura cumpla con el formato, la firma digital válida, las normativas fiscales, la integridad y autenticidad del documento y, además, se identifique al emisor y receptor.
- Se extraen los datos para registrarlos en el ERP para, así, almacenarse en servidores seguros o en la nube según los plazos exigidos por la legislación de cada país.
¿Qué beneficios aporta un proyecto de recepción de facturas electrónicas?
- Disminuye los errores manuales.
- Permite mayor eficiencia en la gestión financiera de tu empresa.
- Cumplimiento fiscal para evitar futuras sanciones.
- Mejor control y trazabilidad en los pagos.
- Automatización de todos los procesos financieros.
¿Cuáles son las principales inconvenientes para adoptar la factura electrónica?
- Desconocimiento. Muchas empresas, como pueden ser las pymes, no son conscientes sobre la factura electrónica ni sobre las ventajas que conlleva su uso. Más allá de la reducción de costes, te ayudará a conseguir una mayor eficiencia en la gestión administrativa y un mejor control financiero.
- Resistencia al cambio. La digitalización de los procesos administrativos implica una transformación total de la gestión interna de tu empresas. La implementación de un proyecto de factura electrónica supone adaptar todos los sistemas internos, una mayor capacitación del personal y, en algunos casos concretos, una mayor inversión en nuevas herramientas tecnológicas. Todos estos cambios pueden generar reticencia al percibirlo como un proceso complejo o innecesario.
Contar con acompañamiento personalizado contribuye a una transformación digital exitosa
La solución de factura electrónica de SERES facilita la introducción a la factura electrónica y permitirá que tu negocio avance hasta conseguir sus objetivos, independientemente del tamaño de la empresa o de su sector de actividad.
Además, esta solución se adapta a todos los requerimientos técnicos y legales, tanto a nivel nacional como internacional.
