Implantar la factura electrónica no consiste únicamente en contratar una plataforma y empezar a enviar documentos en otro formato.
Un proyecto de factura electrónica afecta a sistemas, procesos, equipos internos y relaciones con clientes y proveedores. Requiere identificar cómo se generan y reciben actualmente las facturas, qué aplicaciones intervienen, qué formatos se utilizan, qué interlocutores deben conectarse y cómo se gestionará todo el ciclo de la factura.
En España, además, el proyecto adquiere una nueva dimensión con la implantación de la factura electrónica B2B obligatoria. La publicación de la Orden HAC/1028/2026 y su entrada en vigor el 6 de octubre de 2026 han iniciado el periodo de adaptación para empresas y profesionales.
Por ello, el momento de preparación ya no consiste únicamente en seguir la evolución normativa: consiste en convertir los requisitos del nuevo sistema en un proyecto operativo.
¿Qué implica implantar la factura electrónica en una empresa?
La implantación supone transformar la forma en la que una organización genera, intercambia, recibe, valida y gestiona sus facturas.
Dependiendo de la compañía, el proyecto puede involucrar finanzas, cuentas a cobrar, cuentas a pagar, compras, clientes o proveedores.
Por eso, uno de los errores más frecuentes es tratar la factura electrónica únicamente como un proyecto de IT o como una obligación del departamento financiero.
La tecnología es una parte esencial, pero el proyecto afecta a todo el proceso de facturación y a la relación de la empresa con terceros.
1. Analizar cómo funciona hoy la facturación
El primer paso es conocer el punto de partida:
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¿Cuántas facturas se emiten y reciben?
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¿Qué sistemas y ERP intervienen?
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¿Qué porcentaje del proceso sigue siendo manual?
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¿Qué formatos y plataformas se utilizan?
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¿Cómo se gestionan errores, rechazos y estados?
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¿Qué clientes y proveedores requieren conexiones específicas?
El diagnóstico debe identificar no solo los sistemas, sino también las principales ineficiencias: introducción manual de datos, falta de trazabilidad, errores, duplicidades o tiempos elevados de gestión.
2. Definir el alcance del proyecto y los requisitos
El proyecto debe determinar qué procesos incluirá: emisión, recepción o ambos; qué sociedades, sistemas y mercados estarán afectados; y qué clientes y proveedores deberán incorporarse.
En España, el nuevo sistema B2B incorpora elementos como:
- Facturas electrónicas estructuradas.
- Interoperabilidad entre plataformas.
- Solución pública de facturación electrónica.
- Comunicación de determinados estados y pagos.
- Requisitos de autenticidad e integridad.
La obligación comenzará el 6 de octubre de 2027 para empresas y profesionales con más de 8 millones de euros de volumen de operaciones y el 6 de octubre de 2028 para el resto de obligados.
3. Diseñar la arquitectura e integrar los sistemas
Una vez definido el alcance, hay que determinar cómo circulará la factura entre los diferentes sistemas.
La arquitectura puede involucrar ERP, plataforma de factura electrónica, cliente/proveedor, otras plataformas y solución pública.
Debe resolver la generación y transformación de formatos, validaciones, intercambio de facturas, integración de estados, gestión de errores y conexión con los sistemas internos.
El sistema español admite formatos como UBL, CII, EDIFACT y Facturae, por lo que la interoperabilidad será especialmente relevante. Consulta los formatos de factura electrónica admitidos en España.
No siempre es necesario cambiar de ERP. En muchos casos, la clave está en disponer de una capa que conecte los sistemas existentes y automatice el intercambio.
4. Preparar a clientes y proveedores
Una empresa puede estar técnicamente preparada y, sin embargo, encontrar dificultades si sus clientes o proveedores no saben cómo adaptarse.
Por eso, el proyecto debe incorporar una estrategia de Gestión de la Comunidad que contemple:
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Segmentación de clientes y proveedores.
- Comunicaciones.
- Formación y guías.
- Soporte.
- Seguimiento de la activación.
- Gestión de excepciones.
Cada colectivo puede necesitar un nivel de acompañamiento diferente según su grado de digitalización.
Definir validaciones, estados y excepciones
La automatización no debe limitarse al envío de la factura. También deben definirse las reglas de negocio necesarias para procesarla correctamente, como números de pedido, contratos, centros de coste, referencias o datos de pago.
Además, será necesario integrar la gestión de los estados de la factura y determinar qué ocurre ante rechazos, errores o discrepancias.
Una factura enviada no equivale necesariamente a una factura aceptada, y una factura aceptada tampoco significa que haya sido pagada.
Probar antes de desplegar
Antes de la puesta en producción conviene probar el proceso completo:
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Emisión y recepción.
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Diferentes formatos.
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Integración con ERP.
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Errores y rechazos.
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Correcciones.
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Gestión de estados.
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Comunicación con plataformas externas.
El objetivo no es simplemente comprobar que el documento llega, sino validar el proceso end to end. En organizaciones complejas, puede ser recomendable realizar un piloto y ampliar progresivamente el proyecto por sociedades, sistemas o grupos de clientes y proveedores.
Medir y mejorar
La implantación no termina con la puesta en producción. Conviene monitorizar indicadores como:
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Porcentaje de facturas electrónicas.
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Nivel de automatización.
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Rechazos y sus causas.
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Tiempo de resolución de incidencias.
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Facturas procesadas manualmente.
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Clientes y proveedores conectados.
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Tiempo de ciclo.
Estos datos permiten detectar excepciones y continuar automatizando el proceso.
Errores frecuentes al implantar factura electrónica
Entre los principales errores se encuentran:
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Tratarla únicamente como un proyecto de IT.
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Elegir una herramienta antes de analizar las necesidades.
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No identificar todos los sistemas implicados.
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Dejar la incorporación de clientes y proveedores para el final.
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Mantener procesos manuales alrededor de una solución digital.
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No diseñar la gestión de errores y excepciones.
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No realizar pruebas completas antes del despliegue.
Del cumplimiento a la automatización
La obligación normativa puede ser el punto de partida, pero el proyecto también permite revisar procesos de Cuentas a Cobrar, Cuentas a Pagar, Compras y Tesorería.
El objetivo no debería limitarse a sustituir un documento por otro, sino a conseguir un flujo de información más integrado, trazable y automatizado entre empresa, clientes, proveedores y sistemas internos.
SERES y la implantación de factura electrónica: una inversión a futuro
Implementar un proyecto de factura electrónica es una inversión en la eficiencia operativa, el cumplimiento normativo y la competitividad a largo plazo de una empresa.
Si bien puede ser una empresa larga y compleja que requiere la colaboración de múltiples partes interesadas y el cumplimiento de plazos legales, los beneficios a largo plazo son significativos.
Al abordar los desafíos con una planificación cuidadosa, una colaboración efectiva y la selección de proveedores confiables, las empresas pueden aprovechar al máximo las oportunidades que ofrece la factura electrónica y posicionarse para el éxito en la economía digital actual.
