El nuevo sistema de factura electrónica B2B en España admite cuatro sintaxis estructuradas para el intercambio de facturas entre empresarios y profesionales: CII, UBL, EDIFACT y Facturae.
El Real Decreto 238/2026 establece además que estas facturas deben ajustarse al modelo semántico europeo EN 16931, con el objetivo de garantizar que la información pueda interpretarse e intercambiarse entre diferentes sistemas y plataformas.
La elección del formato dependerá de la plataforma utilizada, los sistemas de emisor y receptor y el canal de intercambio. No obstante, el nuevo modelo incorpora un principio fundamental: las plataformas privadas deben ser capaces de interoperar y transformar las facturas entre todos los formatos admitidos.
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¿Qué es un formato de factura electrónica?
Un formato de factura electrónica define la estructura en la que se organizan y transmiten los datos que contiene una factura.
A diferencia de documentos visuales como un PDF o una imagen, un formato estructurado permite que sistemas como un ERP, una plataforma de facturación o una aplicación contable puedan identificar y procesar automáticamente cada campo de información. Esta estructura facilita la automatización y la interoperabilidad entre los sistemas de las empresas.
¿Qué formatos de factura electrónica admite el sistema de facturación en España?
El artículo 7 del Real Decreto 238/2026 establece cuatro sintaxis admitidas para la factura electrónica B2B:
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CII. Cross Industry Invoice es una sintaxis desarrollada en el entorno de UN/CEFACT para representar de forma estructurada la información de una factura. Está basada en XML y busca facilitar el intercambio de documentos comerciales entre empresas de diferentes sectores y sistemas. En el nuevo sistema español, CII es una de las cuatro sintaxis expresamente admitidas para las facturas electrónicas B2B. En la página actual sustituiría la denominación genérica “CEFACT” por “CII”, que es la utilizada expresamente por el Real Decreto.
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UBL. Universal Business Language es un estándar abierto basado en XML desarrollado para estructurar documentos comerciales electrónicos como pedidos, albaranes o facturas. Es una de las sintaxis más extendidas internacionalmente y tiene especial importancia en el nuevo sistema español. La factura electrónica B2B puede utilizar UBL tanto en plataformas privadas como en la solución pública. Además, la solución pública de facturación electrónica gestionada por la AEAT utiliza específicamente UBL conforme a EN 16931 y a las especificaciones definidas por la Orden HAC/1028/2026. Por tanto, UBL tiene un papel central en el modelo español, aunque no es el único formato permitido en el conjunto del sistema B2B.
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EDIFACT. Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport es un estándar internacional utilizado desde hace décadas para el intercambio electrónico de documentos comerciales. Permite intercambiar información estructurada como pedidos, facturas o catálogos. Su amplio uso en determinados sectores explica que el Real Decreto 238/2026 lo mantenga expresamente entre las sintaxis admitidas en el nuevo sistema español de factura electrónica. Esto permite que empresas con ecosistemas EDI ya consolidados puedan evolucionar hacia el nuevo modelo sin tener necesariamente que sustituir todos sus flujos por UBL.
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Facturae. Facturae es un formato XML ampliamente utilizado en España y especialmente consolidado en la facturación electrónica con las Administraciones Públicas. El nuevo Real Decreto lo incorpora también entre las sintaxis admitidas para el sistema de factura electrónica B2B, debido precisamente a su elevado grado de implantación en España. Por tanto, Facturae no queda limitado exclusivamente al ámbito B2G: también puede utilizarse dentro del nuevo sistema B2B en los términos establecidos por la normativa. Conviene, no obstante, diferenciar ambos contextos. La facturación electrónica con las Administraciones Públicas tiene su propio marco regulatorio y operativo y no debe confundirse con el nuevo sistema obligatorio entre empresarios y profesionales.
Todas ellas deben utilizarse dentro de las condiciones establecidas por el sistema español y ajustarse al modelo semántico de datos definido por la norma europea EN 16931.
¿PEPPOL BIS es también un formato admitido?
Peppol BIS no constituye una quinta sintaxis independiente dentro del listado del Real Decreto. Sin embargo, en el ámbito de las plataformas privadas se consideran válidos los mensajes Peppol BIS cuando utilizan sintaxis UBL y cumplen la norma europea EN 16931. Por tanto, Peppol puede formar parte de la arquitectura de intercambio de una empresa, especialmente en escenarios internacionales, pero debe entenderse en relación con UBL y EN 16931.
¿Qué formato utiliza la solución pública de factura electrónica?
La solución pública de facturación electrónica gestionada por la AEAT utiliza UBL. La Orden HAC/1028/2026 establece que las facturas electrónicas emitidas o interconectadas mediante esta solución deberán ajustarse al modelo semántico EN 16931 bajo sintaxis UBL. La Orden concreta además la estructura y los campos que deben utilizar las facturas enviadas a la solución pública.
¿Qué ocurre si una empresa utiliza EDIFACT y su cliente utiliza UBL?
Uno de los principios fundamentales del nuevo sistema es la interoperabilidad. Los operadores de plataformas privadas deben tener capacidad para transformar los mensajes entre los diferentes formatos admitidos, preservando la autenticidad del origen y la integridad del contenido.
Esto significa que, por ejemplo, una empresa puede generar sus facturas en EDIFACT y su destinatario trabajar con UBL, siempre que las plataformas que intervienen en el intercambio realicen correctamente la transformación.
El objetivo es evitar que cada empresa tenga que adoptar necesariamente el mismo formato que todos sus clientes y proveedores.
¿Qué ocurre con las facturas gestionadas mediante plataformas privadas?
Cuando una factura electrónica se intercambia utilizando una plataforma privada y no se utiliza la solución pública para la emisión o interconexión, debe remitirse simultáneamente a la solución pública una copia electrónica fiel en sintaxis UBL.
Por ejemplo, la factura original podría haber sido intercambiada entre empresas en EDIFACT, Facturae, CII o UBL.
Pero la copia fiel remitida al repositorio público deberá utilizar UBL, con la información que tenga correspondencia semántica con la factura original. La copia fiel no sustituye a la factura original intercambiada entre las partes.
¿Una factura en PDF es una factura electrónica válida para el sistema B2B?
Para cumplir con el nuevo sistema obligatorio de factura electrónica B2B, la factura debe sustentarse en un mensaje informático estructurado conforme a uno de los formatos admitidos.
Por tanto, un PDF por sí solo no constituye el formato estructurado exigido para cumplir la obligación B2B.Esto no significa que el PDF desaparezca completamente.
El Real Decreto establece un régimen transitorio específico para las empresas y profesionales con volumen de operaciones superior a 8 millones de euros.
Durante los doce primeros meses desde que les resulte aplicable la obligación, deberán acompañar las facturas electrónicas con un documento PDF que garantice su legibilidad, salvo que el destinatario acepte voluntaria y expresamente recibir únicamente la factura en su formato electrónico original.
Ese PDF:
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Se envía al destinatario.
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Tiene una función de apoyo durante el periodo transitorio.
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No sustituye a la factura electrónica estructurada.
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No debe remitirse a la solución pública de facturación electrónica.
¿Qué relación existe entre los formatos y la norma europea EN 16931?
La norma europea EN 16931 define un modelo semántico común para los principales elementos de una factura electrónica. Su objetivo es que diferentes formatos y sistemas puedan representar de forma coherente la misma información esencial.
El modelo español exige que las facturas electrónicas se ajusten a esta referencia semántica, aunque puedan expresarse mediante diferentes sintaxis.
Por eso es importante distinguir dos conceptos:
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Modelo semántico: EN 16931.
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Sintaxis o formato: CII, UBL, EDIFACT o Facturae.
La semántica define qué significa cada dato y la sintaxis determina cómo se estructura técnicamente ese dato para su intercambio.
Datos y bloques de una factura electrónica
El contenido, aparte de venir recogido en el reglamento de facturación, deberá ser acordado contractualmente con el proveedor y se debe informar a una fecha anterior a la operación.
Una factura electrónica en formato estructurado debe estar compuesta por 6 bloques de información: Cabecera; Emisor; Receptor; Factura; Extensiones; y Firma electrónica.
Algunos de los elementos comunes en una factura electrónica son:
- Datos del emisor.
- Datos del receptor.
- Información sobre la identificación fiscal.
- Razón social.
- Importe de la facturación.
- Número de factura.
Tipos de factura electrónica
En el sistema de facturación electrónica en España se distinguen 2 tipos de facturas electrónicas:
- Factura con formato estructurado. Aquellas que se guardan en formato electrónico y que se pueden generar de manera automática. El receptor debe recibirlas y tramitarlas de igual manera.
- Factura con formato no estructurado. Son aquellas que se archivan de manera digital, como las escaneadas o guardadas como imágenes o en formato PDF. El procesamiento de este tipo de facturas se realiza de manera manual, metiéndose a mano en los sistemas informáticos y siendo mucho más costoso y complejo, ya que no suele estar automatizado.
El proceso de intercambio de información en diferentes formatos estructurados puede volverse bastante complejo, por ello, la mejor opción es equiparse con los servicios tecnológicos necesarios y conocer las claves y pasos previos antes de poner en marcha un proyecto de facturación electrónica.
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