La Ley Crea y Crece tiene como finalidad la digitalización, el fomento de la creación y crecimiento del tejido empresarial y la lucha contra la morosidad empresarial. Por ello, se establecen una serie de actuaciones que garantizan el foco para cumplir estos objetivos.
Aunque ha sido un proceso largo, España ha sabido reaccionar de manera positiva al impulso de la digitalización derivado de la pandemia.
Hasta la llegada de la Ley Crea y Crece, las sintaxis más utilizadas en el intercambio de facturas electrónicas en España eran Facturae y EDIFACT, a las que se sumaron los formatos UBL y CEFACT como requisito para adaptarse al contexto europeo.
¿Qué nos dice la Ley Crea y Crece sobre los formatos de factura electrónica?
Desde el punto de vista del emisor, todas las plataformas de intercambio deben tener la capacidad de transformar el mensaje de factura entre todos los formatos admitidos, garantizando su autenticidad y contenido. Asimismo, los emisores deben acompañar las facturas electrónicas de un PDF durante todo el período de transición (hasta 2026 aproximadamente).
Dentro de los requisitos legales que encontramos en un proceso de recepción de facturas, todas las empresas están obligadas a recibir sus facturas en formato electrónico y deben hacer público su punto único de entrada para que sus proveedores sepan cómo emitir sus facturas (artículo 5.5). La integración con tu sistema contable actual o ERP es un factor que va a facilitar y optimizar el proceso de tramitación y pago de facturas a tus proveedores.
Cuando se apruebe definitivamente la Ley, habrá más de un formato para emitir y recibir facturas electrónicas en España. Según el artículo 6.1, los formatos estructurados válidos y aceptados legalmente para el intercambio de facturas electrónicas en España son:
- CEFACT. Este formato está basado en el lenguaje XML y es aplicable a toda la industria según se especifica en los esquemas del lenguaje XML 16B (SCRDM – CII).
- UBL. Se trata de estándar internacional, ampliamente reconocido y compatible con la normativa europea. En España también es un formato válido, ya que utiliza una estructura XML para representar la información de la factura y permite una fácil integración con los ERPs.
- EDIFACT. Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport. Este formato es el estándar global de intercambio electrónico de datos. Ampliamente aceptado en el ámbito empresarial, se utiliza para diversos tipos de documentos comerciales, entre los que se incluye la factura electrónica.
- FACTURAe. Es el formato estándar para facturar a la Administración pública y sigue la estructura fijada por el Ministerio de Industria. Está basado en el lenguaje XML e incluye firma electrónica para garantizar la autenticidad e integridad.
Por otro lado, desde el momento de la entrada en vigor de la factura electrónica B2B en España, el PDF ya no será un formato válido.
Datos y bloques de una factura electrónica
El contenido, aparte de venir recogido en el reglamento de facturación, deberá ser acordado contractualmente con el proveedor y se debe informar a una fecha anterior a la operación.
Una factura electrónica en formato estructurado debe estar compuesta por 6 bloques de información: Cabecera; Emisor; Receptor; Factura; Extensiones; y Firma electrónica.
Algunos de los elementos comunes en una factura electrónica son:
- Datos del emisor.
- Datos del receptor.
- Información sobre la identificación fiscal.
- Razón social.
- Importe de la facturación.
- Número de factura.
Tipos de factura electrónica
En el sistema de facturación electrónica en España se distinguen 2 tipos de facturas electrónicas:
- Factura con formato estructurado. Aquellas que se guardan en formato electrónico y que se pueden generar de manera automática. El receptor debe recibirlas y tramitarlas de igual manera.
- Factura con formato no estructurado. Son aquellas que se archivan de manera digital, como las escaneadas o guardadas como imágenes o en formato PDF. El procesamiento de este tipo de facturas se realiza de manera manual, metiéndose a mano en los sistemas informáticos y siendo mucho más costoso y complejo, ya que no suele estar automatizado.
El proceso de intercambio de información en diferentes formatos estructurados puede volverse bastante complejo, por ello, la mejor opción es equiparse con los servicios tecnológicos necesarios y conocer las claves y pasos previos antes de poner en marcha un proyecto de facturación electrónica.
Conoce el impacto positivo de la factura electrónica
La inmediatez, la validez legal, trazabilidad y la facilidad de conservación son algunos de los beneficios que aportará la factura electrónica en tu negocio. Por otro lado, también ayudará a reducir el consumo de papel, a mejorar la liquidez de las empresas y a acceder a nuevas fuentes de financiación.
Un proyecto de facturación electrónica es una inversión crucial para mejorar la eficiencia operativa, cumplir con la normativa y garantizar la competitividad a largo plazo que ofrece beneficios significativos.
La adopción de la e-factura requiere de un apoyo de experiencia, conocimiento y flexibilidad para sacar el máximo partido a este proceso de transformación.
