El Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital y el Ministerio de Hacienda y Función Pública, han publicado el borrador del Real Decreto que desarrolla la Ley Crea y Crece y el uso de la factura electrónica B2B.
La factura electrónica será obligatoria para todas las empresas y autónomos, independientemente de su tamaño y sector, ya que se trata de una medida contemplada en el Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia, que tiene como objetivo digitalizar el tejido empresarial del país y reducir la morosidad comercial.
De acuerdo con lo previsto en el Proyecto de Real Decreto, el modelo español de factura electrónica seguirá el modelo CTC (Continuous Transaction Controls), que le permitirá a la Agencia Tributaria obtener información en tiempo real de la actividad comercial de las compañías.
El pasado mes de enero de 2024, se envió el borrador del proyecto del desarrollo reglamentario a la Comisión Europea para su evaluación. Esto supone un paso importante para asegurar la coherencia y eficacia del marco regulatorio propuesto, ya que se han matizado algunos detalles:
- La solución pública de intercambio de facturas electrónicas proporcionará un servicio electrónico de comunicación de pagos que, además, podrá delegarse en la plataforma privada con la que trabaja el receptor de la factura.
- Habrá distinción de facturas originales y de las copias (se marcarán como tales) y se podrán descargar.
- Se establece la obligación de que las empresas deben aceptar que las facturas electrónicas se remitan a través de la interconexión entre plataformas. De hecho, las plataformas privadas tienen que ofrecer un sistema de consulta abierto al público para dar a conocer qué empresarios les han elegido como punto de entrada.
- Se especifica cómo actuar cuando una empresa esté autorizada por el Departamento de Gestión Tributaria de la AEAT para emitir documentos de cargos y abonos rectificativos de la factura inicial del proveedor y anotarlos en el libro registro de facturas recibidas.
- Por otro lado, quedan exentos del Reglamento las actividades del mercado eléctrico y del mercado de gas regulado, ya que cuentan con un sistema propio de facturación.
- Se detalla el funcionamiento del sistema de factura electrónica en el País Vasco y Navarra y el acceso a la información de las facturas por parte de las administraciones públicas.
¿Qué formatos y plataformas serán obligatorios para el intercambio de facturas electrónicas en España?
En el ámbito B2B, el sistema de facturación estará formado por plataformas de intercambio de facturas electrónicas privadas y por una solución pública, gestionada por la AEAT, que servirá además de repositorio. Los operadores de las plataformas de facturación electrónica privada tendrán la obligación de interconectarse con cualquier otro proveedor privado que forme parte del sistema español de factura electrónica, cumpliendo con los requisitos de seguridad establecidos.
Los formatos permitidos para facturar electrónicamente serán los siguientes:
- Mensaje CEFACT/ONU de factura aplicable a toda la industria tal como se especifica en los esquemas XML 16B (SCRDM — CII).
- Mensajes UBL de factura y nota de crédito tal como se definen en la norma ISO/IEC 19845:2015.
- Mensaje EDIFACT de factura de acuerdo con la norma ISO 9735.
- Mensaje Facturae.
De igual forma, se establece que el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital podrá añadir otras sintaxis adicionales.
Todas las plataformas privadas deberán enviar una copia simplificada de las facturas que tramiten a la plataforma pública en formato Facturae.
¿Cuándo será obligatorio facturar electrónicamente en España?
Con el objetivo de facilitar al máximo la implementación de la factura electrónica, se establecen las siguientes fechas:
- Empresas con una facturación anual superior a 8 millones de euros: tendrán un plazo de 12 meses desde la publicación del Real Decreto.
- Resto de empresas: contarán con un plazo de 24 meses desde la publicación del Real Decreto.
Durante los primero 12 meses, las empresas que estén obligadas a facturar electrónicamente deberán enviar las facturas electrónicas junto con un documento en formato PDF que asegure su legibilidad para las empresas y profesionales para los que aún no haya entrado en vigor la obligación de recibir.
¿Cuáles son los estados de la factura electrónica?
Los destinatarios de facturas electrónicas deberán informar al obligado a expedir la factura de los siguientes estados de la factura: aceptación o rechazo comercial de la factura y su fecha o pago efectivo completo de la factura y su fecha.
Adicionalmente, tal y como recoge el Proyecto de Real Decreto, se podrá informar voluntariamente de los siguientes estados:
- 1. Aceptación o rechazo comercial parcial de la factura y su fecha.
- 2. Pago parcial de la factura, importe pagado y su fecha.
- 3. Cesión de la factura a un tercero para su cobro o pago, con identificación del cesionario y su fecha de cesión.
La información sobre los estados de la factura deberá remitirse en un plazo máximo de 4 días naturales, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales, desde la fecha del estado que se informa en cada caso.
La obligación de informar sobre los estados de la factura se aplicará a las empresas cuya facturación anual sea inferior a 6 millones de euros, a los 36 meses desde la publicación del Real Decreto; y a los profesionales cuya facturación anual sea inferior a 6 millones de euros, a los 48 meses desde la publicación del Real Decreto.
Requisitos para intercambiar facturas electrónicas en España
Las plataformas de intercambio de facturas electrónicas privadas que formen parte del sistema español de factura electrónica deberán cumplir los siguientes requisitos:
- 1. Estar en posesión de la certificación ISO/IEC 27001 para su sistema de gestión de la seguridad de la información.
- 2. Utilizar protocolos seguros para la transmisión de la información que cumplan con las especificaciones AS2 o AS4.
- 3. Tener capacidad para operar con firma electrónica avanzada.
- 4. Tener capacidad de intercambiar facturas electrónicas en todos los formatos establecidos.
- 5. Tener un plan de continuidad de negocio adecuado al volumen y criticidad del intercambio de facturas que operan.
- 6. Asegurar la disponibilidad del servicio al 99% y contar con recursos de soporte disponibles en todo momento.
- 7. Asegurar las normas de gobernanza del dato y confidencialidad de los mismos.
- 8. Tener capacidad y garantizar la interconexión e interoperabilidad gratuitas con otras plataformas.
