Elegir un proveedor de factura electrónica adecuado es una decisión estratégica para cualquier empresa que necesite cumplir con la normativa fiscal y automatizar sus procesos contables y de cobro.
En este artículo explicamos qué es un proveedor de factura electrónica, qué tipos existen y cuáles son los criterios principales para seleccionar aquel que mejor se adapta a las necesidades de su organización y para cumplir con los criterios de la Ley Crea y Crece.
¿Qué es un proveedor de factura electrónica?
Un proveedor de factura electrónica es una entidad o plataforma que permite a las empresas generar, enviar y recibir facturas en formato electrónico, garantizando su autenticidad, integridad y validez legal. La factura electrónica sustituye a la factura en papel y tiene el mismo valor jurídico.
Por qué los proveedores importan en facturación digital
Los proveedores de factura electrónica facilitan el cumplimiento de normativas y estándares internacionales y nacionales, reducen errores manuales e integran los procesos con los sistemas internos de contabilidad y ERP, lo que acelera el ciclo Order to Cash y mejora la trazabilidad de las operaciones.
Tipos de proveedores de factura electrónica
Existen proveedores públicos (como soluciones habilitadas por agencias tributarias o plataformas públicas) y proveedores privados, que ofrecen servicios avanzados adicionales como integración con ERPs, almacenamiento seguro o soporte extendido. La elección depende de la complejidad de sus procesos internos y los requisitos de cumplimiento de cada país.
Criterios para elegir un proveedor de factura electrónica
Compatibilidad normativa y estándares
Asegúrese de que el proveedor cumpla con la normativa fiscal del país de emisión y recepción, y que maneje los formatos electrónicos requeridos (por ejemplo, Facturae, UBL, EDIFACT en algunos países).
Integración con sistemas ERP o contables
La capacidad de integrar el servicio de facturación electrónica con sistemas internos (como ERP o plataformas contables) es clave para automatizar procesos y reducir entradas de datos manuales.
Seguridad y trazabilidad
Un proveedor debe ofrecer mecanismos robustos de seguridad, cifrado y trazabilidad, permitiendo auditar cada factura enviada y recibida en cualquier momento.
Soporte y disponibilidad
El soporte técnico, la disponibilidad de atención y la robustez de los sistemas under-the-hood pueden marcar la diferencia entre un funcionamiento eficiente y retrasos operativos.
Solución básica y avanzada: dos vías hacia la facturación electrónica
Con la aprobación de la Ley Crea y Crece y tras la publicación definitiva del Real Decreto, aprobado en marzo de 2026, se avista una solución más posibilista y práctica, articulada en dos niveles:
- Básico. Las obligaciones pueden cumplirse a través de la solución pública en la que la AEAT juega un papel importante.
- Avanzado. Las comunicaciones se llevan a cabo a través de las plataformas de intercambio de factura electrónica de carácter privado, las cuales deben garantizar la interoperabilidad de formatos y para las que se establecen algunos requisitos de calidad.
Apostar por cualquiera de estas soluciones aportará servicios de valor añadido que van más allá del estricto cumplimiento de las obligaciones legales.
¿Cuáles son los beneficios de contar con plataformas de intercambio de carácter privado?
- La plataforma de facturación electrónica va a proporcionar servicios de valor añadido al intercambio de facturas en un formato estándar.
- Va a permitir la interoperabilidad de formatos de factura electrónica, así como la integración con diferentes ERPs del mercado.
- Permitirá la interoperabilidad con la AEAT, emitiendo automáticamente y de forma simultánea las facturas al mismo tiempo que se envían al cliente.
- Permite la personalización de los estados de la factura electrónica desde su emisión hasta su pago. Por lo tanto, a los estados obligatorios de los cuales se debe mantener informada a la AEAT (aceptado/rechazado y pago total de pago de la factura y fecha), se presentan alternativas como: pago parcial, importe pagado y fecha o la cesión de la factura a un tercero para su cobro o pago, con la identificación del cesionario y su fecha de cesión.
- Mayor agilidad para el intercambio de información sobre la factura.
- Más capacidad para garantizar un contacto de soporte operativo 24/7.
Ventajas de la factura electrónica para empresas
La llegada de la factura electrónica se traduce en que muchos procesos empresariales experimentarán beneficios como:
- Acorta los ciclos de tramitación incluido el cobro.
- Reduce errores humanos.
- Contribuye a la modernización de la economía y al desarrollo de la sociedad de la información.
- Reduce drásticamente el espacio necesario para su almacenamiento, y los costes asociados al mismo.
- Mejora el servicio de atención al cliente.
- Facilita la lucha contra el fraude.
SERES: proveedor líder en factura electrónica para empresas
La mejor opción para implementar la factura electrónica en una compañía y, de este modo, evitar sanciones económicas, es contratar un proveedor de servicios homologado. SERES cuenta con más de 30 años de experiencia y ha colaborado con varios entes públicos internacionales para la puesta en marcha de proyectos de factura electrónica e Intercambio Electrónico de Documentos.
Nuestra misión es asesorar de forma personalizada a nuestros clientes para que la transformación digital de su empresa se realice de manera exitosa. Además, nuestra solución de factura electrónica es global, por lo tanto, se adapta perfectamente a la casuística concreta de cada cliente.
