Factura Electrónica: definición y aspectos clave que debes conocer

La factura electrónica se está convirtiendo en la temática principal de la dirección financiera en las empresas, sin importar el tamaño y sector. La nueva Ley Crea y Crece obliga ahora a las empresas privadas y a profesionales autónomos a facturar electrónicamente a sus clientes y proveedores en todas sus transacciones comerciales.

En este artículo veremos: 

• ¿Qué es una factura electrónica?
• ¿Qué requisitos debe cumplir la factura electrónica?
• ¿Qué tipos de factura electrónica existen?
• ¿Qué formatos de factura electrónica son los permitidos?
• ¿Cuál es el contenido mínimo que debe tener una factura electrónica?
• ¿Cómo es el funcionamiento de la factura electrónica?
• ¿Cuáles son los beneficios de la factura electrónica?
• ¿Cuándo es obligatorio utilizar la factura electrónica?
• ¿Cuáles son los requisitos para cumplir con la factura electrónica obligatoria en España?

¿Qué es una factura electrónica?

La factura electrónica es, al igual que la factura tradicional, un justificante de entrega de bienes y/o prestación de servicios con la particularidad de que se expide y recibe en formato electrónico.

A efectos legales tiene la misma validez que una factura en papel, con la única diferencia de que para que una factura sea electrónica debe ser enviada y recibida por medios telemáticos, asegurando en todo momento la trazabilidad y autenticidad de los datos que contiene.

La factura electrónica en formato estructurado contiene datos, permitiendo la automatización de los procesos de emisión y recepción de facturas y su integración con las herramientas informáticas contables y de gestión del negocio.

La masificación de la factura electrónica obligatoria es un movimiento internacional, impulsado principalmente a través de leyes o normativas gubernamentales. En otros casos, este impuso viene del propio mercado que busca una forma de ser más competitivo.

La factura en PDF ya no será válida

Con la entrada en vigor de la ley Crea y Crece, el PDF o las facturas escaneadas dejarán de considerarse factura electrónica. El PDF solo será un formato válido los primeros meses (de transición) con el fin de garantizar la legibilidad de todas las facturas. Principalmente, los motivos que hacen que el PDF no sea un formato válido de facturación electrónica son:

• Formato no estructurado, impide su procesamiento de manera automatizada.
• Implica en su procesamiento intervención manual o semiautomática (reconocimiento OCR).

¿Qué requisitos debe cumplir la factura electrónica?

Todas las facturas electrónicas deben garantizar la legibilidad de la factura, la autenticidad del origen de la factura (es decir, garantizar la identidad del obligado a su expedición y del emisor de la factura, que pueden ser la misma persona) y la integridad del contenido de la factura (es decir, garantizar que su contenido no ha sido modificado).

• La legibilidad de la factura electrónica la facilita el programa informático que la crea o recibe.
• La autenticidad y la integridad de las facturas electrónicas se pueden garantizar de diversas formas: mediante firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido, mediante intercambio electrónico de datos EDI,  mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional, etc.
  

¿Qué tipos de factura electrónica existen?

Conviene distinguir dos tipos fundamentales de factura electrónica: la factura electrónica con formato estructurado y la factura electrónica con formato no estructurado.

Ambas son documentos electrónicos susceptibles de ser transmitidos mediante redes de comunicaciones electrónicas. La diferencia estriba en que el formato estructurado facilita su tratamiento automatizado mientras que el no estructurado no lo facilita.

Las facturas electrónicas en formato estructurado contienen datos y pueden ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor y ser tramitadas de forma igualmente automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor. Algunos ejemplos de formatos estructurados son los que utilizan el lenguaje XML (como UBL o Facturae), EDIFACT, etc.

Las facturas electrónicas en formato no estructurado consisten esencialmente en una imagen, lo que implica que su procesamiento para poder ser introducidas en los sistemas informáticos del receptor requiere una intervención manual o un proceso costoso que no suele estar completamente automatizado, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Entre estas tenemos las facturas en papel escaneadas y los ficheros PDF.

¿Qué formatos de factura electrónica son los permitidos?

Tras la publicación del borrador del Desarrollo Reglamentario de la Ley Crea y Crece, y tal como viene reflejado en el artículo 6 sobre la interoperabilidad de formatos de factura electrónica, se entiende por factura electrónica aquellas de carácter estructurado, ajustado al modelo semántico de datos EN16931 del Comité Europeo de Normalización y bajo una de las siguientes sintaxis:

• XML del CEFACT/ONU de factura aplicable a toda la industria.
• UBL de factura y nota de crédito.
• EDIFACT de factura de acuerdo con la norma ISO 9735.
• Facturae (facturación entre empresarios y profesionales vigente en cada momento).

¿Cuál es el contenido mínimo que debe tener una factura electrónica?

Los contenidos mínimos de la factura electrónica en España seguirán rigiéndose por el actual RD 1619/2012:

• Número de factura y, en su caso, serie.
• Fecha de expedición.
• Datos emisor: NIF, Razón Social, Domicilio.
• NIF Receptor.
• Descripción bien/servicio.
• Importe total.
• Impuesto aplicado.

El contenido de la factura electrónica deberá ser el mismo que el de una factura convencional, y en el caso de requisitos adicionales a los obligatorios, deberá ser pactado entre interlocutores.

¿Cómo es el funcionamiento de la factura electrónica?

El sistema de facturación electrónica español está compuesto por la Solución Pública (dirigida a pequeños empresarios y autónomos) y por las soluciones privadas de facturación (dirigidas a grandes empresas y PYMES) que deberán cumplir con ciertos requisitos para operar como plataforma de intercambio de facturas electrónicas.

En resumen , el esquema de factura electrónica se basa en tres pilares:

• Interoperabilidad: el formato y mensaje de la factura electrónica cuenta con una firma electrónica avanzada, lo que la distingue del PDF. Un PDF no podrá ser una factura electrónica debido, en parte, a
  este requisito y a su difícil automatización.
• Interconexión: gratuita entre distintas plataformas. Requisitos mínimos para esas plataformas para asegurar la seguridad de la información de las transmisiones, capacidad técnica de validar los ficheros de factura electrónica, disponer de la firma electrónica avanzada para autenticar el origen y la posibilidad de permitir el acceso a la información con los plazos de pago a las administraciones públicas. 
• Estados de la factura: Los destinatarios deberán informar al emisor de los estados de la factura electrónica en un plazo de 4 DÍAS con las siguientes respuestas: Aceptación o rechazo comercial y la fecha de la misma y/o pago completo de la factura y la fecha. De este modo todas las facturas tendrán un expediente histórico. La interconexión entre plataformas también supondrá el intercambio de los estados de la factura que sean obligatorios. 

¿Cuáles son los beneficios de la factura electrónica?

Entre los múltiples beneficios de utilizar la factura electrónica, destacamos:

• Digitalización y optimización de procesos y de las relaciones con tus socios de negocio.
• Mejora de la gestión de las cuentas a cobrar te permite reducir el periodo medio de cobro y
  aumentar la liquidez de tu empresa.
• Reduce drásticamente los tiempos y costes de gestión.
• Te permite acceder a nuevas vías de financiación y de una manera inmediata.
• Accede a la mayor comunidad de negocios, te permite hacer negocio de una manera más ágil con empresas privadas y públicas.
• Mayor rentabilidad con ROI en meses.
• Evita los errores derivados de la gestión humana.

¿Cuándo es obligatorio utilizar la factura electrónica?

La factura electrónica será obligatoria, según lo dispuesto en la Ley Crea y Crece teniendo en cuenta los siguientes plazos:

• Para empresas y autónomos cuya facturación anual sea superior a ocho millones de euros. Dispondrán de un plazo de un año, desde la aprobación del desarrollo reglamentario, para implementar la factura electrónica. Es decir se espera que para 2025 sea obligatorio utilizar factura electrónica.
• Para empresas y autónomos cuya facturación anual sea menor a ocho millones de euros. Dispondrán de un plazo de dos años, desde la aprobación del desarrollo reglamentario, para implementar la factura electrónica. Por lo tanto, la obligatoriedad de usar factura electrónica se haría efectiva durante 2026.

¿Cuáles son los requisitos para cumplir con la factura electrónica obligatoria en España?

Para implantar un sistema o software de facturación electrónica obligatoria en tu empresa es necesario conocer primero los requisitos técnicos que esta herramienta debe ofrecer según la Ley.

• Infórmate de los softwares disponibles en el mercado. Ten en consideración las empresas proveedoras de factura electrónica, con experiencia en el mercado y con softwares o programas certificados y homologados por la AEAT, como el que disponemos en SERES, e-factura.
• Ten en cuenta que no todas las empresas distribuidoras de software de factura electrónica integran con el ERP del que dispones, ya sea propio o de marca. SERES integra de forma ágil y sencilla con todos los ERP del mercado. Sincroniza en tiempo real el intercambio de facturas, estados y documentos, entre otros.
• Con la nueva Ley, aparecerán muchas empresas ‘fraude’ que ofrezcan softwares no homologados por Hacienda o con carencias tecnológicas y legales. Ten cuidado, aparecerán como setas y te tratarán de vender su programa. La solución e-factura de SERES cumple escrupulosamente con los requisitos técnicos y de información que establece la Ley y que ha de incluir la factura electrónica, basados en la interoperabilidad, interconexión gratuita entre distintas plataformas y trazabilidad (estados de la factura).
• Asegúrate que el software automatiza tareas que en otro tiempo hacías de forma manual. La tecnología tiene que ahorrar tiempo a empleados y material físico (papel y material de archivo y custodia). El valor legal de una factura electrónica ha de ser el mismo que el original en papel y tiene que ofrecer un firmado por certificado electrónico.
• El software de factura electrónica que contrates debe disponer de un repositorio digital en donde almacenar las facturas. La Ley Crea y Crece obliga a guardar las facturas hasta 4 años después de su emisión y enviarlas a los clientes que lo exijan (independientemente de si mantienen o no una relación contractual).
  

Consulta aquí los requisitos para la factura electrónica obligatoria que vienen desarrolladas en la Ley Crea y Crece para elegir correctamente el software con el que trabajar.

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