La factura electrónica es una factura que se expide y recibe en formato electrónico y que, al igual que una factura tradicional, documenta la entrega de bienes o la prestación de servicios.
Su principal valor está en que permite digitalizar y automatizar procesos que tradicionalmente se gestionaban de forma manual, facilitando la integración de la información con sistemas contables, ERP y plataformas de gestión.
En España, además, la factura electrónica estructurada adquirirá un papel central en las relaciones B2B con la implantación progresiva del nuevo sistema obligatorio entre empresarios y profesionales.
¿Qué es una factura electrónica?
Una factura electrónica tiene la misma finalidad y validez jurídica que una factura en papel, pero se genera, transmite y recibe por medios electrónicos.
Para que sea válida debe garantizar:
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La legibilidad de su contenido.
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La autenticidad de su origen.
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La integridad de la información.
Estos requisitos pueden garantizarse mediante distintos mecanismos, como firma electrónica avanzada, intercambio electrónico de datos o controles de gestión que permitan establecer una pista de auditoría fiable.
¿Es un PDF una factura electrónica?
Un PDF puede utilizarse como documento electrónico en determinados contextos, pero no es un formato estructurado.
Con la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece, el PDF o las facturas escaneadas dejarán de considerarse factura electrónica.
En el nuevo sistema obligatorio de factura electrónica B2B en España, las operaciones incluidas deberán utilizar formatos estructurados que permitan el procesamiento automático de la información. Por tanto, un PDF por sí solo no será suficiente para cumplir con esta obligación. La normativa contempla, no obstante, un régimen transitorio específico para determinadas empresas durante el despliegue inicial del sistema.
¿Qué tipos de factura electrónica existen en España?
Factura electrónica estructurada
Contiene la información en un formato que puede ser procesado automáticamente por sistemas informáticos.Esto permite integrar los datos directamente con ERP, sistemas contables o plataformas de facturación y automatizar tareas como validación, contabilización o conciliación. Entre los formatos estructurados más habituales se encuentran UBL, Facturae, CII o EDIFACT.
Factura electrónica no estructurada
Contiene la información en un formato digital que no permite su tratamiento automático de forma directa. Los ejemplos más habituales son los archivos PDF o las facturas en papel escaneadas. Su procesamiento suele requerir intervención manual o tecnologías adicionales como reconocimiento óptico de caracteres.
¿Qué requisitos debe cumplir la factura electrónica?
Con carácter general, una factura electrónica debe cumplir los mismos requisitos de contenido que una factura convencional y garantizar:
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Legibilidad.
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Autenticidad del origen.
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Integridad del contenido.
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Conservación y acceso conforme a la normativa aplicable.
Además, en el sistema obligatorio B2B español, la factura deberá utilizar un formato estructurado conforme al modelo semántico EN 16931.
¿Qué formatos de factura electrónica son los permitidos?
Tras la publicación del Desarrollo Reglamentario de la Ley Crea y Crece , y tal como viene reflejado en el artículo 6 sobre la interoperabilidad de formatos de factura electrónica, el sistema español de factura electrónica B2B admite las siguientes sintaxis estructuradas:
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XML del CEFACT/ONU de factura aplicable a toda la industria.
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UBL de factura y nota de crédito. Actualmente, será el formato utilizado para facturación en la solución pública y para la copia fiel que debe enviarse a dicha solución.
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EDIFACT de factura de acuerdo con la norma ISO 9735.
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Facturae (facturación entre empresarios y profesionales vigente en cada momento).
Todas ellas deben ajustarse al modelo semántico europeo EN 16931.
¿Cuál es el contenido mínimo que debe tener una factura electrónica?
Los contenidos mínimos de la factura electrónica en España seguirán rigiéndose por el actual RD 1619/2012:
- Número de factura y, en su caso, serie.
- Fecha de expedición.
- Datos emisor: NIF, Razón Social, Domicilio.
- NIF Receptor.
- Descripción bien/servicio.
- Importe total.
- Impuesto aplicado.
El contenido de la factura electrónica deberá ser el mismo que el de una factura convencional, y en el caso de requisitos adicionales a los obligatorios, deberá ser pactado entre interlocutores.
¿Cuáles son los beneficios de la factura electrónica?
Entre los múltiples beneficios de utilizar la factura electrónica, destacamos:
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Digitalización y optimización de procesos y de las relaciones con tus socios de negocio.
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Mejora de la gestión de las cuentas a cobrar te permite reducir el periodo medio de cobro y
aumentar la liquidez de tu empresa. -
Reduce drásticamente los tiempos y costes de gestión.
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Te permite acceder a nuevas vías de financiación y de una manera inmediata.
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Accede a la mayor comunidad de negocios, te permite hacer negocio de una manera más ágil con empresas privadas y públicas.
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Mayor rentabilidad con ROI en meses.
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Evita los errores derivados de la gestión humana.
¿Cuándo es obligatorio utilizar la factura electrónica?
La Orden HAC/1028/2026 entró en vigor el 6 de octubre de 2026, iniciando el cómputo de los plazos de implantación del sistema español de factura electrónica B2B.
La obligación se aplicará progresivamente en función del volumen de operaciones de empresas y profesionales.
Para consultar fechas, sujetos obligados y periodo transitorio, recomendamos revisar el calendario actualizado de factura electrónica obligatoria en España.
¿Cuáles son los requisitos para cumplir con la factura electrónica obligatoria en España?
Para implantar un software de facturación electrónica en tu empresa es necesario conocer primero los requisitos técnicos que esta herramienta debe ofrecer según la Ley.
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Infórmate de los softwares disponibles en el mercado. Ten en consideración las empresas proveedoras de factura electrónica, con experiencia en el mercado y con softwares o programas certificados y homologados por la AEAT.
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Ten en cuenta que no todas las empresas distribuidoras de software de factura electrónica integran con el ERP del que dispones, ya sea propio o de marca. SERES integra de forma ágil y sencilla con todos los ERP del mercado. Sincroniza en tiempo real el intercambio de facturas, estados y documentos, entre otros.
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Con la nueva Ley, aparecerán muchas empresas ‘fraude’ que ofrezcan softwares no homologados por Hacienda o con carencias tecnológicas y legales. Ten cuidado, aparecerán como setas y te tratarán de vender su programa. La solución e-factura de SERES cumple escrupulosamente con los requisitos técnicos y de información que establece la Ley y que ha de incluir la factura electrónica, basados en la interoperabilidad, interconexión gratuita entre distintas plataformas y trazabilidad (estados de la factura).
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Asegúrate que el software automatiza tareas que en otro tiempo hacías de forma manual. La tecnología tiene que ahorrar tiempo a empleados y material físico (papel y material de archivo y custodia). El valor legal de una factura electrónica ha de ser el mismo que el original en papel y tiene que ofrecer un firmado por certificado electrónico.
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El software de factura electrónica que contrates debe disponer de un repositorio digital en donde almacenar las facturas. La Ley Crea y Crece obliga a guardar las facturas hasta 4 años después de su emisión y enviarlas a los clientes que lo exijan (independientemente de si mantienen o no una relación contractual).
