La factura electrónica se está convirtiendo en la temática principal de la dirección financiera en las empresas, sin importar el tamaño y sector. La nueva Ley Crea y Crece obliga ahora a las empresas privadas y a profesionales autónomos a facturar electrónicamente a sus clientes y proveedores en todas sus transacciones comerciales. Esto significa que a partir de esta nueva obligatoriedad solo existirá un único formato común, electrónico y estructurado pero, ¿ qué necesitan las empresas hacer para empezar a operar adecuadamente con factura electrónica y según las indicaciones de la nueva legislación?
Si tienes un puesto de responsabilidad o de dirección en el área financiera de una empresa, debes tener en cuenta que esta obligación te influye directamente, ya no solo en tu toma de decisiones, también en la rutina profesional al que estás acostumbrado a trabajar. La factura electrónica llega como obligación, pero trae innumerables beneficios a las empresas que harán no solo optimizar las tareas administrativas y ganar en competitividad, también mejorar la imagen de las empresas de cara a sus compromisos y vínculos comerciales.
Requisitos para cumplir con la factura electrónica obligatoria en España
Para implantar un sistema o software de facturación electrónica obligatoria en tu empresa es necesario conocer primero los requisitos técnicos que esta herramienta debe ofrecer según la Ley.
- 1. Infórmate de los softwares disponibles en el mercado. Ten en consideración las empresas proveedoras de factura electrónica, con experiencia en el mercado y con softwares o programas certificados y homologados por la AEAT, como el que disponemos en SERES, e-factura.
- 2. Ten en cuenta que no todas las empresas distribuidoras de software de factura electrónica integran con el ERP del que dispones, ya sea propio o de marca. SERES integra de forma ágil y sencilla con todos los ERP del mercado. Sincroniza en tiempo real el intercambio de facturas, estados y documentos, entre otros.
- 3. Con la nueva Ley, aparecerán muchas empresas ‘fraude’ que ofrezcan softwares no homologados por Hacienda o con carencias tecnológicas y legales. Ten cuidado, aparecerán como setas y te tratarán de vender su programa. La solución e-factura de SERES cumple escrupulosamente con los requisitos técnicos y de información que establece la Ley y que ha de incluir la factura electrónica, basados en la interoperabilidad, interconexión gratuita entre distintas plataformas y trazabilidad (estados de la factura).
- 4. Asegúrate que el software automatiza tareas que en otro tiempo hacías de forma manual. La tecnología tiene que ahorrar tiempo a empleados y material físico (papel y material de archivo y custodia). El valor legal de una factura electrónica ha de ser el mismo que el original en papel y tiene que ofrecer un firmado por certificado electrónico.
- 5. El software de factura electrónica que contrates debe disponer de un repositorio digital en donde almacenar las facturas. La Ley Crea y Crece obliga a guardar las facturas hasta 4 años después de su emisión y enviarlas a los clientes que lo exijan (independientemente de si mantienen o no una relación contractual).
Consulta aquí los requisitos para la factura electrónica obligatoria que vienen desarrolladas en la Ley Crea y Crece para elegir correctamente el software con el que trabajar.
