Los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) incluidos en el ámbito del Real Decreto 1007/2023 deben cumplir una serie de requisitos destinados a garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.
El Reglamento de los Requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación (RRSIF), junto con la Orden HAC/1177/2024, establece cómo deben generarse, conservarse y, cuando corresponda, remitirse estos registros a la Agencia Tributaria.
Por tanto, el RRSIF no regula la factura electrónica B2B ni la recepción de facturas de proveedores: regula principalmente cómo deben comportarse los sistemas utilizados para expedir facturas y generar sus registros de facturación
¿Qué es un Sistema Informático de Facturación (SIF)?
Un Sistema Informático de Facturación es el conjunto de recursos de hardware y software utilizado para soportar los procesos de expedición de facturas y procesar la información de facturación.
Para estar adaptado al RRSIF, el sistema debe ser capaz de generar los correspondientes registros de facturación y garantizar que la información no pueda ser alterada, eliminada u ocultada sin dejar la trazabilidad exigida por la normativa.
Cada factura expedida mediante un SIF debe generar su correspondiente registro de facturación de alta.
Cuando resulte necesario dejar sin efecto un registro anterior, el sistema deberá generar un registro de anulación, en lugar de eliminar o sobrescribir la información original.
¿Cuáles son los principales requisitos de un SIF?
La normativa establece seis principios fundamentales que deben garantizar los Sistemas Informáticos de Facturación:
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Integridad. La información contenida en los registros debe mantenerse completa y protegida frente a modificaciones no autorizadas. El sistema debe permitir detectar cualquier alteración que pueda afectar a los datos registrados.
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Inalterabilidad. Un registro generado no puede modificarse directamente como si nunca hubiera existido. Cuando sea necesario corregir una operación, deberán utilizarse los mecanismos previstos por la normativa para preservar la información original y mantener la trazabilidad de los cambios.
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Trazabilidad. Los registros deben estar relacionados entre sí de manera que pueda seguirse su secuencia y detectarse cualquier posible omisión o alteración. Para ello, los sistemas utilizan mecanismos de encadenamiento mediante huellas o hashes, relacionando cada registro con el anterior.
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Conservación. Los registros de facturación deben conservarse durante los plazos legalmente establecidos y mantenerse protegidos frente a pérdidas o modificaciones.
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Accesibilidad. El sistema debe permitir localizar y acceder a los registros conservados de forma rápida y adecuada.
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Legibilidad. La información almacenada debe poder consultarse y comprenderse durante todo el periodo de conservación. Estos seis principios constituyen el núcleo del RRSIF y deben garantizarse independientemente de la modalidad de cumplimiento elegida.
¿Qué registros debe generar un SIF?
Los Sistemas Informáticos de Facturación deben generar principalmente dos tipos de registros.
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Registro de facturación de alta. Se genera al expedir una nueva factura e incorpora la información exigida por el Reglamento y sus especificaciones técnicas. El registro de facturación no es la factura ni contiene necesariamente toda la información del documento comercial. Se trata de una estructura de datos asociada a la factura utilizada para cumplir las obligaciones del RRSIF.
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Registro de anulación. Se genera cuando sea necesario dejar sin efecto un registro de facturación anterior. La información original no se elimina: se conserva y se relaciona con el registro de anulación correspondiente para mantener la trazabilidad de lo ocurrido.
¿Cómo se garantiza la trazabilidad de los registros?
El encadenamiento es uno de los principales mecanismos utilizados por el RRSIF para garantizar la trazabilidad.
Cada nuevo registro incorpora información relacionada con el registro anterior mediante una huella digital o hash.
Esto permite construir una secuencia y detectar alteraciones de registros, eliminaciones, omisiones y cambios en el orden de generación.
El sistema debe además permitir seguir esa cadena de registros de forma sencilla y comprobar su coherencia.
¿Todos los SIF tienen que poder comunicarse con la AEAT?
Un sistema adaptado al RRSIF debe disponer de capacidad de comunicación con la Agencia Tributaria para realizar las remisiones de registros previstas por la normativa.
Esto no significa que todos los contribuyentes tengan que enviar continuamente todos sus registros a la AEAT.
El RRSIF contempla dos modalidades de funcionamiento:
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Verifactu, con remisión automática y continuada de registros.
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No Verifactu, en la que los registros permanecen en el propio sistema bajo requisitos adicionales de seguridad.
¿Qué requisitos adicionales tiene un sistema no Verifactu?
Cuando los registros no se remiten de forma continuada a la AEAT, el sistema debe incorporar mecanismos adicionales que permitan garantizar su integridad y trazabilidad.
Entre ellos se encuentran:
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Firma electrónica de los registros. Los registros de facturación generados en modalidad no Verifactu deben incorporar la firma electrónica en los términos establecidos por la normativa. Los sistemas Verifactu no tienen esta misma obligación sobre los registros enviados, ya que su remisión inmediata a la AEAT aporta una garantía adicional frente a posteriores alteraciones.
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Registro de eventos. Los sistemas no Verifactu deben mantener un registro de determinados eventos relacionados con su funcionamiento. Este registro recoge automáticamente actuaciones, incidencias o circunstancias relevantes que permitan identificar posibles anomalías o alteraciones. El registro de eventos no es obligatorio en los sistemas Verifactu.
¿Todos los SIF deben poder funcionar como Verifactu?
Los Sistemas Informáticos de Facturación incluidos en el RRSIF deben disponer de capacidad para realizar las funciones necesarias para operar en modalidad Verifactu. Eso no significa que todos los usuarios estén obligados a utilizar esta modalidad.
El contribuyente puede optar por trabajar en modalidad Verifactu o no Verifactu de acuerdo con las condiciones establecidas por la normativa.
¿Qué requisitos debe cumplir el código QR?
Las facturas expedidas mediante los Sistemas Informáticos de Facturación incluidos en el RRSIF deben incorporar el código QR tributario establecido por la normativa.
Este código contiene determinada información que permite acceder a los servicios previstos por la Agencia Tributaria.
La existencia del QR no significa necesariamente que el sistema esté operando en modalidad Verifactu: también aparece en facturas generadas mediante sistemas no Verifactu.
Cuando el sistema trabaja en modalidad Verifactu, la factura incluye además las referencias previstas para identificarla como factura verificable.
¿Tiene que estar homologado un Sistema Informático de Facturación?
No existe una homologación previa general del software por parte de la Agencia Tributaria. El mecanismo establecido por el RRSIF es una declaración responsable del productor del sistema. El fabricante o desarrollador debe declarar que el producto y cada una de sus versiones cumplen:
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El artículo 29.2.j de la Ley General Tributaria.
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El Real Decreto 1007/2023.
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La Orden HAC/1177/2024.
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Las especificaciones técnicas aplicables.
La declaración responsable debe incorporarse de forma visible al producto e identificar, entre otros aspectos, la versión del sistema y al productor. Tampoco existe un registro previo obligatorio del software ante la AEAT.
¿Qué ocurre con los contribuyentes acogidos al SII?
Los contribuyentes que llevan sus libros registro mediante el Suministro Inmediato de Información (SII) están expresamente excluidos del desarrollo reglamentario establecido por el RRSIF para las operaciones correspondientes.
Por tanto, sus sistemas no quedan sometidos a los requisitos específicos del Real Decreto 1007/2023 en esos supuestos.
Esto no elimina, con carácter general, las obligaciones de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad establecidas en la Ley General Tributaria.
¿Cuándo deben estar adaptados los Sistemas Informáticos de Facturación?
La normativa actualmente vigente establece que:
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Los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades incluidos deberán disponer de sistemas adaptados antes del 1 de enero de 2027.
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El resto de obligados tributarios afectados deberán tenerlos operativos antes del 1 de julio de 2027.
No obstante, el Ministerio de Hacienda comunicó el 5 de octubre de 2026 una previsión de modificación del calendario de adaptación de los SIF.
Mientras esa previsión no se concrete mediante la correspondiente norma y se publique oficialmente, los plazos legales actualmente vigentes continúan siendo los de 2027.
Para seguir las últimas novedades sobre el calendario, consulta nuestro contenido actualizado sobre Verifactu.
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