La factura electrónica B2B no termina cuando se emite y recibe. El nuevo sistema español obliga también a comunicar determinados estados de la factura, con el objetivo de mejorar su trazabilidad y disponer de mayor información sobre los pagos entre empresas.
El Real Decreto 238/2026 establece que los destinatarios deberán informar al emisor, como mínimo, de la aceptación o rechazo comercial de la factura y de su pago efectivo completo. Esta información deberá comunicarse dentro de los plazos establecidos por la normativa.
Con la entrada en vigor de la Orden HAC/1028/2026, el marco técnico ya está definido y ha comenzado el periodo de adaptación al nuevo sistema de factura electrónica B2B.
¿Qué son los estados de la factura electrónica?
Los estados permiten informar sobre lo que ocurre con una factura después de su emisión. Gracias a esta información, el emisor puede conocer si una factura ha sido aceptada o rechazada comercialmente y cuándo se ha producido su pago efectivo.
El intercambio de estos estados forma parte del sistema español de factura electrónica B2B y permite mejorar la trazabilidad del proceso desde la emisión hasta el cobro.
Estados de factura electrónica: cuáles son obligatorios
En el proceso de intercambio de facturas electrónicas, también se produce un intercambio del estado de las facturas para facilitar el seguimiento al emisor y receptor.
De hecho, con el proyecto de factura electrónica planteado en el grueso de la Ley Crea y Crece, las empresas deberán confirmar en qué estado se encuentran las facturas para generar un expediente histórico que facilite el seguimiento por y para ambas partes (emisor y receptor). Gracias a este expediente, podrás comprobar si la factura electrónica ha sido enviada y registrada (en este punto, el receptor ya la puede consultar).
El plazo definido para el intercambio de los estados es de 4 días naturales, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales, tal como se establece en el artículo 8 del Real Decreto. Además, la comunicación de los estados se realizará a través del mismo canal utilizado para la emisión de la factura electrónica, ya sea una plataforma de intercambio de facturas o la solución pública de facturación.
El artículo 10 del Real Decreto 238/2026 establece dos estados obligatorios:
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Aceptación o rechazo comercial de la factura y la fecha en que se produce.
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Pago efectivo completo de la factura y su fecha efectiva de pago.
Es importante entender la aceptación y el rechazo como un mismo estado alternativo: la factura puede ser aceptada o rechazada comercialmente.
El artículo 10 también prevé que los destinatarios de las facturas electrónicas puedan informar, de manera voluntaria, de los siguientes estados:
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Aceptación o rechazo parcial de la factura y la fecha.
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Pago parcial de la factura, importe pagado y su fecha.
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Cesión de la factura a un tercero con la identificación del receptor y la fecha.
Estos estados adicionales no modifican el cálculo del plazo de pago de la factura.
¿Quién debe comunicar los estados de la factura electrónica?
La obligación corresponde al destinatario de la factura electrónica, que deberá informar al emisor sobre los estados establecidos por la normativa.
Cuando intervengan plataformas privadas de intercambio de facturas electrónicas, estas deberán disponer de mecanismos que permitan intercambiar esta información entre las partes.
¿En qué plazo deben comunicarse los estados?
Los estados deberán comunicarse en un plazo máximo de cuatro días naturales, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales. El plazo comienza a contar desde la fecha en que se produce el estado que se comunica.
Por ejemplo, si una factura es rechazada comercialmente, el plazo comienza desde la fecha en que se produce ese rechazo. En el caso del pago, se toma como referencia la fecha efectiva de pago.
¿Qué se considera fecha efectiva de pago?
La fecha efectiva de pago es el momento en el que el proveedor cobra realmente por los bienes o servicios.
En una transferencia bancaria, la norma toma como referencia la fecha de adeudo en la cuenta del ordenante. En caso de compensación de obligaciones, se considera la fecha en la que esta se acuerda.
La mera disponibilidad de un mecanismo de financiación que permita anticipar el cobro no se considera, por sí sola, la fecha efectiva de pago.
¿Qué información debe comunicarse a la solución pública sobre los estados de la factura electrónica?
Además del intercambio de estados entre destinatario y emisor, el Real Decreto establece la obligación de comunicar a la solución pública de facturación electrónica:
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El rechazo de la factura, cuando se produzca.
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El pago efectivo completo y su fecha.
Esta obligación existe independientemente de que la factura se haya gestionado mediante la solución pública o a través de una plataforma privada.
El destinatario podrá autorizar a su plataforma privada para realizar esta comunicación en su nombre cuando le facilite la información necesaria. En ausencia de rechazo o de una factura rectificativa posterior, la factura se presumirá aceptada.
¿Cuándo será obligatorio comunicar los estados?
La obligación se aplicará progresivamente junto con el despliegue de la factura electrónica B2B. Para las personas físicas y determinadas entidades en régimen de atribución de rentas con volumen de operaciones igual o inferior a 8 millones de euros, la normativa concede un año adicional para cumplir las obligaciones relativas a estados. Hasta entonces, su comunicación tendrá carácter voluntario.
Para consultar las fechas de aplicación completas según el tipo de empresa, puede revisarse el calendario de implantación de la factura electrónica B2B en España.
¿Por qué son importantes los estados de la factura en el sistema de factura electrónica español?
La comunicación estructurada de estados aporta mayor visibilidad sobre lo que ocurre después de emitir una factura. Para las empresas, esto facilita:
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Detectar rechazos con mayor rapidez.
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Conocer cuándo una factura ha sido pagada.
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Reducir seguimientos manuales.
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Mejorar la trazabilidad entre cuentas a pagar y cuentas a cobrar.
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Disponer de información más estructurada sobre los procesos de cobro y pago.
La factura electrónica deja así de ser únicamente un documento de intercambio y pasa a formar parte de un proceso más amplio de seguimiento y automatización.
Conoce el impacto positivo de la factura electrónica
La inmediatez, la validez legal, trazabilidad y la facilidad de conservación son algunos de los beneficios que aportará la factura electrónica en tu negocio. Por otro lado, también ayudará a reducir el consumo de papel, a mejorar la liquidez de las empresas y a acceder a nuevas fuentes de financiación.
Un proyecto de facturación electrónica es una inversión crucial para garantizar la competitividad a largo plazo, mejorar la eficiencia operativa y cumplir con la normativa.
La adopción de la factura electrónica requiere de un apoyo de experiencia, conocimiento y flexibilidad para sacar el máximo partido a este proceso de transformación.
