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Como si del Yin y el Yang se tratara, la factura electrónica y la factura en papel llevan conviviendo en Colombia desde hace más de dos décadas. Aunque, en 1989, con el Decreto 624 ya se nombró la e-factura en Colombia, no fue hasta 1995 cuando, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) con la Ley 223, la equiparó como documento de venta a la factura tradicional en papel y, un año después, con el Decreto 1165 de 1996 nace el concepto de la factura por computador.

Las “reglas de negocio” aplicadas en la recepción de documentos electrónicos sustituyen la lógica humana de gestión, como clasificar facturas según experiencia o responsable, por normas automatizadas que hacen que los sistemas identifiquen dónde deben ir esos documentos. Esto se traduce en una mejora en la eficiencia, reduce errores manuales y aporta mayor trazabilidad.

Al igual que en otros países de la región latinoamericana, Perú, dentro de su plan de acción para facilitar el comercio exterior, decidió en 2009 introducir la factura electrónica en el país.

Hace unos días de nuestra participación en el Foro Factura Electrónica - MINHAFP y vemos que después del parón por la falta de Gobierno la factura electrónica en España se vuelve a retomar con más fuerza. Aquí algunas novedades de los avances:

Una vez realizada una venta nos toca facturar, lo que requiere crear la factura y manipularla para su envío postal. El día a día hace que no le dediquemos tiempo a "romper con la costumbre" de facturar en papel. Este es el segundo motivo para "no decir adiós" a la factura en papel según un estudio publicado por SERES*.

La primera parte recae totalmente en la empresa, saber los conceptos, los importes, los impuestos que la afectan y demás información. Y, es ahí, cuando se activa la nostalgia y, como ya hemos hecho el esfuerzo intelectual de la creación, sólo queda "relajarnos" realizando una tarea manual y sencilla: imprimo la factura, cojo el sobre, doblo las hojas, cierro el sobre, pongo sello y a la saca para que alguien la lleve al buzón u oficina de correo para su remisión...

Vivimos en un mundo donde la relación entre empresas, personas, administración, etc es cada vez más rápida y, por lo tanto, cada vez más digital. El EDI, la factura electrónica, el Suministro Inmediato de Información (SII) de la AEAT o IVA online,... son ejemplos de una realidad que vivimos no sólo en España sino en todo el mundo.

Pero detrás de este cambio hay una realidad más lenta. La realidad de las empresas que tienen interiorizado en su ADN procesos en papel. Uno de ellos es la facturación. Nos cuesta quitar el papel y todas las tareas tradicionales que hay detrás como es la impresión, ensobrado, franqueo...

En el caso de entrega de mercancía, es común anexar al paquete la factura impresa. Se aprovecha el envío para ahorrarse el sello postal. Este es el tercer motivo para "no decir adiós" a la factura en papelsegún un estudio publicado por SERES*.

No me resulta fácil escribir sobre excusas para no utilizar la factura electrónica. Sobre todo cuando somos unos de los grandes defensores de su uso. Y el envío de la factura con la mercancía, si nos centramos en la relación entre empresas y quitamos del medio los casos de envío de mercancía a particulares, es uno de esos casos dificil de justificar.

Nuevos proyectos, los plazos ineludibles con la Administración, etc. La vorágine del día a día hace que no le dediquemos tiempo a "romper con la tradición" de facturar en papel. Este es la principal motivo para "no decir adiós" a la factura en papel según un estudio publicado por SERES*.

Un departamento financiero, entendido por aquel que se agrupan las tareas de facturación o billing, contabilidad, tesorería, administración, etc., está supeditado principalmente a la actividad de la propia empresa y a los plazos ineludibles que marca el calendario fiscal. Aquel que según va creciendo la empresa más implicaciones tiene y más carga de trabajo absorbe.

No cabe duda que en los últimos años la factura electrónica, e-factura o factura digital se ha convertido en un eje esencial en la relación empresarial que ha ido desplazando poco a poco al método tradicional, el papel.

No le puede sonar extraño, ¡se lo advertimos! La DIAN ha dado el pistoletazo de salida hacia el Impulso y Masificación de la Factura Electrónica en Colombia. Así nos lo ha comunicado recientemente.

Las primeras resoluciones con empresas habilitadas a utilizar la facturación electrónica en Colombia incluyen cerca de 20 empresas de las cuales, la mayoría, ya estaban en conversaciones con la DIAN para beneficiarse de esta tecnología.

Según la DIAN, "Los habilitados (...) tienen ahora la obligación de facturar de forma electrónica (...) cuentan con 3 meses para iniciar, según lo establecido en el Decreto 2242 de 2015 y la Resolución 000019 del 24 de febrero de 2016."