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Una de las grandes bases en la que se sustenta el EDI es la definición y uso de identificadores únicos. Reciben diversas denominaciones, como pueden ser: Códigos EAN, Puntos Operacionales, GLN, códigos de barras, códigos GTIN... cuya esencia más primitiva es que el cliente (emisor) que pide mercancía a un proveedor (receptor) saben, sin lugar a dudas, de qué estamos hablando.

El General purpose message (GENRAL) o Documento de texto libre es el mensaje electrónico comodín para enviar, recibir y dejar constancia de información que es importante para una mejor gestión entre proveedores y clientes.

Empezar a utilizar el EDI implica adaptar su gestión y sus programas de facturación, almacén, contabilidad, etc. a un nuevo lenguaje y codificación que la mayoría de los ERP's del mercado no contemplan.

Las empresas que intercambian grandes volúmenes de documentos electrónicos necesitan garantizar que cada envío llegue correctamente a su destinatario, cumpla los requisitos acordados y pueda integrarse sin incidencias en los sistemas de gestión.

El formato estándar que se utiliza en el intercambio electrónico de datos (EDI) para la administración, el comercio y transporte está definido por las Naciones Unidas, y es conocido como UN/EDIFACT.