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No cabe duda de que la incorporación de herramientas de intercambio electrónico de documentos a un mundo hasta ahora dominado por el papel, como lo era el sector jurídico, ha supuesto una gran revolución y transformación hacia una nueva Oficina Judicial electrónica mucho más eficiente, ágil y segura en la tramitación y en el intercambio de información con los ciudadanos, los profesionales, las administraciones y los demás colectivos implicados.

El sector financiero consta de un entramado de comunicaciones de proporciones inmensas que contempla no sólo la relación entre las entidades financieras de misma naturaleza sino también con los organismos reguladores y con los propios clientes. Es en este entramado donde hace unas décadas se aprovechó la infraestructura de un estándar establecido mundialmente, como es la tecnología EDI, para transmitir ficheros, enviar y recibir órdenes y gestionar el pago de nóminas, estados de cuenta, recibos y otros tipos de documentos.

Muchos de los beneficios que aportan los servicios de Intercambio Electrónico de Documentos están ocultos a la mayoría de sus empresas usuarias. El consejo de este mes quiere mostrar cómo aprovechar una característica de nuestra tecnología para intercambiar electrónicamente de forma segura sus documentos, y, en concreto, sus facturas electrónicas emitidas.

El cliente (receptor de la mercancía) envía el Receiving Advice Message (RECADV) o confirmación de recepción electrónica  con la información de lo realmente recibido, lo que permite la reducción de las discrepancias del contenido de la mercancía pedida inicialmente.

Una RVA o red de valor añadido es una red de interconexión de negocios que permite realizar intercambios electrónicos de documentos empresariales a una de las mayores comunidades de intercambio del mundo.

Cuando se da el paso al intercambio electrónico de documentos nos damos cuenta de información adicional, que no viene en el intercambio actual en papel, que es necesaria para que el destinatario pueda, de una forma automática, preparar su entorno a la mercancía que llegará, a la factura que hay que pagar...

El Price/Sales Catalogue (PRICAT) es un documento EDI que en su utilización tiene tres características importantes; es informativo, es único y necesita estar actualizado continuamente. Por un lado, informa del listado de productos detallado que una empresa ofrece para su venta. Algo esencial para la correcta creación de los pedidos. Por otro lado, es un documento que surge del proveedor hacia sus clientes y, por lo tanto, es un documento que se envía con la misma información (en la mayoría de los casos) a todos los clientes. Por lo tanto, el mismo documento sirve para todos sus socios comerciales. Y finalmente, es un documento que contiene información viva y que es necesario tener actualizado en su última versión para su correcta gestión. Hacer un pedido de un producto obsoleto, que ha cambiado su empaquetado, etc. genera importantes ineficiencias y problemas en la gestión y resolución posterior.