El cliente (receptor de la mercancía) envía el Receiving Advice Message (RECADV) o confirmación de recepción electrónica con la información de lo realmente recibido, lo que permite la reducción de las discrepancias del contenido de la mercancía pedida inicialmente.
El RECADV forma parte del flujo esencial entre el cliente al proveedor. Cuando el cliente hace un pedido (ORDERS), su proveedor le envía la mercancía (DESADV) y es aquí cuando el cliente la verifica y notifica su recepción (RECADV), para que el proveedor pueda generar la factura final (INVOIC).
¿Cómo utiliza el RECADV el cliente?
El RECADV está siendo cada día más utilizado al contener la última información actualizada de la entrega de la mercancía. A diferencia del pedido y del albarán, este documento informa con certeza de las cantidades que se tienen que facturar. Además de lo anterior, el cliente suele añadir algunas referencias necesarias para su gestión contable. Esto es importante, por ejemplo, en el ámbito de entrega de mercancía en tienda, donde el número de pedido inicial puede variar del definitivo o, incluso, no existe un pedido inicial dado que se repone periódicamente lo que se necesita.
El RECADV es generado como elemento visible de una gestión contable que prepara al cliente para la gestión automática de la factura. Es decir, si el proveedor emite una factura de acuerdo a la información contenido en el RECADV, el número de litigios se reduce drásticamente incluso al punto de poder conformar la factura sin intervención humana. En esos casos, la discrepancia mayor recae en los importes, solución que se trata a través del documentos EDI, INVOIC, tipificada como nota de cargo o abono (facturas rectificativas).
¿Cómo utiliza el RECADV el proveedor?
Desde el punto de vista de relación comercial, la confirmación de recepción electrónica abre el paso a la emisión de la factura. En el caso de desacuerdo, da visibilidad para detectar los motivos de discrepancias. Estas pueden deberse a problemas en la mercancía enviada durante el montaje, el transporte o la entrega final. El conocer si la mercancía se deteriora, roba o se extravía es un elemento esencial para ofrecer un servicio de garantía a sus clientes y el RECADV, en comparación con el pedido y albarán, es vital para este fin.
Dependiendo del cliente, el RECADV también puede informar de los artículos que presentan algún tipo de incidencia y se asume como correctos todos los demás que no aparecen en el mensaje. Cuando no hay ninguna incidencia, sólo se envía la cabecera el mensaje.
Desde el punto de vista operativo para la creación de la factura, el RECADV es un elemento esencial. La información del pedido, sobre todo si está valorado, es importante para la factura pero no siempre contiene la información final y, en algunos casos, necesaria para la gestión correcta en el cliente. Se utiliza para generar la factura evitando la generación de una con información no contrastada.
Un poco de detalle del contenido
- Código EAN Emisor/Receptor
- Fecha de la entrega
- Referencias
- Pedido
- Referencia al albarán electrónico/físico
- Código GTIN de producto por líneas de mercancía con las cantidades correctas y/o incorrectas (se indica 0 en el caso de rechazo completo)
AECOC GS1 recomienda que el envío del RECADV se realice con un plazo máximo de 24h después de la entrega física.
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