Uno de los principales sectores de la economía mundial lo forman todas aquellas empresas dedicadas a la distribución de productos. Este sector, conocido como sector retail, está formado por supermercados, grandes tiendas, perfumerías, ferreterías, entre otros.
La distribución de los productos hace necesario el intercambio de una gran variedad de documentos (pedidos, confirmación de pedidos, despacho de mercancías, facturas…) entre los diferentes participantes del sector retail. Ante esta situación, el uso de los sistemas EDI se ha generalizado entre los minoristas, convirtiéndose no sólo en uno de los sectores que antes comenzó a usar estos sistemas sino también en el sector que más utiliza el Intercambio Electrónico de Documentos.
La gran competitividad del sector retail y la continua necesidad de mejorar los márgenes son clave en este sector. El uso del EDI permite a las empresas distribuidoras obtener unos precios de venta finales bajos sin reducir su margen, ya que el trato electrónico de los documentos proporciona un ahorro considerable en los costes que se soportan.
Características del sector retail
La cadena de suministro del sector retail tiene una estructura única, ya que en ella el flujo del producto es clave. Las ventas generan movimientos rápidos, acentuados por la importancia de la disponibilidad y la complejidad de la gestión de los niveles de demanda. Todo ello puede llegar a generar incertidumbre, que se ve agravado aún más por el carácter perecedero de muchos de los bienes que pasan a través de la cadena de suministro.
Por lo general, en este este sector todo intercambio comienza cuando en el mercado se demanda un cierto producto o cuando el propio minorista se queda sin existencias. Es en este momento cuando la empresa retail realiza un pedido al proveedor. Sin embargo, para que este proceso tenga éxito, es necesario que los proveedores sean capaces de mantener un catálogo de productos totalmente actualizado y alineado de cada producto, en el que se incluya toda la información del mismo: características, costes, precios y la información de la promoción. En el EDI, a través del documento PRICAT, los proveedores pueden mantener toda esta información actualizada y. como resultado, los minoristas tienen menos problemas de stock y los errores se corrigen rápidamente.
Una vez cumplimentado el pedido, que en EDI corresponde al mensaje ORDERS, se procede al envío al proveedor correspondiente, que posteriormente tendrá que confirmarlo a través del mensaje ORDRSP. Junto al envío de la mercancía, el proveedor deberá incluir el documento que acredite el despacho de mercancías, DESADV, al que el cliente deberá responder con su conformidad con el producto recibido con el mensaje RECADV.
Cuando todo el proceso se haya desarrollado de forma correcta, se procede a la facturación del producto. El proveedor emitirá la factura electrónicamente a través del documento INVOIC, y a partir de este momento, el minorista deberá presentar su conformidad con la misma, en caso de que lo esté, e informar que procederá al pago de la mercancía. Esto en EDI se realiza con el envío del REMADV.
Pero, ¿qué ocurre cuando existen discrepancias entre el pedido y la mercancía recibida?
Ante un escenario en el que el minorista se encuentre con que la mercancía pedida y la recibida no concuerdan o que por algún motivo existen taras o desperfectos el sector retail cuenta con mensajes EDI específicos para informar de los errores y de las correspondientes devoluciones.
El Annoucement of Returns (RETANN) o aviso de devolución es un documento que el minorista puede enviar al proveedor para notificar la intención de devolver:
- La mercancía en mal estado
- Artículos de reparación
- Mercancías que deban ser devueltas debido al final de un contrato de arrendamiento
- Mercancías que hayan superado su fecha de caducidad antes de ser vendidas
- Productos en comisión
- Transporte o envasado retornables
- Bienes obsoletos
Es decir, el RETANN es un tipo de mensaje EDI que simplemente avisa al proveedor para que éste tome las medidas pertinentes.
El proveedor, como respuesta al aviso de devolución, envía el Instruction for Returns (RETINS) o Remito de Devolución. Este mensaje incluye las indicaciones y procedimientos a seguir para hacer la devolución. Entre las indicaciones que se pueden incluir en un RETINS se destacan:
- Si los bienes se van a devolver, reparar, destruir, etc.
- El medio y modo de transporte a utilizar
- La fecha de devolución
- Quién es el responsable del transporte, los costes y los gastos adicionales relacionados con la devolución (minorista o proveedor)
- La dirección a la que se debe de enviar la mercancía
- Todos los documentos asociados que se enviarán junto con el RETINS, por ejemplo, nota de crédito
El remito de devolución también se puede utilizar para especificar información adicional sobre la devolución, tales como instrucciones o indicaciones para el manejo de materiales peligrosos; o para informar de la no aceptación de la devolución, en cuyo caso se debe indicar las medidas que el minorista debe tomar (por ejemplo: destruir o tirar la mercancía).
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