La automatización de la comunicación entre una empresa, que es proveedora de mercancía, y su operador logístico, que almacena y entrega la mercancía, permite allanar la relación entre ambos, lo que se transforma en una relación más cercana que hace más eficiente y rentable.
Optimizar la gestión de almacenamiento de mercancía
Con el uso del EDI, a través del PRICAT, se informa al almacén, en primer lugar, de las particularidades de la mercancía, cuestiones esenciales para su almacenaje y tratamiento. Conocer de antemano la cantidad y tamaño de los bienes que entrarán o saldrán del almacén permite poder controlar el espacio disponible así como una óptima gestión del tránsito y espera de la mercancía.
El PRICAT contiene información en detalle sobre la mercancía que podrá ir ampliándose o reduciéndose según la necesidad de la relación: organización de la mercancía (palés, embalajes, cajas...) y las condiciones de transporte (medio de transporte, temperatura, tiempo, etc.).
De esta manera se puede conocer las características de almacenaje de cada lote de mercancía, como puede ser el peso o algo tan fundamental como las características de conservación, como puede ser la temperatura (cámaras de congelación, de refrigeración, productos secos…) que afectan a las propiedades mismas de los bienes almacenados. Por otro lado, los tiempos de conservación deben estar controlados, en especial con los productos perecederos (como la alimentación por las fechas de caducidad) pero también en otros productos como los textiles, con una especial relevancia de las temporadas, modas y novedades.
Además, no debemos olvidar que a través de los tradicionales documentos EDI, se permite controlar la gestión del trabajo dentro del almacén, como conocer con exactitud y de forma actualizada los días y horas de llegada y salida de mercancía, optimizando su espacio y el trabajo de los transportistas y operarios de almacén.
Optimizar el envío de mercancía entre el proveedor, su operador logístico/almacén y el cliente
Gracias al EDI existen dos formas de gestionar el negocio. Según la implantación del EDI así podrá aportar más valor o menos:
Gestión reactiva
Una vez que el cliente realiza un pedido de mercancía a su proveedor, se desencadena el proceso de envío de la mercancía. Es esencial conocer si hay mercancía en stock. Para ello, el operador logístico puede utilizar el inventory report (INVRPT) con la información de stock. De esta manera, si el pedido excede del volumen de mercancía en almacén, se necesita, por un lado, informar de la situación y, por otro, reponer hasta cubrir la totalidad del pedido.
Gestión proactiva
Basándose en la frecuencia y volumen de entregas periódicas que hace el operador logístico, previendo el posible déficit de mercancía, se alerta a su cliente (proveedor de mercancía) de la necesidad de reposición, lo que conlleva reducir de falta de stock además de la problemática que ocasiona la entrega fraccionada de mercancía, en caso de entrega urgente, antes de la reposición.
Beneficios
Los beneficios de estos documentos pueden ser aprovechados directamente por diferentes áreas del negocio: Planificación logística basada en información real y actualizada para prever y adelantarse a reposiciones, distribución o fabricación de mercancía. Ajustar la cantidad de mercancía y el tiempo de almacenamiento. Visibilidad entre la mercancía entregada, recibida, devuelta y vendida, reduciendo discrepancias entre partes. Herramienta financiera para la gestión de activos aportando una visión global en el caso de realizar amortizaciones, valoración de mercancía, etc.
En la gestión de stock, para los cálculos de salidas/entradas de mercancía, influye también la gestión del reparto: instrucción de despacho, situación de despacho, aviso de expedición, de recepción, situación de transporte…
Todos estos mensajes suponen un flujo constante entre las partes que les permite conocer en tiempo real, y con una herramienta unificada, la información necesaria para optimizar la gestión del almacén y del transporte para conseguir una mejora de la gestión.
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