La factura electrónica obligatoria para autónomos en España

La introducción de la factura electrónica en España cambiará la manera en que los autónomos y empresas gestionarán sus operaciones en el ámbito B2B.

Ya no será un PDF enviado por correo, sino un documento que se emite, recibe y tramita de manera electrónica y que, además, cumple ciertos requisitos legales y técnicos.

Objetivos principales de la factura electrónica obligatoria para autónomos

La factura electrónica obligatoria para autónomos tiene como propósito impulsar la transformación digital de la facturación, reforzar el control fiscal y fomentar una gestión empresarial más ágil y eficiente. Las 3 claves que resumen la facturación electrónica obligatoria para autónomos se resumen en:

• Modernizar la facturación electrónica.
• Reducir el fraude fiscal y la morosidad comercial.
• Mejorar la eficiencia empresarial.

Conoce la situación de la factura electrónica obligatoria para autónomos en España

La implantación de la factura electrónica obligatoria para autónomos en España marca un paso clave hacia la digitalización de los procesos administrativos.

El objetivo es simplificar la gestión diaria, ofrecer mayor claridad en las transacciones y ayudar a los autónomos a integrarse en un sistema de facturación completamente digital.

¿Qué cambia con la nueva factura electrónica para autónomos en España?

Con la aprobación de la Ley Crea y Crece y la reciente Ley Antifraude nos enfrentaremos a un paradigma totalmente nuevo:

• No se podrán emitir facturas en Word, Excel o PDF, ya que todas deben tener un formato estructurado (similar a Facturae) que permite su procesamiento automático.
• Solo se utilizará un software homologado que cumpla con la normativa Verifactu, ya que garantiza seguridad, trazabilidad y cumplimiento legal.
• Existirá un seguimiento de facturas en el que se deberá informar si se acepta, rechaza o paga una factura recibida de proveedores o empresas.
• Mayor control fiscal, lo que permite más transparencia y menos errores.

Este panorama, al principio un poco complejo, acabará simplificando la gestión a medio y largo plazo. En el ámbito B2C (ventas a particulares), todavía se podrá utilizar Word, Excel o PDF, ya que la factura electrónica no es obligatoria.

¿Cuándo entrará en vigor la factura electrónica para autónomos en España?

La entrada en vigor de la factura electrónica para autónomos en España se realizará de manera progresiva, siguiendo un calendario que dependerá del tipo de negocio y su volumen de facturación:

• 1 año después de aprobarse la Orden Ministerial: empresas con ingresos anuales superiores a 8 millones de euros.
• 2 años después: autónomos y empresas con ingresos inferiores a 8 millones de euros.

Si perteneces al segundo grupo, pero trabajas con empresas del primero, conviene emitirles facturas electrónicas desde el inicio, para mejorar significativamente tu relación comercial y tu competitividad.

Autónomo, ¿conoces las características de la factura electrónica y Verifactu?

Dos de las principales iniciativas en la digitalización de la facturación en España son Verifactu, recogida en la Ley Antifraude, y la factura electrónica, regulada por la Ley Crea y Crece.

Ambas medidas afectan directamente a autónomos y empresas, ya que establecen requisitos técnicos y legales sobre cómo deben generarse, enviarse y conservarse las facturas. La siguiente tabla resume las principales características de cada regulación:

Pero... ¿cuál es la principal diferencia entre Verifactu y factura electrónica?

El sistema Verifactu regula cómo deben funcionar los programas de facturación, mientras que la factura electrónica regla principalmente el formato y la obligatoriedad de su emisión.

Requisitos de la factura electrónica B2B en España

Como autónomo, si utilizas un programa de facturación legal, cumplirás automáticamente con los siguientes requisitos:

• Diferentes formatos de datos estructurados: XML, UBL, EDIFACT o Facturae.
• Firma electrónica avanzada, implementada por el software.
• Uso de un software legal y homologado.

Todo lo básico y legal que deben cumplir las facturas, tanto en papel como electrónicas, están relacionadas con lo anteriormente dicho:

• Legibilidad para cualquier humano.
• Autenticidad del origen (proveedor y emisor).
• Integridad del contenido (sin modificaciones no autorizadas).

¿Qué es la factura electrónica para autónomos en España?

La factura electrónica para autónomos no es simplemente un PDF enviado por correo. Se trata de un sistema regulado para emitir, recibir y gestionar facturas de manera electrónica, cumpliendo estrictos requisitos legales y técnicos.

Su obligatoriedad surge para modernizar la facturación, reducir el fraude y mejorar la eficiencia, alineando a España con el resto de países europeos.

¿Cuáles son las características de la factura electrónica obligatoria para autónomos en España?

En operaciones B2B (entre autónomos o con empresas) y B2G (a través de plataformas como FACe) se exige el uso de Facturae (XML) para permitir el procesamiento automático. Un PDF simple ya no será suficiente.

Otros formatos como CEFACT, EDIFACT y UBL serán válidos y aceptados legalmente para intercambiar facturas electrónicas en España. De hecho, tras la publicación de la segunda audiencia sobre el proyecto del Real Decreto en el que se establece el régimen jurídico aplicable a la factura electrónica, el formato UBL será el formato de la solución pública de facturación y de las copias fieles.

La factura debe asegurar quién la emite (autenticidad) y que no ha sido alterada (integridad). Esto se logra mediante firma electrónica cualificada o sistemas verificables como Verifactu.

Además, es obligatorio utilizar programas de facturación conformes con Verifactu desde julio de 2025. Este software garantiza la trazabilidad y la inalterabilidad de los registros, clave para cumplir la normativa.

IMPORTANTE: Un documento PDF, Word o Excel NO es válido como factura electrónica bajo la nueva normativa. Será necesario un sistema homologado que cumpla con todos los requisitos legales y técnicos.

En SERES somos referentes en facturación electrónica y cumplimiento normativo en España. Nuestra plataforma facturación electrónica te permite emitir y recibir facturas en formatos estructurados compatibles con Verifactu, garantizando seguridad, trazabilidad y total validez legal. Con más de 700.000 empresas usuarias, impulsamos la digitalización y simplificamos la gestión administrativa de autónomos y pymes.

Beneficios y alcance de la factura electrónica

Esta transición afecta tanto a autónomos como a los societarios, y su objetivo final es aumentar la transparencia y control fiscal para la Agencia Tributaria y simplificar la gestión administrativa para los contribuyentes a largo plazo.

¿Cómo deben ser los programas de facturación electrónica para autónomos en España?

Los nuevos programas de facturación homologados deberán cumplir una serie de requisitos pensados para hacer más segura y transparente la gestión de facturas. Su principal objetivo será reducir la morosidad y el fraude fiscal, garantizando que todas las facturas se generen en un formato electrónico estructurado y válido ante Hacienda.

Estos programas registrarán automáticamente cualquier cambio que se realice en las facturas, de forma que la Agencia Tributaria pueda consultar el historial completo si lo necesita. También incorporarán una firma electrónica avanzada, que asegura la autenticidad de cada documento.

Otra novedad importante es que las aplicaciones permitirán comunicar el estado de las facturas, indicando si han sido aceptadas, rechazadas o pagadas.

Junto a estos requisitos obligatorios, muchos programas ofrecerán también funciones adicionales muy útiles para autónomos y pymes.

Entre ellas se incluyen:

• Gestión de presupuestos.
• Seguimiento del estado de los documentos.
• Almacenamiento seguro y acceso inmediato a las facturas.
• Recepción centralizada de toda la documentación.
• Soporte técnico especializado para facilitar el cumplimiento de la normativa y simplificar el día a día administrativo.

¿Qué autónomos no tendrán que usar la factura electrónicas?

Según toda la información publicada y el borrador del Real Decreto, podrían estar exentos:

• Ventas inferiores a 3.000 €: bares, restaurantes, peluquerías, salones de belleza, aparcamientos, tintorerías y servicios a domicilio.
• Facturación menor de 400 € (IVA incluido).
• Operaciones B2C con facturas simplificadas.
• Operaciones internacionales, solo aplica en España.

No obstante, estas exenciones podrían modificarse durante el proceso legislativo.

Novedades de la factura electrónica obligatoria para autónomos en España

El 1 de julio de 2025 marcó un antes y un después en la forma en que los autónomos y las empresas deben gestionar su facturación. En esa fecha entró en vigor el reglamento técnico de la Ley Antifraude, que establece nuevas obligaciones tanto para los desarrolladores de software como para los usuarios finales.

¿Cuál será la compatibilidad con Verifactu?

A partir de ahora, todos los programas de facturación deberán ser compatibles con Verifactu, el sistema oficial de la Agencia Tributaria que permite enviar facturas directamente a Hacienda. Esta integración garantiza que los datos de facturación se comuniquen en tiempo real, ofreciendo mayor transparencia y reduciendo las posibilidades de fraude o manipulación de registros contables.

• Obligatorio para desarrolladores. Todos los fabricantes de software deben adaptar sus programas para cumplir con los estándares de Verifactu.

• Voluntario para autónomos y empresas. Aunque la integración técnica ya es posible, el uso del sistema todavía no es obligatorio para los profesionales hasta la entrada plena de la normativa.

¿Qué sanciones deberán cumplir los autónomos si no cumplen con la factura electrónica obligatoria?

Las sanciones por incumplimiento son significativas y buscan garantizar el cumplimiento normativo desde el desarrollo hasta el uso del software:

• Proveedores de software: multas de hasta 150.000 euros por ejercicio económico y por cada tipo de programa ilegal.

• Autónomos y empresas: a partir de 2026, utilizar un programa no certificado podría acarrear sanciones de hasta 50.000 euros.

Entonces... ¿qué es realmente la factura electrónica para autónomos?

Estas medidas reflejan el compromiso de la Agencia Tributaria por asegurar que todos los actores del ecosistema digital trabajen con herramientas homologadas y transparentes, protegiendo tanto al contribuyente como al propio sistema fiscal.

• No es un PDF: es un documento electrónico regulado.
• Formato estructurado obligatorio: Facturae, XML, UBL o CII.
• Garantiza autenticidad, integridad y trazabilidad.
• Requiere software homologado conforme a Verifactu.