Conoce los documentos EDI más utilizados

El formato estándar que se utiliza en el intercambio electrónico de datos (EDI) para la administración, el comercio y transporte está definido por las Naciones Unidas, y es conocido como UN/EDIFACT. Consiste en un conjunto de normas, directorios y directrices acordadas internacionalmente para un intercambio electrónico de datos estructurado entre sistemas de información computarizados independientes.

Las reglas son aprobadas por UNECE (Comisión Económica para Europa de las Naciones Unidas) y se publican en el UNTDID (Directorio de Intercambio de Datos Comerciales de las Naciones Unidas).

Listado de documentos EDI

ORDERS - Pedido - Purchase order message

ORDERS (pedido) es un mensaje EDI que especifica detalles sobre bienes o servicios pedidos bajo condiciones acordadas entre vendedor y comprador. La práctica comercial habitual es que se emita una orden de compra para una determinada expedición, a un determinado lugar y en un momento dado, aunque también es posible un único pedido para diferentes lugares de expedición.

Existen pedidos abiertos (seguidos de una posterior orden de entrega) y pedidos urgentes (para ser entregados inmediatamente).

ORDRSP - Respuesta de pedido - Purchase order response message

ORDRSP (respuesta de pedido) es un mensaje del vendedor al comprador, en respuesta a un mensaje de pedido o de solicitud de cambio en el orden de compra.

El ORDRSP tiene una serie de información básica que debes saber:

  • El vendedor puede responder a uno o más artículos o servicios de mercancías.
  • La respuesta puede ser para una orden de compra o una solicitud de cambio de orden de compra, acuse de recibo y confirmación de los datos, confirmación de aceptación, propuesta de modificación, notificación de no aceptación para la totalidad o parte del pedido.
  • Puede referirse a artículos o servicios relacionados con bienes de uno o más pedidos, programas de entrega, etc.
  • Para las transacciones transfronterizas puede contener información adicional en las aduanas.
  • Puede contener detalles para el transporte y destino, así como los patrones de entrega del pedido.
  • El pedido puede ser respondido por uno o más mensajes de respuesta, de acuerdo con la práctica empresarial.

DESADV - Albarán/Guía de remisión - Despatch advice message

DESADV (albarán o guía de remisión) es un mensaje que especifica detalles sobre bienes enviados o listos para ser enviados con unas condiciones acordadas. Se utilizan como mensaje de aviso de envío (Delivery Despatch Advice) o como aviso de devolución (Returns Despatch Advice), aunque habitualmente se emplea el primer término para referirse a ambos.

La intención del DESADV es informar en detalle sobre el contenido de un envío. Por otro lado, cada mensaje procede de un único punto de salida y uno o varios puntos de entrega y puede referirse a diferente tipo de bienes y número.

Este mensaje puede ser usado tanto para indicar la salida de los bienes a entregar como la salida de bienes que se devuelven.

Un albarán o guía de remisión permite al receptor:

  • Saber cuándo ha sido enviado el material (o cuando estará listo para el envío).
  • Tener los detalles precisos del contenido.
  • Dar los primeros pasos en las aduanas si es un envío transfronterizo.
  • Conseguir un mayor control entre los bienes entregados y la factura de los mismos.

RECADV - Orden de Recepción de Mercancía - Receiving advice message

RECADV (confirmación de recepción de mercancía) es un mensaje que notifica si lo recibido se corresponde con lo inicialmente pedido, de modo que permite la visibilidad de discrepancias y anticipación de rechazos o aceptaciones de mercancía para agilizar el proceso.

Cuando la mercancía es verificada y se realiza el ajuste de discrepancias se puede comenzar a generar la factura con la certeza de que no tendrá que ser modificada.

Si quieres más información acerca de cómo utilizan el RECADV tanto cliente como proveedor, haz clic aquí.

INVOIC - Factura - Invoice message

INVOIC (factura) es el mensaje electrónico que documenta un pago por bienes o servicios suministrados bajo condiciones acordadas entre vendedor y comprador.

Sirve también como especificación de una nota de débito o de crédito e incluye información sobre:

  • El bien o servicio suministrado.
  • Los términos del pago.
  • Aduanas si se trata de una transacción transfronteriza.
  • El número de albarán o guía de remisión.
  • El número de pedido.

GENRAL - Documento de texto libre - General purpose message

GENRAL (documento de texto libre) es el mensaje electrónico utilizado para enviar, recibir o dejar constancia de información útil para la gestión entre proveedores y clientes.

Por ejemplo, habitualmente se emplea para conocer los motivos de rechazo de facturas o informar de la apertura de nuevos centros notificando al proveedor los datos necesarios para completar su posterior factura (código EAN del centro, dirección, etc.). Por otro lado, su ausencia suele implicar una "aceptación" en cuanto a la validación de la factura.

No obstante, el mensaje GENRAL también tiene otros usos significativos y sustituye a otro tipo de mensajes. Para ser un experto en este tipo de mensaje, accede al siguiente post.

SLSRPT - Informe de ventas - Sales data report message

SLSRPT (informe de ventas) es un mensaje que permite tener visibilidad de las ventas que realiza cada cliente y en cada punto de venta.

Se envía desde el cliente al proveedor e intercambia información de ventas actualizada poniéndola en relación con los productos o servicios suministrados, incluyendo las correspondientes fechas, periodos, identificadores del producto, precios, cantidades y destinos.

¿Qué aporta el mensaje SLRSPT a tu departamento de análisis de ventas y previsión de demanda? Descubre toda la información aquí.

INVRPT - Informe de inventario - Inventory report message

INVRPT (informe de inventario) es un mensaje que permite conocer la situación de su mercancía en las instalaciones de sus clientes. Se trata de un documento que se envía desde el cliente al proveedor.

Cuando existe un operador logístico intermedio que almacena la mercancía, el mensaje puede ser enviado desde este al proveedor.

¿Quieres conocer los beneficios que aporta el mensaje INVRPT a tu gestión logística, comercial y financiera? Toda la información la encontrarás en este post.

PRICAT - Catálogo de productos - Price/sales catalogue message

PRICAT (catálogo de productos) es un mensaje que informa del listado detallado de productos que una empresa ofrece para su venta. Esta información es viva, por lo que debe estar actualizado siempre en su última versión para una correcta gestión.

El fabricante es quién añade la información, y lo utiliza para que sus clientes tengan actualizado el catálogo, los detalles de los productos y conozcan los nuevos. El distribuidor lo utiliza para cumplir con las normativas de etiquetado, para cálculos de pedido y para informar a sus clientes previamente a la compra.

El resto de claves para saber cómo utiliza el PRICAT el fabricante y el distribuidor lo encontrarás en el siguiente enlace.

COACSU - Relación de entregas - Commercial account summary message

COACSU (relación de entregas) es un mensaje que recopila las entregas individuales que el proveedor realiza a uno o varios distribuidores en un período de tiempo determinado.

Su uso más común se encuentra aplicado a las facturas, funcionando como recopilatorio de un conjunto de facturas emitidas (comerciales, notas de cargo, notas de abono, rectificativas, recapitulativas, etc.).

Aprovecha todas las ventajas del COACSU que encontrarás aquí.

REMADV - Aviso de liquidación - Remittance advice message

REMADV (aviso de liquidación) es un mensaje comunicado entre el comprador y el proveedor que proporciona una contabilidad detallada sobre un pago de un bien o servicio, en una fecha determinada. Además, permite saber que se va a realizar el pago, pudiendo hacer referencia a una transacción o a varias.

No obstante, el REMADV es un mensaje mucho más completo. No te pierdas toda la información especial y accede a nuestro post.

RETANN - Aviso de devolución - Annoucement of returns message

RETANN (aviso de devolución) es un documento que el cliente envía al proveedor para notificar la intención de devolver la mercancía, la escasez de suministro o una discrepancia en el precio o en el descuento.

Es decir, el RETANN es un tipo de mensaje EDI que simplemente avisa al proveedor para que éste tome las medidas pertinentes.

Pero, ¿qué ocurre cuando hay discrepancias entre el pedido y la mercancía recibida? Descúbrelo en el siguiente enlace.

RETINS - Remito de devolución - Instruction for returns message

RETINS (remito de devolución) es el mensaje que el proveedor envía al cliente a modo de respuesta del aviso de devolución (RETANN). Incluye las indicaciones y procedimientos a seguir para hacer la devolución.

Clica en este enlace para conoce todas las indicaciones que se pueden incluir en un mensaje RETINS.

REQOTE - Solicitud de oferta - Request for quote message

REQOTE (solicitud de oferta) es un mensaje que proporciona a los compradores potenciales información acerca del precio, calendario de entrega y otras condiciones de los bienes servicios ofrecidos por el proveedor.

¿Cómo ha ampliado el sector sanitario los mensajes EDI más tradicionales? Tienes toda la información a golpe de clic.

QUOTES - Oferta - Quote message

QUOTE (oferta) es un mensaje que sirve para detallar los términos y condiciones para el suministro de los productos o servicios especificados que proveedor ofrece al cliente.

Conviértete en un experto del mensaje QUOTE y descubre todas sus ventajas.

 

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