La factura electrónica es una herramienta muy potente que amplifica los beneficios de la automatización y ha hecho que los directores financieros se encuentren en el centro del cambio. De hecho, la masificación de la factura electrónica B2B en España ha abierto una oportunidad para los departamentos financieros.
Convertir una obligación, como la de la factura electrónica B2B, en una ventaja competitiva depende del enfoque con el que un departamento financiero quiera realizarlo. En este artículo, nos gustaría resaltar 5 claves para poner en marcha, con éxito, un proyecto de factura electrónica.
¿Qué elementos son clave para poner en marcha un proyecto de facturación electrónica?
Antes de comenzar con un proyecto de factura electrónica, es importante resaltar que repercute en todo el proceso de cuentas a cobrar y a pagar, y no solo en la emisión y recepción de facturas.
- No se trata de un proyecto interno. Los clientes y proveedores son parte esencial del proyecto y es totalmente necesario involucrarlos lo antes posible.
- Tanto en las cuentas a pagar como en las cuentas a cobrar, nos encontramos con diversos tipos de facturas (con pedido, sin pedido, rectificativas…) que influyen en la empresa, clientes y proveedores de diferentes tipologías. Por lo tanto, tener una visión completa de los procesos y documentos de la empresa es importante.
- La factura no es un documento independiente, es parte de un proceso que cuanto antes se automatice, más depurado estará y menos errores puede llegar a producir.
- Cuando todas las empresas están en proceso de mejorar y cambiar sus procesos de facturas, hay que tener en cuenta que un cambio en los flujos de cuentas a cobrar y a pagar puede producir un desajuste y una alteración en las cuentas de la empresa. Como resultado, existe la posibilidad de tensionar la tesorería.
- Tener definida la tecnología que vas a utilizar antes de saber cómo lo vas a implantar, con qué tiempos y recursos puede ser contraproducente.
- Contar con una solución tecnológica flexible y robusta es esencial porque así te adaptarás a los cambios que pueden ocurrir a la par que tu proceso de facturación se sustentará a la perfección. Igualmente, es necesario que sea ágil para que te permita llegar a tiempo y cumplir con los requisitos legales.
¿Cuáles son los pasos previos para implantar un proyecto de factura electrónica?
La implementación de un proyecto de factura electrónica engloba aspectos clave dentro de una compañía y de la relación con sus proveedores y clientes que finalmente repercute en el proceso de pago y el cobro final de una factura emitida.
- Conocer la situación de tus proveedores y clientes. La evaluación de los procesos internos es crucial para que el proyecto se lleve a cabo de forma exitosa. Por ello, es totalmente necesario informarles y formales para dimensionar tus proyectos y facilitarle requisitos de una forma clara y continuada.
- La factura electrónica redefine la forma en que las empresas piensan y operan en el panorama financiero y comercial, que se encuentra en constante evolución. Tener una visión completa de los flujos de facturas y cómo interactúan en el proceso de cuentas a cobrar y pagar es totalmente necesario. Así, podrás afrontar mejor la identificación de facturas, el proceso de aprobación, la gestión de pagos, los detalles específicos de las facturas, la agilización del ciclo de efectivo, la mejora de las relaciones comerciales, la adaptabilidad a los cambios y la eficiencia en la conciliación de cuentas.
- Conocer el plazo y casarlos con los tiempos de reacción de tu empresa. Este proyecto convergerá en tiempo y forma con otros que tengas en marcha y es necesario ponerlo en la hoja de ruta. Como la Ley Crea y Crece establece diferentes requisitos para adoptar la factura electrónica según el volumen de facturación, las empresas con más de 8 millones de € tendrán un plazo de un año desde la aprobación del Desarrollo Reglamentario, mientras que el plazo de las Pymes y autónomos será de 2 años.
- Aspectos tecnológicos más allá del formato. La tecnología es una decisión más: una infraestructura sólida, la atención personalizada, la interoperabilidad, la automatización y la escalabilidad. Todo suma. Hay empresas que deciden desarrollar una tecnología potente que afecta directamente a los recursos continuos e implica un crecimiento para adaptarse a los requisitos y futuras normas de los clientes. Otras también deciden ir por la vía fácil: utilizar una solución gratuita como la de la AEAT o contar con un prestador de confianza a largo plazo que le facilite un entorno flexible y robusto para confiar en toda la facturación de la empresa depende de ello.
- Un proyecto completo de automatización avanzada requiere de una buena planificación. Muchas empresas deciden fasear el proyecto priorizando lo urgente, pero sin olvidar que lo importante del proyecto es ayudar a los usuarios (quién factura y quién tramita dichas facturas) y facilitar herramientas potentes que les facilite la vida.
Estos pasos son esenciales para poner en marcha un proyecto de factura electrónica. No obstante, el proceso se puede hacer largo y complejo. Descubre cómo dar un salto cualitativo y aprende a elaborar un proyecto de factura electrónica para cumplir con la Ley Crea y Crece.
Conoce el impacto positivo de la factura electrónica
Según el último estudio anual de implantación de factura electrónica, el uso de la factura electrónica genera muchas ventajas:
- La recepción y la emisión de las facturas suponen un ahorro de costes de más de 2 mil millones de €.
- El ahorro en tiempo (horas) asciende a más de 1.500.000 horas, lo que supone un 17,7 % más.
- El ahorro medioambiental en todas las transacciones electrónicas alcanza el 30%.
Por otro lado, destaca la inmediatez, la validez legal, trazabilidad, facilidad de archivado y acceso frente a las facturas en papel. Así como su contribución a reducir el consumo del papel y su capacidad para mejorar la liquidez de las empresas, especialmente en las PYMES, ya que permite acceder a nuevas fuentes de financiación.
Un proyecto de facturación electrónica es una inversión crucial para mejorar la eficiencia operativa, cumplir con la normativa y garantizar la competitividad a largo plazo que ofrece beneficios significativos.
La adopción de la e-factura requiere de un apoyo de experiencia, conocimiento y flexibilidad para sacar el máximo partido a este proceso de transformación.
