La aprobación de la Ley Crea y Crece está empujando a las empresas a integrar en sus sistemas y ERP la factura electrónica, según los requisitos técnicos y específicos que marca la norma.
Esta nueva obligatoriedad podría suponer una carga administrativa más, pero la adopción de la factura electrónica supone innumerables beneficios para mejorar la cuenta de resultados de las empresas:
- Agilidad en la emisión, recepción y aprobación de facturas.
- Gestión automatizada, ágil y simplificada del proceso de cuentas a cobrar y cuentas a pagar.
- Control de tesorería para reducir el PMC y el PMP.
- Mejora en la relación cliente-proveedor.
A continuación, describimos un ejemplo de cómo esta última ventaja proviene de la automatización de las cuentas a cobrar y cuentas a pagar.
Una empresa que vende productos para baños contrata los servicios de una empresa proveedora de cerámicas y azulejos. ¿Cómo sería el proceso de gestión de cuentas a cobrar y cuentas a pagar con la factura electrónica? ¿Cómo se traduce en la relación cliente-proveedor?
La digitalización de las cuentas a pagar: el proveedor
El proveedor de cerámicas y azulejos contacta con la empresa de venta de espacios de baño para proveerle material.
El proveedor, tras demostrar cumplir con unos estándares de calidad, cumplimiento normativo, solvencia financiera, etc, es elegido por la empresa de venta de espacios de baño, que pasa a ser directamente su cliente.
Su cliente realiza un pedido de 150 cajas de azulejos, y el proveedor emite una factura electrónica de la orden. Cada factura tiene la posibilidad de vincularse con un conjunto de albaranes. Toda esta documentación puede ser gestionada de principio a fin desde la plataforma de intercambio de facturas electrónicas como la que ofrece SERES.
La gestión de la factura en la plataforma recoge trazabilidad de toda acción aplicada a esta, permite adjuntar información adicional a la factura agilizando el proceso de cotejo, validación y aprobación final por parte de su cliente.
El proveedor consigue gracias al uso de la plataforma de intercambio de facturas electrónicas:
- Emitir la factura de forma segura y con posibilidad de añadir información adicional.
- Consultar en tiempo real el estado de la factura electrónica y obtener trazabilidad completa de las acciones aplicadas a la misma.
- Acceder a mecanismos de financiación sobre las facturas.
- Identificar patrones de pago y comportamientos del cliente para ajustar estrategias y políticas de crédito de cara a futuras relaciones comerciales.
- Crear un canal profesional de intercambio de documentos electrónicos.
La digitalización de las cuentas a cobrar: el cliente
El cliente, después de evaluar a su proveedor y certificarlo, realiza el proceso de compra de las 150 cajas de azulejos desde la plataforma.
Una vez ha recibida la mercancía, introduce la información en su sistema cotejando lo recibido con lo entregado. En el caso de utilizar una plataforma de intercambio de documentos electrónicos, esa información ya puede venir cargada en el sistema a través del albarán electrónico.
Finalmente, cuando el cliente recibe la factura, esta puede ser validada automáticamente con la información entregada en el albarán electrónico, o mecanizada por el operario. Una vez validada puede ser enviada a un proceso de tramitación para su aprobación, contabilidad, pago y archivado.
Previo al pago y gracias a la relación entre lo pedido, entregado y facturado, la aprobación y tramitación de la factura se puede automatizar.
¿Qué logra el cliente con la automatización de las cuentas a pagar?
- Recibir las facturas de forma segura y controlada para una gestión centralizada (evitando facturas en los cajones, perdidas o duplicadas).
- Reconocer y clasificar las facturas facilitando una conciliación ágil entre el número de pedido y el resto de documentación.
- Aprobar o tramitar rápidamente para ofrecer descuentos por pronto pago.
Este es un ejemplo de tramitación automática de facturas emitidas y recibidas que una empresa puede experimentar gracias al uso de la plataforma de intercambio electrónico de documentos diseñada por SERES.
Poner en marcha un proyecto de factura electrónica abordado por las empresas debe poner especial foco en mejorar la eficiencia de las cuentas a cobrar y cuentas a pagar, pues cualquier cambio en el ciclo de cuentas a cobrar altera la otra parte del ciclo (cuentas a pagar) y viceversa.
