Seguimiento factura electrónica: cómo reducir el PMC

Cobrar la nómina fuera de fecha puede conllevar no tener liquidez para pagar el alquiler mensual de un piso, la letra de una casa, el pago de un crédito o el pago financiado de un coche, entre otros.

Lo mismo sucede con las empresas. Cuando no les entra a tiempo el cobro de una factura por parte de un cliente, no pueden pagar las facturas que tiene pendientes con sus proveedores.

Digamos que el Periodo Medio de Cobro (PMC) afecta al Periodo Medio de Pago (PMP) cuando el primero excede la fecha en la que la operación debe efectuarse. Para evitar esto es importante contar con un software de seguimiento de la factura electrónica. 

La pandemia en España ha causado numerosos estragos en este sentido, en el del plazo de cobro y pago de facturas. De hecho, la ley establece que son 60 los días para cobrar una factura, pero la práctica se encuentra de media en 94 días.

Asimismo, otro de los datos a considerar, es que 75 de cada 100 facturas no se pagan a tiempo (deuda en mora). Este retraso, a diferencia de los bancos, es gratuito y no se cobra por ello, con lo que las empresas se relajan y no cambian sus malas costumbres.

Un adecuado flujo de caja, con buenas prácticas de cobro y pago de facturas a tiempo y con un programa de seguimiento factura electrónica, ayuda al working capital de tu empresa, es decir, a tener una buena salud de las finanzas a corto plazo.

Esta ratio muestra, a través de la división entre activos corrientes (existencias y efectivo) y pasivos corrientes (créditos, cuenta a pagar, etc), qué parte de los ingresos puede destinarse para hacer frente a las obligaciones de pago a medida que van venciendo.

Track2pay: monitorización segura para el cobro de facturas a tiempo

SERES propone un cambio de modelo, más seguro y efectivo para el cobro de facturas a tiempo. Su solución Track2pay hace que las facturas trabajen por las empresas gracias al diseño de tres módulos interconectados que permiten un pormenorizado seguimiento de la factura electrónica obligatoria.

El primer módulo se realiza a través de un fichero de integración. El cliente manda la factura y SERES la distribuye por el canal requerido. Una vez enviada, se pone en marcha un bot de seguimiento prevencimiento de facturas, y para aquellas facturas que presenten excepciones de las que no se tiene constancia del cobro, se pone en marcha el bot de seguimiento postvencimiento de las facturas.

Asimismo, cuando se manda una factura, se pone en marcha el CONNNECT TRACK TO PAY (email con un enlace de la factura). El receptor de la factura, cuando pincha en el enlace, el emisor de esta obtiene una trazabilidad de quién la ha recibido y cuándo. Algo que no se puede obtener de un email tradicional.

Cuando el receptor abre la factura puede descargarla, imprimirla, aceptarla, abrir una disputa con el emisor de esta o reenviarla a otros departamentos/personas de la compañía. Asimismo, se pueden configurar flujos, recordatorios y evidencias personalizables, sobre todo cuando no hay acuse de recibo.

De esta forma, no solo el emisor tiene una visión en tiempo real del proceso, también gracias a este software obtiene un ahorro significativo de gastos en el proceso de envío y cobro de facturas traducido en una disminución del 80% en los costes de expedición, un 50% en los costes de gestión y un 25% en los costes totales del proceso.

Esto, y la reciente aprobación de la Ley Crea y Crece que impone el uso obligatorio de la factura electrónica, permitirá una mejor relación de las empresas con sus clientes/proveedores y viceversa al quedar constancia de toda actividad (estados, adjuntos, etc) que gire en torno al proceso de envío y pago de facturas.