La transformación digital es un eje estratégico para todas las compañías. De ahí la importancia de definir correctamente el camino a seguir. Para lograr el éxito, siempre se ha de tener en cuenta a las personas, los procesos que componen una organización y la información que necesitamos generar para la toma de decisiones.
El miedo ante el cambio es inevitable, especialmente cuando se posa en el entorno laboral. Para las empresas, ese temor es un lastre en momentos de crisis ya que muchas necesitan encarar una transformación para superar impactos, como el de la pandemia.
De hecho, sigue vigente el análisis que Peter F. Drucker, el padre austriaco de la gestión empresarial moderna, publicó a mediados del siglo XX sobre la reacción de la población ante la llegada de un tiempo de cambio: el 15% lo rechaza abiertamente, al 70% le cuesta sumarse a él y el 15% restante lo acepta.
Es clave dejar de apoyar con recursos aquellos proyectos que han dejado de contribuir, para desarrollar nuevas estrategias de crecimiento con propuestas de valor diferentes. Para muchos el concepto de transformación digital y su definición pueden resultar algo familiar.
No obstante, todavía son muchas las empresas que no se atreven a dar el paso por miedo a lo “desconocido”, pensando que los inconvenientes pueden superar a las ventajas, que su modelo de negocio no está hecho para dicha transformación o simplemente que se trata de un proceso muy diferente a lo que realmente.
Desde SERES ofrecemos toda nuestra experiencia en ayudar a las empresas a hacer más fácil esa transformación, que consideramos totalmente necesaria porque implica una gestión de cambio en las personas, en los procesos y en las herramientas necesarias para ello.
¿Qué significa la transformación digital en las empresas?
La transformación digital en las empresas se refiere al proceso de cómo incorporar tecnología desde una perspectiva global, cómo digitalizar la cadena de suministro o los procesos de gestión de proveedores y cómo preparar a los equipos para trabajar en este nuevo marco de relación. Además, se centra en modificar el negocio con la lógica de los negocios y la economía digital para mejorar la "performance" o desempeño.
Se trata de un cambio conceptual que abarca a toda la empresa y afecta al modo de realizar los procesos operativos e interactuar con los socios comerciales y clientes.
Lógicamente, la digitalización del entorno económico genera una gran cantidad de datos en formato electrónico que es una característica idónea para ser tratado por sistemas informáticos (en sus distintas presentaciones).
Vamos a diferenciar las oportunidades que nos ofrece la aplicación de la tecnología orientada a:
- Mejorar los procesos existentes. Es decir, los procesos tradicionales que cuentan con un alto grado de madurez por su expansión en la industria.
- Crear nuevos procesos o servicios. La incorporación de nuevas actividades que son posibles gracias a la aplicación de las nuevas tecnologías, o no tan nuevas pero que hasta el momento eran de difícil aplicación.
Todo este proceso de transformación digital es clave a la hora de decidirse por hacer una transformación de los procesos de P2P y O2C, dónde SERES tiene gran experiencia por ser proveedor de facturación electrónica desde hace más de 30 años.
Con la facturación electrónica como piedra angular del proceso, en SERES hemos diseñado una solución completa y modular que va a cubrir de manera automatizada todas las fases de la cadena de suministro en su orden lógico, lo que no significa que todas estas fases sean obligatorias pues en algunas empresas o negocios no aplican todas y son elemento clave en la transformación digital de las compañías.
- Purchase to pay / Source to pay comprende desde la identificación de un proveedor hasta el pago de la factura recibida.
- Order to Cash comprende desde la identificación de un cliente hasta el cobro de la factura emitida.
¿Cuáles son las fases de la transformación digital?
- Identificación. En primer lugar, se investigan las tecnologías que se aplican en el sector, tanto la de tus competidores como las tuyas propias. Responde a preguntas como: ¿Qué tipo de tecnologías existen en el mercado? o ¿Cuáles aplican los competidores y cuáles podrían tener un impacto positivo en tu empresa?
- Análisis. Identificada la necesidad de actualizarse hacia un modelo de negocio más innovador y tecnológico, evalúa la viabilidad de tu plan de transformación digital respondiendo a preguntas del tipo: ¿Cómo puede tu negocio responder al uso de las nuevas tecnologías?; ¿Cuáles podrían suponer una amenaza y de qué forma podrían llegar a ser una oportunidad?; o ¿Quiénes serán los responsables de liderar el proceso de transición tecnológica y qué pasos se darán?
- Transición. Llega el momento de poner en juego todas las capacidades internas, así como de crear una serie de vínculos con agentes externos que hagan posible la transformación digital (a pesar de no haber aún beneficios en los primeros meses). Aquí hay que responder a preguntas como: ¿De qué forma se ha de liderar el cambio para favorecer la constante adaptación tecnológica ahora y en el futuro?
- Ejecución. En este punto ya existe cierto control sobre el cambio implementado, por lo que llega el momento de medir y evaluar cuáles son las tecnologías y estrategias más beneficiosas para la empresa, con preguntas como: ¿Cómo colaborar dentro del entorno digital para fomentar la innovación y la adaptación tecnológica de forma constante?
- Optimización. Superadas las 4 primeras fases, se empiezan a obtener beneficios reales de la transformación digital y se hace posible la optimización de recursos para conseguir una mayor ratio de conversión (la digitalización genera más producción a un menor coste, lo que no implica necesariamente reducción de personal).
Ventajas de la transformación digital para las empresas
- El entorno digital es una gran fuente potencial de nuevos negocios.
- Una empresa digitalizada es una empresa culturalmente actual e innovadora.
- La comunicación automatizada y logística interna mejoran sustancialmente gracias a procesos más ágiles.
- El trabajo en equipo pasa a ser una prioridad para encontrar nuevas formas de trabajar.
- Se acelera la velocidad de respuesta ante cambios repentinos en el entorno.
- El análisis de datos se realiza de forma mucho más exhaustiva y detallada.
- La atención al cliente mejora en todos los aspectos.
- El cambio tecnológico impulsa nuevas mejoras en los productos y servicios ofrecidos.
- Una mejora de la productividad de los procesos internos de la empresa, de la interacción y comunicación entre las empresas y los agentes externos en general.
- La creación de nuevas oportunidades en la gestión interna de la empresa que permita extender las funcionalidades existentes y crear otras nuevas condiciones.
Consejos estratégicos para implementar la digitalización
- Realiza una auditoría o análisis interno para conocer cuál es la situación tecnológica de tu empresa o negocio, así como las habilidades informáticas de sus miembros.
- Implica a todo tu(s) equipo(s) dentro del proceso de transformación digital).
- Fomenta la creatividad y la innovación por parte de cada persona involucrada en el cambio, para adoptar nuevas actitudes digitales.
- Desarrolla un plan estratégico para actuar en base a tus recursos (económicos y humanos), el entorno digital que caracteriza a tu sector y las necesidades de tu público objetivo.
- Realiza una migración de archivos y documentación a la nube para facilitar el trabajo en línea y desde cualquier lugar.
- Trabaja con un cuadro de mandos para llevar un seguimiento controlado en base a indicadores KPIs.
- Revisa regularmente la optimización de recursos y evitar capacidades ociosas.
¿Qué conclusión podemos extraer de la digitalización de empresas?
En resumen, la transformación digital o digitalización empresarial se trata de un proceso que requiere una actitud abierta al cambio, la participación de todos los colaboradores, mucha comunicación interna y capacidad para adaptarse a un entorno cambiante.
En una empresa digitalizada, todos los esfuerzos laborales funcionan diferente a los esfuerzos tradicionales (manuales). Se utilizan herramientas digitales, softwares empresariales y adaptables, colaboración social y plataformas de comunicación conectadas y escalables. Todo esto significará una mejora inmediata y un ahorro de costes y tiempos que permitirá trabajar de una manera más ágil y productiva.
En SERES nos ocupamos de estos procesos de digitación en las soluciones S2P. La misión principal de la solución Source to Pay es mejorar a través de la automatización, la eficiencia del proceso que discurre desde la detección de una necesidad hasta la conciliación del pago de la factura, y que va a aportar a todos los departamentos de la organización de una manera fiable fácil e intuitiva, nuevas metodologías que van a permitir comunicar entre sí, comunicar con los socios comerciales y mejorar el rendimiento del stakeholder.
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