Gestión de proveedores: función clave dentro de las compras

Autor: Ernesto Castro    21/11/2023

La Gestión de Proveedores es un proceso clave en la administración empresarial que permite a una compañía seleccionar adecuadamente a los proveedores que pueden cubrir las necesidades de productos y servicios. Se trata, por tanto, de una selección meditada con el objetivo de simplificar y optimizar la cartera de proveedores.

Habitualmente los departamentos de Compras se enfrentan con el reto de gestionar un enorme porfolio de empresas con las que comercialmente interactúan, a menudo miles de proveedores del que se tiene poco o escaso conocimiento en profundidad.

El orden y la segmentación de los proveedores en sus diversas categorías o familias de compras resulta fundamental para elegir el ¿qué?, ¿quién?, ¿cómo?, ¿dónde?, ¿cuándo?, es la mejor opción posible para dar respuesta a nuestros requerimientos.

Al igual que no todas las compras son iguales, no todos los proveedores lo son y por tanto hay que tener un sistema que de forma ágil nos permita filtrar a los proveedores estratégicos o críticos del resto de proveedores.

Los compradores profesionales deben poner el foco en aquellos que son sustanciales e imprescindibles para nuestra cadena de producción, proveedores que consideramos casi como una extensión de la empresa y por tanto socios comprometidos con nosotros.

La Gestión de Proveedores de forma automatizada permite comunicarnos de manera transparente y trazable en la relación comercial con ellos. Toda la información que se genera en dicha relación tiene que ser clasificada y guardada para disponer de ella en cualquier momento.

Por otra parte, la Gestión activa de Proveedores a través de una herramienta de e-procurement nos permite hacer un seguimiento sobre su rendimiento y calidad en el servicio, productos, entregas y cumplimiento de lo contratado. Así mismo su compromiso, implicación y capacidad de respuesta y resolución de problemas que puedan surgir en la relación comercial.

Resulta fundamental dentro de la gestión de proveedores, el momento que se decide comenzar a trabajar con un proveedor nuevo del que apenas conocemos y por tanto supone un riesgo.

La Gestión de Proveedores incluye también la parte operativa cómo es la gestión de los contratos con aquellos con los que se ha establecido un acuerdo comercial, así como la emisión y seguimiento de los pedidos a los proveedores.

La petición de ofertas a los diferentes proveedores que tenemos en cartera homologados nos permitirá hacer una correcta adjudicación del proveedor idóneo para cubrir nuestras necesidades. El comparativo de las diferentes propuestas quedarán también convenientemente registradas y podrán ser consultadas o auditadas en todo momento.

Una suite completa de soluciones automatizadas para la gestión de proveedores es imprescindible para llevar a cabo dichas funciones.

Por tanto, la Gestión de Proveedores es la principal actividad y responsabilidad del departamento de Compras, y es clave para la optimización de los recursos en cualquier empresa.

El proceso de la homologación es fundamental para conseguir reducir esos riesgos (ya sean reputacionales, económicos, legales…).

¿Qué es el Proceso de Homologación de Proveedores?

La homologación de proveedores es una evaluación que solicitan las empresas a sus proveedores y contratistas por el que se evalúa y califica su cumplimiento financiero, legal, capacidad operativa y los sistemas de gestión de acuerdo a lo solicitado por el cliente:

  • Seguridad y Salud en el Trabajo.
  • Calidad.
  • Medioambiente.
  • Responsabilidad Social Empresarial.
  • Riesgo Operacional y Continuidad de Negocio.
  • Anticorrupción.
  • Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo.
  • Seguridad y Protección en Comercio Internacional.
  • Seguridad de la Información.

Fases del proceso de homologación

1. Análisis y clasificación de proveedores

Se debe tener una visión global de la clasificación de los proveedores por gasto y categoría para detectar qué categorías y proveedores son susceptibles de necesitar un procedimiento de homologación y cuáles son los puntos más relevantes para evaluar en cada uno de los proveedores/categorías.

La segmentación por categorías y/o volumen de Compras es útil para organizar la cartera de Proveedores y facilita su selección.

2. Cuestionarios de homologación

Una vez categorizados los proveedores homologados, definiremos qué requisitos deben de cumplir los proveedores pertenecientes a cada categoría. Puede ocurrir que tengamos categorías especiales o críticas que requieran de un proceso de homologación especial.

Se realizarán cuestionarios a proveedores y en función de sus respuestas se procederá a su homologación. Es recomendable definir dos tipos de cuestionarios:

Uno estándar, aplicable a todos los proveedores independientemente de la categoría a la que pertenezcan. Dentro de este procedimiento, se evaluarán aspectos comunes como la solvencia financiera de los proveedores.

Otro particular de cada una de las categorías, en función del tipo de producto o servicio. Por ejemplo, en una categoría que contiene proveedores que suministran un producto muy relevante y que afectan de una manera muy directa a la línea de producción, se le solicitará durante el proceso de homologación muestras del producto con el objetivo de comprobar que cumplen con todos los requisitos de calidad establecidos.

3. Inclusión de proveedores nuevos por categoría

Al iniciar un procedimiento de homologación, es muy útil incluir proveedores nuevos para cada categoría, ya que es una manera inicial de evaluar las oportunidades que ofrece el mercado asumiendo menos riesgos y asegurando una mayor competencia entre proveedores, consiguiendo mejores precios.

4. Evaluación de los cuestionarios

Una vez recibidas las respuestas, podemos elaborar un sistema de puntuación para valorar a todos los proveedores de una misma categoría de manera objetiva.

Por ejemplo, podemos establecer qué preguntas son fundamentales para el suministro del producto o servicio y, en caso de una respuesta negativa por parte del proveedor, considerar su exclusión inmediata del proceso.

5. Auditoría: visitas a las instalaciones de los proveedores

Sus objetivos son evaluar una serie de factores previamente definidos en un cuestionario de auditoría, comprobar la veracidad de las respuestas de los proveedores obtenidas en los cuestionarios y minimizar el riesgo de las operaciones comprobando in situ el potencial de los proveedores.

6. Informe de homologación

Finalmente, se definirán informes de homologación donde quedarán reflejados todos los pasos y conclusiones obtenidas en las fases anteriores.

En el proceso de homologación deben participar representantes de los departamentos afectados, como el responsable de compras, el responsable de calidad y el responsable del departamento usuario de la categoría a homologar. Así incluiremos todos los aspectos valorables que puede aportar cada uno desde diferentes puntos de vista.

El proceso da como resultado una lista de proveedores homologados que deberá ser difundida a todas las personas de la empresa con responsabilidades de compra, de manera que no puedan comprar a proveedores no incluidos en la lista.

Que un proveedor esté homologado no supone que la empresa esté obligada a comprar sus productos, sino que está capacitado y acreditado para hacerlo. La selección de los proveedores a los que comprar en cada momento se deberá realizar a través de un sistema de evaluación, que describiremos en un informe posterior.

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