La gestión de proveedores es un proceso clave en la administración empresarial que permite a una compañía seleccionar adecuadamente a los proveedores que pueden cubrir las necesidades de productos y servicios. Se trata, por tanto, de una selección meditada con el objetivo de simplificar y optimizar la cartera de proveedores.Los departamentos de compras enfrentan el reto de gestionar un enorme portafolio de empresas con las que interactúan comercialmente. A menudo, esto incluye miles de proveedores de los que se tiene poco o escaso conocimiento en profundidad.
El orden y la segmentación de los proveedores en sus diversas categorías de compras es clave para responder a 5 preguntas clave para elegir la mejor opción posible para dar respuesta a nuestros requerimientos: ¿qué?, ¿quién?, ¿cómo?, ¿dónde? y ¿cuándo?
Todos los proveedores no son iguales, al igual que todas las opciones de compra, por lo que hay que tener diseñado un sistema que, de forma ágil, permita filtrar a los proveedores estratégicos o críticos del resto.
Los compradores profesionales deben poner el foco en aquellos que son sustanciales e imprescindibles para nuestra cadena de producción. Es decir, proveedores que son considerados casi como una extensión de la empresa y, por tanto, socios comprometidos.
La gestión de proveedores automatizada permite una comunicación transparente y trazable en la relación comercial con ellos. Toda la información que se genera en dicha relación tiene que ser clasificada y guardada para disponer de ella en cualquier momento.
Por otra parte, la gestión activa de proveedores a través de una herramienta de e-procurement permite hacer un seguimiento sobre su rendimiento y calidad en el servicio, productos, entregas y cumplimiento de lo contratado. De igual manera que con el compromiso, implicación y la capacidad de respuesta y resolución que puedan surgir en la relación comercial.
Aspectos a tener en cuenta de la gestión de proveedores
Dentro de la gestión de proveedores, resulta fundamental el momento en el que se decide comenzar a trabajar con un proveedor nuevo del que apenas hay información, ya que supone un riesgo.
En la parte operativa también incluye la gestión de contratos con aquellos con los que se ha llegado a un acuerdo comercial, así como la emisión y seguimiento de los pedidos a los proveedores.
La petición de ofertas a diferentes proveedores, siempre y cuando estén en homologados, brindará la oportunidad de realizar una correcta adjudicación del proveedor para cubrir las necesidades de la empresa. El comparativo de las diferentes propuestas quedarán también convenientemente registradas y podrán ser consultadas o auditadas en todo momento.
Una suite completa de soluciones automatizadas para la gestión de proveedores es imprescindible para llevar a cabo dichas funciones.
La gestión de proveedores es, por tanto, la principal de actividad y responsabilidad del departamento de compras y es clave para optimizar los recursos en cualquier empresa. A su vez, el proceso de la homologación de proveedores es fundamental para conseguir reducir riesgos reputaciones, económicos o legales.
¿Qué es el proceso de homologación de proveedores?
La homologación de proveedores es una evaluación que solicitan las empresas a sus proveedores y contratistas para calificar su cumplimiento financiero y legal y en relación con desafíos ambientales, sociales y de gobernanza, su capacidad operativa y los sistemas de gestión de acuerdo a lo solicitado por el cliente:
- Seguridad y salud.
- Calidad.
- Medioambiente.
- Responsabilidad social empresarial.
- Riesgo operacional y continuidad de negocio.
- Anticorrupción.
- Lavado de activos y financiamiento del terrorismo.
- Seguridad y protección en comercio internacional.
- Seguridad de la información.
Fases del proceso de homologación
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1. Análisis y clasificación de proveedores
Se debe tener una visión global de la clasificación de los proveedores por gasto y categoría para detectar cuáles necesitan un procedimiento de homologación y cuáles son los puntos más relevantes para evaluar. La segmentación por categorías y/o volumen de compras es útil para organizar la cartera de proveedores y facilitar su selección.
- 2. Cuestionarios de homologación
El siguiente paso consiste en definir qué requisitos deben cumplir los proveedores pertenecientes a cada categoría. Hay que tener en cuenta que pueden existir categorías especiales o críticas que requieran de un proceso de homologación especial.
Se realizarán cuestionarios a proveedores y en función de sus respuestas se procederá a su homologación. Es recomendable definir dos tipos de cuestionarios:
- Uno estándar y aplicable a todos los proveedores independientemente de la categoría a la que pertenezcan donde se evaluarán aspectos comunes como la solvencia financiera.
- Otro particular de cada una de las categorías en función del tipo de producto o servicio. Por ejemplo, en una categoría que contiene proveedores que suministran un producto muy relevante y que afectan de manera directa a la línea de producción, se solicitará durante el proceso muestras del producto con el objetivo de comprobar que cumplen con todos los requisitos de calidad establecidos.
- 3. Inclusión de proveedores nuevos por categoría
Al iniciar un procedimiento de homologación, es muy útil incluir proveedores nuevos para cada categoría ya que, en primera instancia, es ideal para evaluar las oportunidades que ofrece el mercado y asumir menos riesgos.
- 4. Evaluación de los cuestionarios
Una vez recibidas las respuestas, se elabora un sistema de puntuación para valorar a todos los proveedores de una misma categoría de manera objetiva. Por ejemplo, se puede establecer qué preguntas son fundamentales para el suministro del producto o servicio. Y, en caso de una respuesta negativa, considerar la exclusión inmediata del proceso.
- 5. Auditoría
Sus objetivos son evaluar una serie de factores previamente definidos en un cuestionario de auditoría, comprobar la veracidad de las respuestas de los proveedores obtenidas en los cuestionarios y minimizar el riesgo de las operaciones comprobando in situ el potencial de los proveedores.
- 6. Informe de homologación
Finalmente, se definirán informes de homologación donde quedarán reflejados todos los pasos y conclusiones obtenidas en las fases anteriores.
En el proceso de homologación deben participar, como mínimo, el responsable de compras, el responsable de calidad y el responsable del departamento usuario de la categoría a homologar. Así se incluirán todos los aspectos valorables que puede aportar cada uno desde diferentes puntos de vista.
El proceso da como resultado una lista de proveedores homologados que debe ser difundida a todas las personas de la empresa con responsabilidades de compra.
Que un proveedor esté homologado no supone que la empresa esté obligada a comprar sus productos, sino que está capacitado y acreditado para hacerlo. La selección de los proveedores a los que comprar en cada momento se deberá realizar a través de un sistema de evaluación.
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