Autor: Cristina Chicote 19/01/2024
La gestión de contratos de manera eficiente pasa por un buen proceso de digitalización. Es un factor muy importante porque reporta un incremento de su productividad en torno a un 25%, ya que la automatización de los procesos no solo dota a la empresa del control sobre las acciones de estos, sino que aumenta la seguridad sobre los documentos necesarios para el desarrollo de su actividad.
De esta forma, se reducen los costes de procesos, generando un impacto interno positivo mejorando el rendimiento de los trabajadores y el externo la experiencia del cliente final.
La automatización de la gestión de contratos es muy importante porque es un proceso intensivo en recursos y que puede conllevar errores. Se trata de un proceso de organización, administración y coordinación del ciclo de vida de cualquier tipo de documento contractual que se genere de la actividad de la empresa, sin olvidar el almacenamiento de estos. Además, esto representa la comunicación automatizada dentro de un entorno hiperconectado.
El proceso de firma con el proveedor es uno de los momentos clave del proceso de gestión de contratos, ya que supone la formalización de la compra de bienes o servicios con los niveles de calidad establecidos.
En SERES hemos desarrollado la plataforma de gestión de documentos electrónicos que incluye soluciones de digitalización y automatización de los procesos de firma para poder identificar qué usuario autoriza cada contrato y/o anexo al mismo, garantizando siempre la confidencialidad, integridad y autenticidad del mismo. El software que permite la firma digital de cualquier documento electrónico de manera no presencial entre una o más personas es Contralia.
¿Cómo funciona?
El usuario sube el documento a firmar en la plataforma y lo envía a los firmantes por correo electrónico. Los firmantes pueden aceptar o rechazar mediante un clic y Contralia se encarga de dejar constancia y darle valor legal.
Las ventajas de este servicio son:
- Mayor seguridad. A diferencia del papel, los documentos con firma electrónica no pueden ser alterados ni manipulados.
- Agilidad en los trámites. Los procesos y los flujos de operaciones que implican la firma y gestión de documentos se automatizan, simplificando en gran medida no solo el procedimiento en sí, sino también el transporte, la distribución y el almacenamiento de estos.
- Aumento satisfacción del cliente. La firma electrónica también genera una mejora integral y tangible del servicio al cliente en todas aquellas empresas que la utilicen para la venta de sus productos y servicios. En sectores como la banca o el retail la firma electrónica proporciona una plataforma a los clientes para realizarlo todo de manera digital con la máxima comodidad y seguridad. Esto amplía el horizonte de la movilidad en la experiencia de cliente. Además, con su uso se asegura la prevención del fraude.
- Ahorro de costes. No solo hablamos de tiempo, sino también de dinero. Al firmar digitalmente documentos estaremos haciendo un uso más racional de recursos tradicionales como tóner/tinta y papel.
- Ahorro de tiempo. Los trámites burocráticos suelen requerir de bastante tiempo, y lo que se consigue al firmar documentos digitalmente es reducir tiempos de espera, y agilizar el tránsito de documentación.
- Facilidad de uso.
- Posee testigo digital. Documento de evidencias con valor probatorio que recoge todas las evidencias electrónicas generadas durante el proceso de firma.
- Custodia legal en la nube. Se garantiza durante 15 años el archivo y custodia, según exige la Ley.
- Se garantiza la confidencialidad.
Este proceso de firma digital y almacenamiento de contratos ofrece a la compañía el control y seguimiento de todos los contratos y/o anexos con cada uno de sus proveedores, ya que ofrece la posibilidad de identificar quienes son los firmantes y poner a disposición de los usuarios la información de los contratos.
Es importante destacar la relevancia de nuestra plataforma S2P en este contexto. Además de su capacidad para adaptarse a las necesidades de los clientes, una vez que se firma el documento con el proveedor, cualquier usuario de la plataforma, según sus niveles de acceso, puede consultar las condiciones de los contratos y/o anexos, garantías y cláusulas asociadas. Por otro lado, la herramienta cuenta con un sistema de alertas para fechas de vencimiento y el control de los servicios contratados.
La búsqueda de la información se realiza de manera rápida y sencilla, mitigando cualquier riesgo que se pueda generar en el proceso.
La agilidad de acceso a la información y control sobre la misma garantiza el éxito de la empresa. Por ejemplo, si una empresa hace compras por un total de unidades, pero no las requiere en una sola entrega, a través de la solución S2P de SERES el cliente podrá tener el control sobre el consumo de las unidades compradas y recibidas.
Los contratos como parte fundamental dentro de la cadena de aprovisionamiento requieren un seguimiento y control exhaustivo de los mismos, que dará como resultado una garantía de éxito en la actividad de cualquier empresa.
El acceso a la información a cualquier relación contractual hace que se agilice la actividad de la empresa mitigando posibles riesgos generados de la propia actividad de la empresa.
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