Optimiza la gestión de proveedores con KPIs y dashboards de compras

En el panorama actual de compras, las empresas se enfrentan a un reto evidente: transformar datos en información realmente valiosa para conseguir una toma decisiones estratégicas óptimas.

Los cuadros de mando de compras son un aliado imprescindible para aquellas organizaciones que quieren eficiencia, agilidad y control en la gestión de compras.

A lo largo de este artículo, exploraremos cómo llevar la gestión de tus proveedores al siguiente nivel a través de los datos, estandarizando KPIs (Key Performance Indicator) y utilizando visualizaciones efectivas.

Centralizar y optimizar datos, el primer paso hacia una gestión eficiente

Como la mayoría de las empresas manejan datos de proveedores de múltiples fuentes (ERPs, hojas de cálculo, bases de datos internas o plataformas externas), el acceso a una visión clara y unificada de la información y el riesgo a cometer errores puede aumentar considerablemente.

Para ello, una solución es implementar sistemas que ayuden a centralizar toda la información en una única plataforma y que, además, sea accesible para todos los departamentos.

En este punto surge la necesidad de disponer de una base de datos centralizada que permita asegurar la calidad de datos a través de controles rigurosos para que las inconsistencias aparezcan lo menos posible y, cuando lo hagan, se corrijan de forma proactiva.

Contar con una base de datos centralizada reduce el tiempo invertido en recopilar y validar datos y se convertirá en el eje principal para tomar decisiones más rápidas y fundamentadas.

La mayor parte de las empresas que adopta plataformas centralizadas para la gestión de proveedores reportan una reducción significativa de daño reputacional, de interrupciones de las operaciones y, sobre todo, en el tiempo necesario para realizar auditorías internas y generar informes estratégicos.

La importancia alinear los KPIs con los objetivos estratégicos de la empresa

Muchos departamentos de compras utilizan, para su desempeño, métricas aisladas o no estandarizadas, lo que multiplica las inconsistencias y dificulta la evaluación real del desempeño de los proveedores.

Los KPIs o indicadores clave de desempeño son métricas que nos permiten medir y evaluar el rendimiento de las actividades y procesos de adquisición de una empresa. Con los KPIs mides costes y ahorros, calidad, relación con proveedores, tiempos, eficiencia y sostenibilidad (criterios ESG).

Para asegurar que los indicadores seleccionados estén alineados con los objetivos estratégicos planteados, hay que definir unos KPIs relevantes para la empresa como pueden ser el tiempo promedio de entrega, calidad del producto o servicio recibido, cumplimiento contractual o coste total de adquisición.

Existen 5 tipos de KPIs:

• Para medir la eficiencia en el proceso de compras: tiempo de ciclo de compras, índice de exactitud en el pedido, número de proveedores, concentración de compras por proveedor e índice de rotación de proveedores.
• Para medir la relación con los proveedores: variación de precio promedio, porcentaje de descuento conseguido, tasa de ahorro en compras, índice de ahorro anual y porcentaje de proveedores certificados.
• Para medir costes y ahorros: variación de precio promedio, porcentaje de descuento conseguido, relación precio-calidad, tasa de ahorro en compras e índice de ahorro anual en compras.
• Para medir cumplimiento y desempeño: porcentaje de entregas a tiempo, porcentaje de entregas completas, índice de devolución de productos, porcentaje de cumplimiento de contratos y tasa de reclamaciones de clientes.
• Para medir estrategia de compras y responsabilidad social: centralización de compras, porcentaje de compras locales, número de reclamaciones a proveedores, porcentaje de proveedores certificados y porcentaje de compras sostenibles.

En un mundo cada vez más hiperconectado, volátil, incierto, complejo y ambiguo es fundamental estandarizar y definir los KPIs para medir el rendimiento de los proveedores y que la toma de decisiones de compra esté completamente alineada.

Visualización de datos, la clave para una toma de decisiones ágil y efectiva

Pero… tener a tu disposición una serie de datos de calidad y KPIs relevantes no es suficiente si no se presentan de manera comprensible y con un valor añadido.

Las herramientas avanzadas de visualización de datos, que permiten transformar números en gráficos, dashboards interactivos y reportes dinámicos, son esenciales para la creación de cuadros de mando que prioricen la claridad y faciliten la interpretación inmediata de los datos clave.

Un cuadro de mando es una herramienta visual para recopilar, organizar y analizar datos clave para evaluar el desempeño de los proveedores. Los elementos clave de un cuadro de mandos son: KPIs estratégicos, visualización de datos, automatización y actualización en tiempo real y alertas y análisis predictivo.

Contar con cuadros de mandos claros y precisos facilita a los responsables de compras la identificación de patrones, problemas u oportunidades de mejora en tiempo real, lo que se traduce en una mejor (y más acelerada) toma de decisiones y en una disminución de los riesgos.

Lo anterior se ejemplifica muy bien en el estudio “Diseño de dashboards para la gestión de compras”, que resalta que los cuadros de mando interactivos en los departamentos de compra proporcionan una visión completa del rendimiento de la gestión en tiempo real. Para la gestión de proveedores, estas herramientas facilitan el seguimiento de métricas esenciales para el negocio como tiempos de entrega, calidad de productos y cumplimiento de contratos.

¿Por qué los KPIs y los cuadros de mando de compras son cruciales para tu empresa?

En un entorno donde la competencia es máxima y la eficiencia es clave, no basta con recopilar datos: es necesario transformarlos en decisiones estratégicas.

Los cuadros de mando y los KPIs no solo simplifican la gestión de compras, sino que también te brindan una serie de ventajas competitivas:

• Mejorar relaciones con proveedores.
• Tomar decisiones más rápidas y acertadas.
• Identificar las áreas de oportunidad y corregir los problemas de manera proactiva.
• Optimizar compras, generar ahorros y aumentar la rentabilidad.
• Alinear las actividades de compras con los objetivos empresariales.
• Proporcionar información objetiva y cuantificable.

¿Listo para dar el siguiente paso en la gestión de compras de tu empresa? ¡SERES puede ayudarte a implementar cuadros de mando efectos para optimizar tu gestión de proveedores de principio a fin!