Cuando hablamos de formato de factura electrónica se hace referencia la estructura del fichero que soporta la propia factura y su contenido legal. En el caso de España, la Agencia Tributaria ha establecido como oficial el denominado formato XML empleado en la estructura Facturae, conocida anteriormente como AEAT-CCI.
El formato XML, recomendado por la Autoridad Tributaria, no es el único usado, se emplean otros formatos como PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF o TXT. A pesar de que la extensión de la mayoría de las facturas electrónicas es XML, existen diferencias entre las facturas debido a que la estructura de cada país ha sido desarrollada de forma independiente.
Aunque la situación de la factura electrónica en Europa a día de hoy, demuestra que cada país tiene implantada una estructura diferente: FatturaPa (Italia), PEPPOL-BIS (Bélgica), ESIDIS (Grecia), etc., uno de los objetivos que se persiguen cuando se trata la factura electrónica en el mercado común europeo es establecer un formato estándar para todos los países.
Se trata de un formato común con la misma estructura de la información para facilitar el intercambio electrónico entre los países miembros y no comunitarios. Con este objetivo de la Unión ha establecido el formato UBL como formato común; el cual será el oficial y de uso obligatorio para toda la Unión a partir del 18 de abril de 2019. En este sentido, algunos países como Portugal ya han establecido este formato que se implantará en toda Europa.
De esta forma, se simplifica la forma de facturación actual. El proveedor incluirá en cualquier factura remitida a las administraciones públicas europeas unos datos comunes que homogeneizan su contenido (semántica definida en la referencia de la norma europea sobre facturación electrónica "EN 16931-1:2017, Facturación electrónica - Parte 1: modelo de datos semánticos de los elementos esenciales de una factura electrónica").
Además, se reducirá el número de formatos existentes (lista de sintaxis definida en CEN/TS 16931-2:2017, Facturación electrónica - Parte 2: lista de sintaxis, que cumplen la norma anterior: a. Mensaje XML del CEFACT/ONU de factura aplicable a toda la industria tal como se especifica en los esquemas XML 16B (SCRDM — CII) y b. Mensajes UBL de factura y nota de crédito tal como se definen en la norma ISO/IEC 19845:2015).
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