O processo de Procure-to-Pay (P2P) é crucial para qualquer negócio, pois envolve a automatização da aquisição de bens ou serviços. Este processo vai desde a identificação de uma necessidade de compra até ao pagamento final do fornecedor.
Para entender melhor, a seguir, vamos analisar cada uma das etapas do processo P2P:
- 1. Identificação das necessidades de compra: a primeira etapa do processo P2P é a identificação de uma necessidade de compra. Isso pode ocorrer quando o estoque de um produto se esgota ou quando um serviço específico é necessário para atender aos objetivos de negócios.
- 2. Criação de uma requisição de compra: uma vez identificada a requisição de compra, a requisição de compra é criada. Isso inclui informações detalhadas sobre o produto ou serviço, a quantidade necessária e quaisquer outras especificações importantes.
- 3. Aprovação do requisito de compra: o requisito de compra deve ser aprovado por um gerente ou supervisor antes de prosseguir com o processo de compra. Isso garante que a despesa seja necessária e que haja orçamento suficiente para financiar a compra.
- 4. Seleção de fornecedores: após a aprovação do pedido de compra, um fornecedor é selecionado para fornecer o produto ou serviço. Essa seleção pode ser baseada em vários fatores, como qualidade do produto, preço e confiabilidade do fornecedor.
- 5. Criação de ordem de compra: depois que o fornecedor é selecionado, uma ordem de compra é criada que inclui detalhes da transação, como o preço, a quantidade e as condições de pagamento acordadas.
- 6. Receção de produtos ou serviços: após a realização da encomenda, espera-se que o fornecedor entregue os produtos ou serviços solicitados na encomenda.
- 7. Verificação e aceitação de produtos ou serviços: uma vez recebidos os produtos ou serviços, verifica-se se correspondem aos detalhes da ordem de compra. Se os critérios de qualidade e quantidade forem cumpridos, a entrega é aceite e registada.
- 8. Processamento de faturas: após a entrega e aceitação dos produtos ou serviços, uma fatura é recebida do fornecedor. Esta fatura é processada e verificada para corresponder aos detalhes da ordem de compra.
- 9. Pagamento a fornecedores: finalmente, o pagamento é feito ao fornecedor pelos produtos ou serviços entregues.
Como se pode ver, o processo P2P é um processo completo que vai desde a identificação da necessidade de compra até o pagamento final ao fornecedor. Este processo é essencial para o funcionamento eficiente de qualquer negócio e a sua automatização está em franca expansão devido aos grandes benefícios que oferece às empresas.
Para automatizar todo o processo P2P, a SERES utiliza tecnologias para digitalizar e simplificar todas as atividades relacionadas à aquisição de bens e serviços, desde a solicitação de compra até a aprovação, recebimento e pagamento de faturas.
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