Na comunicação EDI, é essencial identificar corretamente os endereços comerciais. Os segmentos NAD (Name and Address) garantem que cada entidade envolvida numa transação é reconhecida de forma unívoca. Neste artigo, explicamos como utilizar estes segmentos e como as soluções EDI da SERES podem automatizar este processo, assegurando fiabilidade e conformidade.
O que são os segmentos NAD e para que servem?
Os segmentos NAD (Name and Address) são usados em mensagens EDI para indicar o papel e a localização das entidades envolvidas numa transação comercial.
Quais são as principais funções?
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Identificar entidades como comprador, vendedor, transportador, entre outros.
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Evitar ambiguidades e erros de entrega
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Automatizar o processamento documental.
Um documento para ser enviado e recebido por uma entidade deve conter um endereço. Para isso, a entidade deve estar identificada inequivocamente. Por exemplo, a SERES em Espanha tem a sua sede em Madrid em "Paseo de las Doce Estrellas 2. 28042 Madrid" e outro diferente em Barcelona. Ambos situam-se fisicamente uma empresa. Ambos utilizam para a sua identificação global o "número de identificação fiscal (NIF)" que em Espanha cada empresa tem o seu próprio independentemente do número de escritórios que tenha.
No âmbito EDI, a SERES oferece uma solução completa que inclui a correta identificação de segmentos. Saiba que o identificador da empresa global é um código EAN (o único no mundo por cada empresa), estabelecendo uma comparação com o exemplo anterior, o código EAN da entidade seria como o seu "número de identificação fiscal". A morada (rua, avenida, passeio, etc.) não é tão importante num documento eletrónico.
Como identificar corretamente os endereços?
No âmbito do EDI, os identificadores internos de cada empresa também são código EAN, único no mundo por cada unidade, departamento, gestor, delegação, etc.
No caso de uma guia de remessa, é habitual indicar no documento o código EAN de onde se entregará a mercadoria (armazém, centro, edifício, corredor, piso, etc.), quem fez a encomenda (loja, escritório, etc.). Na fatura, é habitual indicar a quem se fatura e quem fatura, quem paga e a quem se paga, etc.
Estes códigos EAN permitem redirecionar o documento para o âmbito necessário para a sua tramitação. O chefe do armazém que se prepara para a receção da mercadoria deverá receber a informação da guia de remessa para preparar-se para a sua receção e confrontação de dados. De igual maneira, o recetor da fatura necessitará essa informação de confrontação de dados para contabilizar a fatura e o tesoureiro para pagá-la. Todos estes participantes devem estar identificados e serem conhecidos tanto pelo emissor como pelo recetor da mensagem.
Para que uma empresa beneficie do EDI deve ter a sua estrutura administrativa publicada. Isto é, um documento com todos os códigos EAN possíveis na sua gestão diária.
Esta estrutura EDI pode ser muito simples, sobretudo em pequenas empresas, ou muito complexa. Para aliviar esta complexidade é normal criar uniões lógicas de códigos EAN. Desta maneira, só é necessário tratar um conjunto limitado de códigos lógicos.
Cada função ou tipo de entidade é representada por um código de função específico no segmento NAD.
Códigos de função NAD comuns:
| Código - Significado | Descrição |
| BY - Buyer (Comprador) | Entidade que realiza a compra |
| SU - Supplier (Fornecedor) | Entidade que fornece os bens/serviços |
| DP - Delivery Party | Destinatário dos bens |
| IV - Invoicee | Entidade a quem a fatura é dirigida |
| UC - Ultimate Customer | Cliente final |
As companhias utilizadoras do EDI notificam as alterações ou a abertura de novos Pontos Operacionais mediante as mensagens GENRAL.
Num âmbito automatizado o emissor e o recetor do documento costuma informar sobre as alterações, permitindo herdar desde um pedido para uma guia de remessa ou para uma fatura a informação quase total dos endereços globais e internos.
Com o EDI da SERES, a gestão de mensagens com segmentos NAD é automatizada e em conformidade com os standards internacionais.
Quando e como preencher o segmento NAD?
Fique a conhecer as boas práticas:
- Utilizar sempre o código EAN/GLN da entidade (Global Location Number).
- Garantir que o GLN está registado corretamente nas bases de dados.
- Validar a coerência entre os códigos e os dados de morada.
Como as soluções EDI da SERES podem ajudar neste processo?
A SERES fornece soluções EDI que automatizam o envio e receção de mensagens eletrónicas, assegurando que os segmentos NAD são preenchidos corretamente em todas as mensagens.
Vantagens das soluções EDI da SERES:
- Validação automática dos GLN e outros identificadores.
- Redução de erros manuais nos segmentos NAD.
- Integração nativa com ERP e sistemas logísticos.
- Cumprimento com as normas europeias e GS1.
Com o apoio da SERES, a sua empresa pode cruzar os dados em tempo real com diretórios autorizados como o GS1.
A tecnologia da SERES permite-lhe poupar tempo, evitar erros e garantir uma comunicação fluida com os seus parceiros comerciais. Ao automatizar a validação dos dados e assegurar o correto preenchimento dos segmentos NAD, a sua empresa ganha eficiência operacional, reduz falhas nas transações e reforça a confiança junto dos seus clientes e fornecedores.
Como evitar erros na identificação de endereços nas mensagens EDI?
As mensagens EDI são compostas por segmentos de informação — obrigatórios ou opcionais — que podem conter dados simples ou compostos, codificados ou não. Um dos segmentos mais críticos é o Segmento NAD, que inclui os dados de identificação e localização das entidades envolvidas na transação: empresa, nome, código, endereço, NIF e, quando necessário, informações adicionais como departamento ou unidade de tramitação.
Estes dados são essenciais para garantir que a mensagem chega ao destinatário certo, é aceite pelo departamento correspondente e contribui para a fluidez do processo de gestão.
Os Segmentos NAD abrangem tanto o comprador como o vendedor, ou seja, todos os Pontos Operacionais envolvidos na comunicação. Uma má identificação pode levar a atrasos na entrega, rejeições de documentos e até falhas no cumprimento de obrigações legais, especialmente em setores regulados.
Para evitar estes erros, utilize uma solução EDI com validação automática dos segmentos NAD, como a da SERES, que cruza os dados em tempo real com diretórios autorizados como o GS1. Esta validação garante a exatidão da informação e contribui para uma comunicação comercial eficaz, segura e em conformidade.
Quer automatizar e validar os seus segmentos NAD com segurança?
