Quando se dá o passo para o intercâmbio eletrónico de documentos apercebemo-nos de informação adicional que não está no intercâmbio atual em papel, que é necessária para que o destinatário possa, de uma forma automática, preparar o seu ambiente para a mercadoria que chegará, para a fatura que há que pagar, etc.
Hoje vamos a falar da informação de localização que contêm todas as mensagens EDI e que é necessária para direcionar o documento tanto de uma forma global como de uma forma interna nas companhias.
Endereços desde o ponto de vista global
Um documento para ser enviado e recebido por uma entidade deve conter um endereço. Para isso, a entidade deve estar identificada inequivocamente. Assim, por exemplo, a Seres em Espanha tem o seu domicílio físico em Madrid em "Paseo de las Doce Estrellas 2. 28042 Madrid" e outro diferente em Barcelona. Ambos situam fisicamente uma empresa. Ambos utilizam para a sua identificação global o "número de identificação fiscal (NIF)" que em Espanha cada empresa tem o seu próprio independentemente do número de escritórios que tenha.
No âmbito EDI o identificador de empresa global é um código EAN. Único no mundo por cada empresa.
Estabelecendo uma comparação com o exemplo anterior, o código EANda entidade seria como o seu "número de identificação fiscal". O endereço físico (rua, avenida, passeio, etc.) não é tão importante num documento eletrónico.
Os endereços desde o ponto de vista interno
Una vez que el mensaje ha llegado al "Buzón Electrónico Global" del destinatario, empieza a tomar más importancia las direcciones internas. Aquellas que definen dentro de la compañía donde deberá ser tratado la información del documento.
No âmbito EDI os identificadores internos de cada empresa também são código EAN, único no mundo por cada unidade, departamento, gestor, delegação, etc.
No caso de uma guia de remessa, é habitual indicar no documento o código EAN de onde se entregará a mercadoria (armazém, centro, edifício, corredor, piso, etc.), quem fez a encomenda (loja, escritório, etc.), etc.
Na fatura, é habitual indicar a quem se fatura e quem fatura, quem paga e a quem se paga, etc.
Estes códigos EAN permitem redirecionar o documento para o âmbito necessário para a sua tramitação. O chefe do armazém que se prepara para a receção da mercadoria deverá receber a informação da guia de remessa para preparar-se para a sua receção e confrontação de dados. De igual maneira, o recetor da fatura necessitará essa informação de confrontação de dados para contabilizar a fatura e o tesoureiro para pagá-la. Todos estes participantes devem estar identificados e serem conhecidos tanto pelo emissor como pelo recetor da mensagem.
Como se gerem desde o ponto de vista de negócio?
Para que uma empresa se beneficia do EDI deve ter a sua estrutura administrativa publicada. Isto é, um documento com todos os códigos EAN possíveis na sua gestão diária.
Esta estrutura EDI pode ser muito simples, sobretudo em pequenas empresas, ou muito complexa. Para aliviar esta complexidade é normal criar uniões lógicas de códigos EAN. Desta maneira, só é necessário tratar um conjunto limitado de códigos lógicos.
Exemplo Estrutura Administrativa
Centro A: Código A (a quem se fatura) e código B (quem paga)
Centro B: Código B (a quem se fatura) e código B (quem paga)
Centro C: Código C (a quem se fatura) e código B (quem paga)
Centro D: Código C (a quem se fatura) e código D (quem paga)
Neste exemplo de quatro centros, três compartilham departamento de tesouraria (Código B), o centro C ou D comparte departamento de contabilidade. Neste caso, reduzem-se as possibilidades de 64 a 4.
As companhias utilizadoras do EDI notificam as alterações ou a abertura de novos Pontos Operacionais mediante as mensagens GENRAL.
Num âmbito automatizado o emissor e o recetor do documento costuma informar sobre as alterações permitindo herdar desde um pedido para uma guia de remessa ou para uma fatura a informação quase total dos endereços globais e internos.
Um pouco de tecnicismos: Segmento NAD
As mensagens EDI contêm uma sequência de segmentos de informação, que podem ser de requisito obrigatório ou de inclusão condicional, podem estar formados por dados simples ou compostos (quando, por sua vez, estão formados por outros dados simples) e podem estar ou não codificados (tomando valores de uma lista associada, conhecida previamente ou anexada).
O Diretório de Segmentos ou Segmentos NAD contêm as informações de destino para o envio da mensagem, isto é, a definição da empresa, nome, o código, o endereço e o NIF, além de incluir departamento, unidade de tramitação, ou que for necessário em função da estrutura interna do destinatário. Isto é imprescindível para que a mensagem seja recebida e aceite pelo departamento vai destinada e para a agilidade do processo de gestão.
Os Segmentos NAD incluem informação tanto do comprador como do vendedor. Isto é, todos os Pontos Operacionais que intervêm na comunicação.
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