Sabe o que está na base de um processo EDI eficaz?

A utilização do EDI (Electronic Data Interchange) está presente em diversas indústrias,  sendo maioritariamente utilizado pelos setores de retalho, automóvel, saúde e transporte. Se a sua empresa mantém relações comerciais com empresas de algum destes setores, é possível que as mesmas já estejam a trabalhar com EDI e possam encontrar uma via para melhorar a sua comunicação.

Na SERES, há mais de 30 anos, que apoiamos a transformação digital das empresas com soluções de EDI que simplificam e automatizam a troca documental. Neste artigo, explicamos as bases do EDI e como esta tecnologia pode aumentar a eficiência, reduzir erros e garantir o cumprimento legal em todo o ciclo de compra e venda.

Como se utiliza o EDI nas mensagens entre fornecedor e cliente?

Ainda que todos os setores utilizem os mesmos documentos é possível que existam alguns onde a existência das encomendas seja obrigatória e, outros, onde a nota de receção e mercadoria seja opcional. De qualquer modo,  saiba que alguns documentos contam com informação diferente de acordo com o setor ou tipo de troca (reposição de frescos, peixe, etc.).

Em qualquer caso, quando, por exemplo, uma grande superfície solicita ao seu fornecedor a reposição de leite, ou quando um hospital solicita ao seu fornecedor material cirúrgico, ou até quando um fabricante de veículos solicita ao seu fornecedor novos materiais, em todos eles se coincide o processo do envio da fatura.

A lógica baseia-se, se seguirmos o exemplo do fabricante de veículos, em que o realiza uma encomenda de mercadoria (ORDERS), na qual detalha o número de materiais que quer comprar. Essa encomenda indicará a quantidade solicitada, os modelos, as características, etc. O fornecedor vai enviar a mercadoria e responderá com uma guia de remessa (DESADV) que descreve os produtos enviados.

A guia de remessa pode conter informação a dois níveis, o básico e o logístico, onde se indica a organização do material em detalhe, paletes, caixas, etc. A fábrica, depois de receber os materiais, enviará uma confirmação de receção da mercadoria (RECADV) que é essencial porque indicará as discrepâncias, em caso de existi. Por exemplo se recebe 80 peças em vez de 100 ou se o modelo de 4 não é o solicitado. Depois da verificação o fornecedor emitirá a fatura de venda (INVOIC) com as correções correspondentes

Quais são os benefícios do EDI?

O EDI é uma tecnologia que revoluciona a forma como as empresas trocam informações comerciais, garantindo rapidez, segurança e automatização. Conheça as principais vantagens que  o EDI da SERES traz às empresas para ajudar a potenciar o seu negócio:

• Redução de erros manuais e custos operacionais.

• Maior rapidez e fiabilidade na troca de documentos comerciais.

• Integração direta com ERP e sistemas de faturação.

• Cumprimento das normas legais nacionais e internacionais.

• Segurança, rastreabilidade e interoperabilidade.

• Suporte ao crescimento e à internacionalização.

Para perceber melhor o impacto do EDI da SERES, veja o que a SISAMEX tem para partilhar sobre a sua experiência com a nossa solução:

"A SERES foi a melhor opção em termos de custos e entrega do projeto de integração. A visita às suas instalações foi o que definiu a nossa aprovação para escolher a SERES como fornecedor chave da SISAMEX" - Francisco Gutiérrez, Gerente IT, SISAMEX.

Descubra como a SISAMEX reduziu custos sem comprometer a qualidade do serviço, sempre com o apoio especializado da SERES.

Quem é o terceiro ator no EDI: a transportadora ou operador logístico?

Um projeto EDI da SERES não se limita à relação entre fornecedor e cliente. Há um terceiro ator essencial que intervém com frequência: a transportadora ou o operador logístico, responsável por garantir que a mercadoria chega corretamente ao centro logístico do cliente.

Nestes casos, além dos documentos comerciais tradicionais, a vertente logística do EDI envolve o envio de:

• Aviso de expedição (DESADV).

• Instrução para expedição (INSDES).

• Relatório da situação da nota de encomenda (OSTRPT).

• Situação de transporte (IFTSTA),

• Previsão de consumos ou necessidades.

• Programação de entregas.

• Resposta ao programa de entregas (DELFOR).

Esta troca de informação em tempo real permite otimizar tempos, espaços, recursos humanos e custos. Nesse sentido, a maioria dos operadores logísticos (pela natureza dos seus clientes e pelo volume de bens transportados) já trabalha com soluções EDI.

Quais são as soluções da SERES que dão vida à troca eletrónica de documentos?

A SERES disponibiliza um conjunto de soluções tecnológicas que asseguram a troca eletrónica de documentos com segurança, fiabilidade e cumprimento legal, adaptadas às necessidades específicas de cada setor e empresa.

Estas soluções permitem automatizar processos, integrar-se facilmente com sistemas de gestão (ERP) e assegurar o cumprimento das exigências legais nacionais e internacionais, promovendo uma gestão documental mais eficiente e colaborativa.

Apresentamos abaixo os principais serviços da SERES no âmbito do EDI e da digitalização documental:

Com estas soluções, a SERES posiciona-se como o parceiro ideal para digitalizar e otimizar os seus processos de troca documental, garantindo eficiência, segurança, cumprimento legal e integração total com os sistemas de gestão da sua empresa.

Descubra já a melhor solução EDI para o seu negócio!