Uma das grandes bases sobre a que se apoia o EDI é a definição e utilização de identificadores únicos. Recebem diversas denominações, como, por exemplo: Códigos EAN, Pontos Operacionais, GLN, etc. cuja essência mais primitiva é que tanto o cliente (emissor) que pede mercadoria a um fornecedor (recetor) como este último sabem, sem lugar a dúvidas, do que é que estamos a falar.
Na SERES, com mais de 30 anos de experiência em soluções EDI a nível europeu, garantimos que esta identificação unívoca é o ponto de partida para uma comunicação eletrónica sem falhas, segura e totalmente integrada com os sistemas de gestão das empresas.
O que é a identificação unívoca e por que é essencial para a troca eletrónica de documentos?
É globalmente aceite que um código de barras é um elemento distintivo de qualquer produto. Esse mesmo código de barras oculta um número (normalmente de 13 dígitos) que além de ser lido pelo leitor de uma caixa de supermercado permite identificar univocamente esse produto em todo o mundo.
Na comunicação eletrónica entre empresas (EDI), a identificação unívoca garante que produtos, locais e parceiros são corretamente reconhecidos, evitando erros e atrasos. Os padrões mais usados para esta finalidade são:
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GTIN (Global Trade Item Number) — Código único para identificar produtos.
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GLN (Global Location Number) — Código que identifica localizações físicas ou funcionais, como armazéns ou pontos de venda.
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EAN (European Article Number) — Código europeu para artigos comerciais, geralmente usado em códigos de barras.
Estes códigos são essenciais para assegurar a correta interpretação das mensagens eletrónicas e a automatização eficiente dos processos de negócio.
Aqui, o primeiro fundamento não é tanto a utilização destes códigos, que já está muito estendida, como a forma na que a sua empresa organiza os seus produtos atribuindo-lhes os seus códigos correspondentes além de, no caso de provir de outro âmbito não tão avançado, como migrar os códigos de produtos internos com os seus equivalentes globais.
O segundo fundamento é informar os seus clientes sobre esses códigos. Neste caso, o documento EDI PRICAT tem muito que dizer dado que no seu conteúdo se informa não só sobre os códigos mas também sobre a informação adicional sobre as características dos seus produtos.
Quais são os pontos operacionais para garantir uma identificação unívoca correta nas mensagens EDI?
Todos os documentos trocados devem ter no mínimo o emissor e o recetor. Tal como sucede com os identificadores de produtos, normalmente os nomes não permitem ter uma relação clara entre quem envia ou recebe (principalmente pela utilização de abreviaturas, acrónimos, tiles, etc.) Neste caso, para os identificadores de empresa, a gama de possibilidades é bastante mais ampla, desde um mesmo EAN, um VAT number, códigos nacionais, DUNS, e códigos que na sua relação identificam uma empresa univocamente.
Para assegurar a validade e eficiência das mensagens EDI, deve ter em atenção os seguintes pontos operacionais:
| Ponto Operacional | Descrição | Exemplo Prático |
| Preenchimento correto do segmento NAD | Garantir que o segmento NAD contenha o GLN correto do parceiro comercial ou local. | ERP configurado para validar automaticamente o GLN. |
| Validação dos códigos GTIN, GLN e EAN | Utilizar ferramentas automáticas para evitar erros de digitação ou códigos inválidos. | Software SERES de validação integrada. |
| Integração com sistemas internos | Ligar os códigos unívocos ao ERP e sistemas logísticos para sincronização contínua. | Implementação de soluções EDI da SERES. |
| Atualização constante dos dados | Manter a base de dados com códigos atualizados para evitar conflitos nas mensagens. | Procedimentos internos de revisão periódica. |
Mas a realidade indica que além de devermos identificar o emissor ou o recetor da mensagem, internamente esse documento trocado também requer mostrar outras unidades dentro da empresa. No exemplo de uma guia de remessa EDI (DESADV) é necessário indicar onde se entrega a mercadoria e no caso de uma fatura é necessário indicar quem pede, a quem se paga, quem recebe a mercadoria, a quem se fatura e inclusive quem paga.
Organizar as "estruturas administrativas", lista de unidades, centros e até departamentos é vital para a sua gestão e para a do seu cliente ou fornecedor.
Como organizar os seus identificadores e a conversão de códigos?
Quando uma empresa tem de organizar os identificadores, é normal depararem-se com a situação de que já os têm definido mas baseados em códigos próprios internos. A conversão destes códigos é essencial tanto para uma troca correta de documentos eletrónicos, como para a correta automatização do processo e integração dos dados nos seus sistemas de gestão informáticos (ERP).
Como a SERES ajuda na identificação unívoca GTIN, GLN e EAN nas suas soluções EDI?
A SERES é especialista em soluções no âmbito da automatização e segurança na troca eletrónica de documentos (EDI), apoiando empresas na correta identificação unívoca. Conheça os nossos principais produtos:
- EDI: Solução que permite a automatização e troca eletrónica de documentos com suporte total a GTIN, GLN e EAN. Este serviço reduz erros manuais, e possibilita uma maior agilidade e integração com qualquer ERP.
- AS2: Protocolo seguro para envio de documentos eletrónicos via Internet. Esta solução oferece segurança, cumprimento com a legislação e maior rastreabilidade.
- Contralia: Solução de assinatura digital avançada, com plena validade legal para documentos.
Ao optar pelas soluções da SERES, garante uma identificação correta e automática, eliminando erros manuais e otimizando os seus processos digitais.
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