Ordens de compra: como garantir as entregas sem incidentes?

No mundo empresarial atual, onde as margens de erro se tornam cada vez mais estreitas e o tempo é um recurso cada vez mais valioso, o simples ato de emitir uma ordem de compra já não é suficiente. O que realmente faz a diferença é o acompanhamento constante, rigoroso e bem comunicado das ordens de compra, desde a emissão até que o produto ou serviço chegue ao destino, sem erros e sem atrasos. Mas muitas vezes esse ideal choca com a realidade: processos manuais, ferramentas não integradas e comunicação fragmentada entre departamentos.

Neste artigo explicamos os problemas com que alguns dos principais intervenientes da cadeia de fornecimento se deparam quando não dispõem de ferramentas S2P adequadas para o acompanhamento das ordens de compra.

O que acontece quando não se dispõem de ferramentas digitais?

O que se passa quando a sua empresa não tem ferramentas digitais para este processo? Os problemas multiplicam-se. Em muitas empresas, as áreas de Category Manager, Compras e Qualidade continuam a funcionar como ilhas. Cada uma recolhe os seus próprios dados, guarda os seus próprios ficheiros Excel, envia os seus próprios emails… e espera que tudo encaixe. Um Category Manager, por exemplo, pode passar dias a tentar perceber por que certos fornecedores falham sistematicamente nas entregas, sem ter acesso a dados claros, atualizados ou consolidados. Sem uma visibilidade completa do processo de acompanhamento das ordens de compra, é difícil antecipar problemas e a sua capacidade estratégica fica limitada.

Por outro lado, a equipa de Procurement transforma-se num centro de urgências constante. Sem alertas automáticos nem processos digitais bem definidos, têm de rever manualmente o estado das ordens de compra, contactar os fornecedores um a um e fazer malabarismos para alinhar as receções com as necessidades internas. O que é urgente acaba por sobrepor-se ao que é importante, e a agilidade é sacrificada dia após dia.

E quando falamos da área de Qualidade (SQM), o panorama não melhora. Muitas vezes descobrem que um lote está a chegar quando já está à porta, sem tempo para planear a inspeção ou garantir que se cumprem os requisitos técnicos. Se surgir uma incidência, a rastreabilidade das encomendas é praticamente inexistente e a análise torna-se uma verdadeira investigação. Em resumo: sem uma plataforma comum e automatizada, cada incidente transforma-se numa tempestade perfeita.

Tudo isto justifica-se pelo facto de cerca de 60% das incidências no ciclo de compras devem-se à falta de rastreabilidade entre a ordem e a receção do produto/serviço. A isto somam-se inúmeros custos ocultos (faturas com erros, atrasos administrativos, etc.), além das consequências desta gestão, que se traduzem em penalizações, relações tensionadas com fornecedores e sobrecustos logísticos e de armazenagem.

O que acontece quando toda a informação está centralizada, ligada e automatizada?

Agora imaginemos outro cenário. Um em que todas as ordens de compra são geridas a partir de uma única plataforma digital, onde cada alteração numa entrega gera um alerta automático e onde todos os intervenientes da cadeia de fornecimento — Compras, Qualidade, Logística, Fornecedores — podem ver a mesma informação, ao mesmo tempo.

Neste caso, o responsável de aprovisionamento já não precisa de fazer conjeturas: pode consultar em segundos quais os fornecedores que estão a cumprir, quais acumulam atrasos e qual o impacto disso na categoria que gere. Tem dados históricos, comparações e uma visão completa que lhe permite tomar decisões estratégicas com confiança. Graças ao uso de uma plataforma integral, tem acesso a:

• Acompanhamento em tempo real do estado de todas as ordens de compra.

• Painéis de controlo com indicadores chave (KPIs) para decisões baseadas em dados.

• Visibilidade completa do histórico de incidentes, atrasos e entregas parciais.

   

A equipa de Procurement, por sua vez, já não depende do “e-mail que não chegou” ou do “enviei, mas não viu”. Todo o processo está automatizado, desde o pedido interno até à receção e aprovação final. Isto não só reduz erros, como também liberta tempo para tarefas de maior valor, como negociação, procura de novos fornecedores ou otimização de despesas. Assim, em Compras podem trabalhar com:

• Alertas automáticos perante qualquer desvio de datas, quantidades ou condições.

• Fluxo automatizado desde o pedido até à receção e faturação.

• Acesso partilhado à informação para melhorar a colaboração interna e com fornecedores.

E na área de Qualidade, a mudança é igualmente radical. O planeamento de inspeções torna-se proativo: sabem antecipadamente quando chegará cada entrega, com que documentação e se houve incidentes anteriores com esse fornecedor ou lote. Se algo falhar, o sistema regista-o, associa automaticamente à ordem correspondente e facilita a análise. Já não se trabalha apagando fogos, mas prevenindo que se acendam. Assim, a Qualidade pode ter:

• Visibilidade antecipada das entregas para planear inspeções e ensaios.

• Registo centralizado de incidências associadas a cada pedido.

• Análise de tendências ou auditorias por fornecedor, lote ou produto.

Por que digitalizar é uma prioridade nas compras?

Quando se fala em digitalização, muitas empresas pensam em poupança de tempo ou redução de papel. Mas o que está em jogo é muito mais: controlo, agilidade, rastreabilidade e, acima de tudo, capacidade de antecipação. Acompanhar uma ordem de compra não deveria ser uma corrida contra o relógio nem uma série de chamadas desesperadas à última hora. Deveria ser um processo fluido, interligado e transparente, onde todas as áreas envolvidas remam na mesma direção.

A visibilidade total é crucial, pelo que os departamentos de Compras devem implementar estratégias de controlo e ferramentas tecnológicas que facilitem o acompanhamento das encomendas. Em suma, utilizar plataformas de gestão Source-to-Pay (S2P) permite garantir a rastreabilidade completa das ordens de compra, desde o pedido até à entrega.

Esta operacionalização permite obter benefícios tangíveis de um processo rastreável, traduzindo-se em redução de atrasos nas entregas e na faturação, menor volume de incidências em pedidos e melhor relação com os fornecedores. Além disso, obtém-se uma visão clara das despesas previstas versus as efetivamente realizadas.

Algumas das métricas que a SERES observa com o uso de ferramentas S2P adequadas são:

• 15% de redução de custos (otimização do inventário e melhor negociação com os fornecedores).

• 25% de aumento da produtividade (maior eficiência da equipa de Compras).

• 90% menos erros (redução drástica de problemas de faturação).

• 20% de retenção de fornecedores (melhoria nas relações comerciais chave).

Quer ver como seria trabalhar assim, sem sobressaltos e com controlo?

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