No panorama atual da área de compras, as empresas enfrentam um desafio claro: transformar dados em informação verdadeiramente útil para conseguirem tomar decisões estratégicas mais eficazes.
Os dashboards de compras são um aliado imprescindível para as organizações que procuram eficiência, agilidade e controlo na gestão de compras.
Ao longo deste artigo, vamos explorar como dar um boost à gestão de fornecedores da sua empresa, através da análise de dados, da normalização de KPIs (Key Performance Indicator) e da utilização de visualizações eficazes.
Centralizar e otimizar dados: o primeiro passo para uma gestão eficiente
A maioria das empresas gere dados de fornecedores provenientes de múltiplas fontes (ERPs, folhas de cálculo, bases de dados internas ou plataformas externas), o que pode dificultar o acesso a uma visão clara e unificada da informação e aumentar significativamente o risco de erros.
Uma solução eficaz passa por implementar sistemas que centralizem toda a informação numa única plataforma, acessível a todos os departamentos da organização.
Neste contexto, é essencial contar com uma base de dados centralizada que assegure a qualidade dos dados através de controlos rigorosos, reduzindo ao mínimo as inconsistências e corrigindo-as proativamente sempre que surjam.
Uma base de dados centralizada reduz o tempo dedicado à recolha e validação de informação e torna-se num elemento chave para uma tomada de decisões mais rápida e fundamentada.
A maioria das empresas que adotam plataformas centralizadas para a gestão de fornecedores reportam frequentemente uma redução significativa de riscos de reputação, interrupções operacionais e, sobretudo, do tempo necessário para auditorias internas e elaboração de relatórios estratégicos.
A importância de alinhar os KPIs com os objetivos estratégicos da empresa
Muitos departamentos de compras recorrem a métricas isoladas ou não normalizadas, o que aumenta as inconsistências e dificulta uma avaliação precisa do desempenho dos fornecedores.
Os KPIs (Key Performance Indicators) de compras são métricas que permitem medir e avaliar a performance dos processos e atividades de aquisição de uma empresa. Através dos KPIs é possível medir custos e poupanças, qualidade, relação com fornecedores, prazos, eficiência e sustentabilidade (critérios ESG).
Para garantir que os KPIs escolhidos estão alinhados com os objetivos estratégicos da organização, é fundamental selecionar indicadores realmente relevantes, como por exemplo: tempo médio de entrega, qualidade dos produtos ou serviços recebidos, cumprimento contratual ou custo total de aquisição.
Existem cinco tipos principais de KPIs:
KPIs para medir a eficiência do processo de compras:
- Tempo de ciclo de compras.
- Índice de precisão de encomendas.
- Número de fornecedores.
- Concentração de compras por fornecedor.
- Taxa de rotatividade de fornecedores.
KPIs para medir a relação com os fornecedores:
- Variação média de preços.
- Percentagem de descontos obtidos.
- Taxa de poupança nas compras.
- Índice de poupança anual.
- Percentagem de fornecedores certificados.
KPIs de custos e poupanças:
- Variação média de preços.
- Percentagem de descontos obtidos.
- Relação qualidade/preço.
- Taxa de poupança nas compras.
- Índice de poupança anual nas aquisições.
KPIs de cumprimento e desempenho:
- Percentagem de entregas atempadas.
- Taxa de devolução de produtos.
- Percentagem de cumprimento contratual.
- Taxa de reclamações de clientes.
KPIs estratégicos e de responsabilidade social:
- Grau de centralização das compras.
- Percentagem de compras locais.
- Número de reclamações a fornecedores.
- Percentagem de fornecedores certificados.
- Percentagem de compras sustentáveis.
Num mundo cada vez mais interligado, volátil e complexo, a normalização e definição clara de KPIs é fundamental para medir o desempenho dos fornecedores e garantir que a tomada de decisão está totalmente alinhada com a estratégia de compras da empresa.
Visualização de dados: a chave para uma tomada de decisão ágil e eficaz
Contar com dados de qualidade e KPIs relevantes não é suficiente se essa informação não for apresentada de forma clara, compreensível e com valor acrescentado.
As ferramentas avançadas de visualização de dados permitem transformar números em gráficos, dashboards interativos e relatórios dinâmicos, que são fundamentais para criar dashboards que priorizam a clareza e facilitam a interpretação imediata dos indicadores-chave.
Um dashboard é uma ferramenta visual que organiza e analisa os dados críticos para avaliar o desempenho dos fornecedores. Os seus elementos essenciais incluem:
- KPIs estratégicos.
- Visualização clara dos dados.
- Automatização e atualização em tempo real.
- Alertas e análises preditivas.
Contar com dashboards claros e precisos permite aos responsáveis de compras identificar padrões, problemas ou oportunidades de melhoria em tempo real, acelerando a tomada de decisões e reduzindo os riscos.
Este ponto é bem ilustrado no estudo “Design de dashboards para a gestão de compras”, que demonstra como os dashboards interativos nos departamentos de compras oferecem uma visão global da gestão em tempo real do seu desempenho. No que diz respeito à gestão de fornecedores, estas ferramentas são essenciais para acompanhar métricas como tempos de entrega, qualidade dos produtos e cumprimento dos contratos.
Porque são cruciais os KPIs e os dashboards na gestão de compras?
Num mercado cada vez mais competitivo, onde a eficiência é determinante, não basta recolher dados: é necessário transformá-los em decisões estratégicas.
Os KPIs e os dashboards não só simplificam a gestão de compras, como oferecem vantagens competitivas claras:
Está pronto para transformar a sua área de compras?
Fale com a SERES e descubra como os nossos dashboards podem revolucionar a sua gestão de fornecedores: desde a negociação ao pagamento.
