Gestão de fornecedores, função chave no âmbito das compras
A gestão de fornecedores é um processo crucial na administração empresarial que permite a uma empresa selecionar adequadamente os fornecedores que podem satisfazer as necessidades de produtos e serviços. Trata-se, portanto, de uma seleção ponderada com o objetivo de simplificar e otimizar o portfólio de fornecedores. Normalmente, os departamentos de Compras enfrentam o desafio de gerir um vasto portefólio de empresas com as quais interagem comercialmente, frequentemente milhares de fornecedores dos quais têm pouco ou nenhum conhecimento aprofundado.
A organização e a segmentação dos fornecedores em diversas categorias ou famílias de compras são fundamentais para escolher o quê?, quem?, como?, onde?, quando? é a melhor opção para satisfazer as nossas necessidades.
Assim como nem todas as compras são iguais, nem todos os fornecedores o são, sendo necessário ter um sistema que nos permita filtrar de forma ágil os fornecedores estratégicos ou críticos dos restantes fornecedores.
Os compradores profissionais devem concentrar-se naqueles que são fundamentais e indispensáveis para a nossa cadeia de produção, fornecedores que consideramos quase como uma extensão da empresa e, portanto, parceiros comprometidos connosco.
A gestão de fornecedores de forma automatizada permite-nos comunicar de forma transparente e rastreável na relação comercial com eles. Toda a informação gerada nessa relação deve ser classificada e guardada para estar disponível a qualquer momento.
Por outro lado, a gestão ativa de fornecedores através de uma ferramenta de e-procurement permite-nos acompanhar o seu desempenho e qualidade no serviço, produtos, entregas e cumprimento do contratado. Da mesma forma, o seu compromisso, envolvimento e capacidade de resposta e resolução de problemas que possam surgir na relação comercial.
É fundamental, no âmbito da gestão de fornecedores, o momento em que se decide começar a trabalhar com um fornecedor novo do qual temos poucos conhecimentos e, portanto, representa um risco.
A gestão de fornecedores inclui também a parte operacional, como a gestão dos contratos com aqueles com os quais foi estabelecido um acordo comercial, bem como a emissão e acompanhamento dos pedidos aos fornecedores.
A solicitação de propostas aos diferentes fornecedores que temos na carteira homologados permite-nos fazer uma correta adjudicação do fornecedor adequado para satisfazer as nossas necessidades. O comparativo das diferentes propostas também será devidamente registado e poderá ser consultado ou auditado a qualquer momento.
Uma suite completa de soluções automatizadas para a gestão de fornecedores é essencial para realizar essas funções.
Portanto, a gestão de fornecedores é a principal atividade e responsabilidade do departamento de Compras, e é fundamental para a otimização dos recursos em qualquer empresa.
O processo de homologação é fundamental para conseguir reduzir esses riscos (sejam eles reputacionais, económicos, legais…).
O que é o processo de homologação de fornecedores?
A homologação de fornecedores é uma avaliação solicitada pelas empresas aos seus fornecedores e contratantes, na qual se avalia e classifica o seu desempenho financeiro, legal, capacidade operacional e os sistemas de gestão de acordo com as exigências do cliente:
- Segurança e saúde no trabalho.
- Responsabilidade social empresarial.
- Risco operacional e continuidade de negócio.
- Anticorrupção.
- Lavagem de dinheiro e financiamento do terrorismo.
- Segurança e proteção no comércio internacional.
- Segurança da informação.
Fases do processo de homologação
1. Análise e classificação de fornecedores
Deve-se ter uma visão global da classificação dos fornecedores por despesa e categoria para identificar quais categorias e fornecedores são suscetíveis de necessitar de um procedimento de homologação e quais são os pontos mais relevantes a avaliar em cada um dos fornecedores/categorias.
A segmentação por categorias e/ou volume de Compras é útil para organizar a carteira de Fornecedores e facilitar a sua seleção.
2. Questionários de homologação
Uma vez categorizados os fornecedores homologados, definiremos quais requisitos devem cumprir os fornecedores pertencentes a cada categoria. Pode acontecer que tenhamos categorias especiais ou críticas que exijam um processo de homologação especial.
Serão realizados questionários aos fornecedores e, com base nas suas respostas, proceder-se-á à sua homologação. É recomendável definir dois tipos de questionários:
Um padrão, aplicável a todos os fornecedores independentemente da categoria a que pertençam. Dentro deste procedimento, serão avaliados aspectos comuns como a solvência financeira dos fornecedores.
Outro específico para cada uma das categorias, de acordo com o tipo de produto ou serviço. Por exemplo, numa categoria que contém fornecedores que fornecem um produto muito relevante e que afetam de forma direta a linha de produção, será solicitado durante o processo de homologação amostras do produto com o objetivo de verificar se cumprem todos os requisitos de qualidade estabelecidos.
3. Inclusão de fornecedores novos por categoria
Ao iniciar um procedimento de homologação, é muito útil incluir fornecedores novos para cada categoria, pois é uma maneira inicial de avaliar as oportunidades que o mercado oferece assumindo menos riscos e garantindo uma maior competição entre fornecedores, obtendo assim melhores preços.
4. Avaliação dos questionários
Após recebermos as respostas, podemos elaborar um sistema de pontuação para avaliar todos os fornecedores da mesma categoria de forma objetiva.
Por exemplo, podemos estabelecer quais perguntas são fundamentais para o fornecimento do produto ou serviço e, em caso de resposta negativa por parte do fornecedor, considerar a sua exclusão imediata do processo.
5. Auditoria: visitas às instalações dos fornecedores
Os seus objetivos são avaliar uma série de fatores previamente definidos num questionário de auditoria, verificar a veracidade das respostas dos fornecedores obtidas nos questionários e minimizar o risco das operações verificando in loco o potencial dos fornecedores.
6. Relatório de homologação
Finalmente, serão definidos relatórios de homologação onde serão refletidos todos os passos e conclusões obtidas nas fases anteriores.
No processo de homologação devem participar representantes dos departamentos afetados, como o responsável pelas compras, o responsável pela qualidade e o responsável pelo departamento usuário da categoria a homologar. Assim incluiremos todos os aspetos valorizáveis que cada um pode aportar de diferentes pontos de vista.
O processo resulta numa lista de fornecedores homologados que deverá ser divulgada a todas as pessoas da empresa com responsabilidades de compra, de forma a que não possam comprar a fornecedores não incluídos na lista.
O facto de um fornecedor estar homologado não significa que a empresa esteja obrigada a comprar os seus produtos, mas sim que está capacitado e credenciado para o fazer. A seleção dos fornecedores aos quais comprar em cada momento deverá ser realizada através de um sistema de avaliação, que descreveremos num relatório posterior.
