O serviço de Autofaturação surge da necessidade de algumas empresas terem a necessidade de agilizar e automatizar o processo de faturação com alguns dos seus fornecedores. Habitualmente, neste tipo de serviço supõe-se que a empresa tem conhecimento prévio dos valores que os respetivos fornecedores faturam por determinado serviço.
Resumidamente, consiste na emissão de faturas pelos próprios adquirentes dos serviços, em nome e por conta do sujeito passivo (parceiro ou fornecedor), desde que sejam garantidos os seguintes requisitos:
- A existência de um acordo prévio, por escrito, entre o sujeito passivo transmitente dos bens ou prestador dos serviços e o adquirente ou destinatário dos mesmos;
- Prova, por parte do adquirente, que o transmitente dos bens ou prestador dos serviços tomou conhecimento da emissão da fatura e aceitou o seu conteúdo;
- As faturas devem conter a menção "autofaturação";
- Nos casos em que o fornecedor seja sujeito passivo, é obrigatória a utilização de uma série de documento única, com numeração sequencial própria;
- Nos casos em que o fornecedor seja não sujeito passivo, o documento terá que ser emitido em série própria, utilizada para todos os fornecedores Não Sujeitos Passivos e com numeração sequencial.
O que nos distingue em relação ao nosso serviço de autofaturação?
Conforme indicado no ponto anterior a existência de um acordo de autofaturação entre cliente e fornecedor é obrigatório. Este requisito noutros serviços de autofaturação no mercado, é independente/inexistente, o que implica que uma empresa que queira adquirir este serviço tenha de contactar individualmente cada fornecedor, emitir um acordo de autofaturação por correio tradicional ou através de um PDF por email, e que posteriormente deverá ser impresso, redirecionado para os signatários, assinado, e devolvido novamente pelos mesmos meios, para que finalmente, a empresa possa iniciar o processo de autofaturação.
Este processo poderá demorar vários dias ou semanas, e portanto a SERES distingue-se por ter um serviço all-in-one que contempla também de forma integrada um serviço automático de assinatura de acordos de autofaturação.
Como fazemos?
A SERES dispõe de um serviço de assinatura online certificada, de qualquer tipo de documento, o serviço CONTRALIA. Dado os requisitos legais para a utilização da autofaturação, foi desenvolvida uma integração entre o nosso serviço CONTRALIA e o serviço de autofaturação, agilizando e automatizando todo o processo desde a sua criação, ativação, configuração e por fim aceitação de autofaturas.
Com a integração dos nossos serviços conseguimos fazer o que mais ninguém consegue, ou seja, um serviço all-in-one de autofaturação, que faz com que seja possível ter um processo (que poderia demorar dias ou semanas) completo em apenas alguns minutos.
Como funciona (passo a passo)?
1. Empresa envia ficheiro à SERES com dados básicos do fornecedor (NIF, empresa e e-mail), os quais a SERES utilizará para enviar um convite ao fornecedor para aderir ao serviço.
2. A SERES envia um e-mail com convite para adesão à solução de Autofaturação. Fornecedor acede ao link do e-mail, confirma dados fiscais da empresa, indica o nome dos responsáveis para assinar o acordo de Autofaturação e indica o seu regime de IVA.
3. É lançado um circuito de assinatura certificada online do acordo de Autofaturação através do serviço Contralia da SERES.
4. Após assinatura do acordo de Autofaturação, é disponibilizado o documento em formato eletrónico a ambas as partes com assinatura eletrónica. A partir daí o fornecedor está em condições de começar a utilizar a solução, de forma totalmente gratuita.
É importante ressaltar que graças ao nosso serviço de assinatura digital Contralia, a implementação deste processo, que pode envolver assinaturas de vários signatários e que por isso geralmente leva mais tempo, torna-se imediato.
A partir deste ponto, uma vez concluído o processo de assinatura do acordo, a empresa pode enviar autofaturas aos seus fornecedores de forma rápida e simples.
Este serviço é perfeito para empresas de todos os setores que tenham um grande volume de fornecedores independentes ou pequenas empresas, como por exemplo, empresas de serviços, banca, construção, seguros, ou e-commerce com um grande número de vendedores.
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