La aprobación de la Ley Crea y Crece está empujando a las empresas a integrar en sus sistemas y ERP la factura electrónica, según los requisitos técnicos y específicos que marca la norma.
Esta nueva obligatoriedad podría suponer una carga administrativa más, pero la adopción de la factura electrónica trae innumerables beneficios que vienen a mejorar la cuenta de resultados de las empresas:
A continuación, describimos un ejemplo de cómo esta última ventaja proviene de la automatización de las cuentas a cobrar y cuentas a pagar.
Una empresa que vende productos para baños contrata los servicios de una empresa proveedora de cerámicas y azulejos. ¿Cómo sería el proceso de gestión de cuentas a cobrar y cuentas a pagar con la factura electrónica? ¿Cómo se traduce en la relación cliente-proveedor?
El proveedor de cerámicas y azulejos contacta con la empresa de venta de espacios de baño para proveerle material.
El proveedor, tras demostrar cumplir con unos estándares de calidad, cumplimiento normativo, solvencia financiera, etc, es elegido por la empresa de venta de espacios de baño, que pasa a ser directamente su cliente.
Su cliente realiza un pedido de 150 cajas de azulejos, y el proveedor emite una factura electrónica de la orden. Cada factura tiene la posibilidad de vincularse con un conjunto de albaranes. Toda esta documentación puede ser gestionada de principio a fin desde la plataforma de intercambio de documentos electrónicos como la que ofrece SERES.
La gestión de la factura en la plataforma recoge trazabilidad de toda acción aplicada a esta, permite adjuntar información adicional a la factura agilizando el proceso de cotejo, validación y aprobación final por parte de su cliente.
El proveedor consigue gracias al uso de la plataforma de intercambio de facturas electrónicas:
El cliente, después de evaluar a su proveedor y certificarlo, realiza el proceso de compra de las 150 cajas de azulejos desde la plataforma.
Una vez ha recibida la mercancía, introduce la información en su sistema cotejando lo recibido con lo entregado. En el caso de utilizar una plataforma de intercambio de documentos electrónicos, esa información ya puede venir cargada en el sistema a través del albarán electrónico.
Finalmente, cuando el cliente recibe la factura, esta puede ser validada automáticamente con la información entregada en el albarán electrónico, o mecanizada por el operario. Una vez validada puede ser enviada a un proceso de tramitación para su aprobación, contabilidad, pago y archivado.
Previo al pago y gracias a la relación entre lo pedido, entregado y facturado, la aprobación y tramitación de la factura se puede automatizar.
¿Qué logra el cliente con la automatización de las cuentas a pagar?
Este es un ejemplo de tramitación automática de facturas emitidas y recibidas que una empresa puede experimentar gracias al uso de la plataforma de intercambio electrónico de documentos diseñada por SERES.
Cualquier proyecto de factura electrónica abordado por las empresas debe poner especial foco en la conciliación de las cuentas a cobrar y cuentas a pagar, pues cualquier cambio en el ciclo de cuentas a cobrar altera la otra parte del ciclo (cuentas a pagar) y viceversa.