A principios de año, cuando las áreas de Compras, TI, Finanzas y Operaciones elevan iniciativas para la asignación de presupuestos, el CPO suele enfrentarse a un reto recurrente: comparar proyectos muy distintos con un criterio común y defender ante el comité de inversión cuáles deben priorizarse. En ese contexto, un proyecto de implantación de una solución S2P (Source to Pay) solo avanza si se presenta como un business case sólido, con supuestos transparentes y un marco que el comité reconozca: ROI, payback y TCO (y, si la política financiera lo exige, un anexo con VAN/NPV).
Este artículo está pensado para ayudar al CPO a estructurar esa justificación de forma rigurosa, sin necesidad de entrar en precios ni en datos internos, poniendo el foco en qué valor es defendible, qué costes deben considerarse y cómo reducir el riesgo de ejecución.
Un business case de ROI S2P debe permitir comparar esta inversión con otras iniciativas corporativas. Para ello, y como director del área de Compras, debes conocer completamente estos términos y justificarlos ante el comité de inversión.
En un comité de inversión, el CPO necesita un lenguaje común para comparar proyectos. Por eso se utilizan métricas que cubren tres preguntas: rentabilidad (ROI), horizonte temporal (payback) y coste real (TCO).
El ROI expresa la rentabilidad relativa: "qué retorno obtengo por cada euro invertido". El comité lo usa como comparador rápido, siempre que el CPO deje claros los supuestos y qué se considera beneficio neto.
ROI (%) = (Beneficio neto / Coste total) × 100
El payback responde a: “¿cuándo recupero la inversión?”. Es un indicador práctico para gestionar exposición: cuanto menor el payback, menor riesgo temporal ante cambios de prioridades, adopción o contexto.
El TCO es el coste total de propiedad: adquisición + implantación + integración + cambio + operación. En proyectos de implantación de una solución de gestión en compras como S2P, el comité suele penalizar business cases que no reflejan el TCO completo.
Si tu política financiera requiere descuento de flujos (coste de capital), finanzas puede solicitar un anexo con VAN/NPV (y, si aplica, TIR/IRR) para comparar inversiones con duraciones distintas.
Para justificar la inversión en S2P (Source to Pay) sin hablar de precios, estructura el business case en dos columnas:
Regla CPO: si un beneficio no tiene mecanismo de captura y KPI de medición, el comité lo discutirá o lo descontará.
En un comité, “defendible” significa: mecanismo claro, trazabilidad y posibilidad de seguimiento. En un proyecto S2P, suelen agruparse en cuatro palancas.
La inversión se defiende mejor cuando el CPO explica cómo S2P reduce la brecha entre lo negociado y lo ejecutado (cumplimiento, trazabilidad y control de excepciones).
Un business case creíble ante el comité requiere un TCO transversal (no solo Compras). En S2P, incluye:
Si no se presentan cifras, la calidad del business case se demuestra con escenarios. El objetivo es alinear al comité sobre condiciones de captura de valor.
Escenario conservador: Impacto acotado a eficiencia y reducción de incidencias en un subproceso crítico.
Escenario probable: Eficiencia + mejora de control del gasto con adopción progresiva y gobierno del proceso.
Escenario ambicioso: Eficiencia + control + reducción sostenida de fugas de valor, con estandarización (especialmente en entornos multipaís).
Además, para que el comité vea el business case como “aprobable”, conviene listar riesgos como bloqueadores de captura de valor y mostrar mitigaciones operables:
Plantilla para estructurar ROI S2P sin cifras: define variables, mecanismos y cómo se medirá el impacto tras la implantación.
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Bloque |
Variable |
Cómo se define |
Para qué sirve en comité |
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Beneficio |
Eficiencia operativa |
Automatización + menos intervención humana |
Productividad y foco en tareas de mayor valor |
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Beneficio |
Reducción de excepciones |
Menos incidencias por datos/documentos |
Mejor trazabilidad y menor retrabajo |
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Beneficio |
Control del gasto |
Más compras en flujo aprobado |
Menos maverick spend y mejor gobernanza |
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Beneficio |
Fugas de valor |
Brecha entre negociado y ejecutado |
Captura real de valor y compliance contractual |
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Coste (TCO) |
Integraciones |
ERP + maestros + sistemas satélite |
Evitar infravalorar esfuerzo y dependencias |
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Coste (TCO) |
Gestión del cambio |
Adopción, formación, soporte |
Reducir riesgo de baja adopción |
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Coste (TCO) |
Operación |
Soporte, gobierno, evolución |
Visión realista de ciclo de vida |
Descarga la plantilla 'Checklist de KPIs S2P para CPO' para preparar la aprobación del comité sin entrar en precios.
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