Categoriza y clasifica suministros para optimizar tus compras

Conseguir una gestión de compras eficiente y tener una base de proveedores potente es un factor diferencial para garantizar la estabilidad operativa y la optimización de los costes.

La cadena de suministro se entiende como el conjunto global de actividades que están relacionadas estrechamente con la transformación de productos desde que se obtienen las materias primas hasta que llega al usuario final.

Clasificar y gestionar la cadena de suministro de manera eficaz supone integrar los procesos clave del negocio, desde el consumidor final a los proveedores de origen. Es decir, hacia aquellos que te proporcionan productos, servicios e información que agregan un valor añadido a los clientes.

En el mundo empresarial siempre hay que intentar buscar la ventaja competitiva. Una forma de hacerlo es organizar sistemáticamente productos y servicios en categorías definidas para, así, agilizar la toma de decisiones y optimizar la asignación de recursos.

Por otro lado, es importante clasificar los suministros, porque una categorización eficiente permite ampliar las fuentes de suministro y reducir la vulnerabilidad ante posibles interrupciones.

Las categorías y el impacto en las compras son fundamentales. Criterios como el volumen, el valor y la frecuencia de compra es imprescindible para mejorar la gestión y optimizar la toma de decisiones.

Una buena segmentación te permitirá identificar proveedores estratégicos y optimizar las negociaciones para, así, fortalecer relaciones comerciales y garantizar la continuidad operativa.

En este artículo, exploraremos principalmente cómo la categorización y clasificación de suministros, junto a los mapas de compras y la diversificación de proveedores pueden mejorar la toma de decisiones y reducir riesgos en la gestión de la cadena de suministro.

La categorización y clasificación de suministros

La categorización de compras es un proceso que agrupa productos o servicios en categorías según sus características, uso o función dentro de una empresa y que permite gestionar mejor los gastos, optimizar la selección de proveedores, mejorar la negociación y garantizar un suministro eficiente.

Se basa en la gestión por categorías, que principalmente es enfoque que agrupa productos o servicios similares para optimizar su adquisición para tener estrategias específicas que alineen las compran con los objetivos de la empresa.

Por otro lado, en cualquier proceso de compras es imprescindible la categorización de suministros para clasificar los materiales, productos y/o servicios que necesita una empresa para operar según su función, importancia, frecuencia de uso o proveedor.

La categorización de suministros facilita la planificación de compras, permite una gestión más eficiente del inventario, mejora la relación con los proveedores y contribuye a conseguir una cadena de suministro mucho más estratégica.

Al centralizar la toma de decisiones y utilizar datos analíticos, las empresas pueden tomar decisiones fundamentadas y fortalecer su cadena de suministro.

Realmente revoluciona la gestión de compras y la cadena de suministro porque supone un nuevo marco integral para optimizar procesos y lograr ventajas que impulsen eficiencia, ahorro de costes y mejora de las relaciones con proveedores.

¿Cómo realizar una correcta categorización de suministro?

Los 7 indicadores que definen una buena categorización de suministros son los siguientes:

• Analizar el consumo y las necesidades para identificar patrones.
• Definir criterios de categorización según algunos factores como función (materias primas, herramientas o equipos), frecuencia de uso (diario, ocasional o crítico), impacto en la operación (estratégico, estándar o indirecto), proveedores y costes (único o múltiples ocasiones).
• Organizar los suministros en (sub)categorías que ayuden y faciliten su gestión como por ejemplo suministros de oficina (papelería o equipos electrónicos)
• Asignar responsabilidades para gestionar y optimizar cada categoría.
• Evaluar e identificar proveedores clave dentro de cada una de las categorías para su posterior análisis.
• Implementar herramientas de gestión de compras para un control eficiente del inventario y proveedores.
• Monitorear la efectividad de la categorización y ajustar las estrategias en función de las necesidades del negocio.

La clasificación de suministros, dentro del ámbito de las compras, es diferente porque permite organizar materiales y recursos de una empresa según distintos criterios para facilitar su gestión y optimización.

Existen 4 tipos de clasificación de suministros:

• Según su función en la empresa, encontramos suministros productivos (materias primas y bienes esenciales para la producción), suministros operativos (herramientas o materiales de mantenimiento) y suministros administrativos (papelería o mobiliario).
• Según su impacto en la operación, suministros estratégicos (claves para la continuidad del negocio y difíciles de sustituir), suministros críticos (imprescindibles, pero con alternativas disponibles) y suministros no críticos (de bajo impacto y fácilmente reemplazables).
• Según su frecuencia de uso, suministros de consumo frecuente (uso diario o recurrente), suministros de consumo ocasional (necesarios por momentos) y suministros de consumo esporádico (compras puntuales).
• Según el origen o el proveedor, suministros de compra única (se adquiere una sola vez o períodos largos), suministros de compra recurrente (se adquiere con regularidad), suministros de proveedores exclusivos (solo un proveedor) y suministros de proveedores múltiples (disponibles en distintos proveedores).

La influencia de los mapas de compras en la optimización de las decisiones de compra y gestión de proveedores

Durante los procesos de compras y las relaciones con los proveedores, las empresas pueden encontrarse diversos obstáculos que acaban mermando la eficiencia y la toma de decisiones estratégicas. Entre los principales puntos de dolor, se encuentran:

• Datos dispersos sobre compras y proveedores que dificulta su integración y análisis centralizado.
• La falta de representación visual de los datos complica la identificación de patrones y la toma de decisiones.
• La dependencia de los proveedores, que puede comprometer la continuidad del negocio.

En esta situación, los mapas de compra se han convertido en una herramienta estratégica para visualizar, analizar y optimizar las decisiones de compras. Los mapas de compras integran y representan visualmente todos los datos de compras y proveedores y su objetivo es facilitar la planificación del suministro para identificar la escasez de fuentes de aprovisionamiento y tomar medidas correctivas para evitar riesgos de desabastecimiento.

Permite, por otro lado, detectar oportunidades de optimización en su cadena de suministro y es posible evaluar la distribución de compras, mejorar la diversificación y reducir costes.

La implementación de mapas de compras mejora la visibilidad, el control de suministro, permite a las empresas a tomar decisiones más rápidas y estratégicas y a reducir los riesgos. Todo esto se traduce en una cadena de abastecimiento más eficiente, resiliente y alineada con los objetivos del negocio.

Cómo reducir la dependencia de proveedores a través de la diversificación de compras

Depender de un solo proveedor puede generar problemas de abastecimiento, cambios bruscos en los precios y una menor capacidad de negociación.

Para reducir estos riesgos es fundamental establecer estrategias de diversificación. Principalmente para buscar proveedores alternativos, establecer relaciones a largo plazo y localizar fuentes de suministro más cercanas.

Contar con una red de proveedores amplia permite mayor flexibilidad operativa, menor exposición a los riesgos y fortalece las negociaciones con los proveedores. Por otro lado, mejora la capacidad de adaptación y asegura la continuidad del negocio.

La excesiva dependencia de proveedores es uno de los mayores riesgos en la gestión de compras y, gracias a los mapas de compras, se pueden desarrollar estrategias para diversificar su base de proveedores y reducir los riesgos.

¿Por qué es crucial para tu empresa la categorización y clasificación de suministros?

La correcta categorización de suministros, el uso de mapas de compras y una estrategia diversificada de proveedores son pilares esenciales para optimizar la gestión de compras y minimizar riesgos. Contar con herramientas y metodologías adecuadas permite a las empresas mejorar la eficiencia, reducir costes y garantizar la continuidad operativa en un entorno cada vez más dinámico y desafiante.

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