En el mundo empresarial actual, donde los márgenes de error se estrechan y el tiempo es un recurso cada vez más valioso, el simple acto de emitir una orden de compra ya no basta. Lo que realmente marca la diferencia es el seguimiento de órdenes de compra constante, riguroso y bien comunicado desde la orden hasta que el producto o servicio llega al destino, sin errores y sin retrasos. Pero muchas veces ese ideal choca de frente con la realidad: procesos manuales, herramientas desconectadas y una comunicación fragmentada entre departamentos.
En este artículo explicamos los problemas a los que se enfrentan algunos de los roles más importantes de la cadena de suministro, cuando no disponen de herramientas S2P adecuadas de cara al seguimiento de órdenes de compra.
¿Qué sucede cuando no se dispone de herramientas digitales?
¿Qué pasa cuando tu empresa no tiene herramientas digitales para este proceso? Los problemas se multiplican. En muchas empresas, las áreas de Category Manager, Compras y Calidad siguen funcionando como islas. Cada una recoge sus propios datos, guarda sus propios Excel, lanza sus propios correos… y confía en que todo encaje. Un Category Manager, por ejemplo, puede pasarse días intentando entender por qué ciertos proveedores fallan sistemáticamente en las entregas, sin poder acceder a datos claros, actualizados o consolidados. Al no tener visibilidad completa del proceso de seguimiento de órdenes de compra, le cuesta anticiparse a los problemas y su capacidad estratégica se ve limitada.
Por su parte, el equipo de Procurement se convierte en un centro de urgencias constante. Sin alertas automáticas ni procesos digitales bien definidos, deben revisar manualmente el estado de las órdenes de compra, contactar a proveedores uno por uno y hacer malabares para cuadrar recepciones con las necesidades internas. Lo urgente acaba desplazando a lo importante, y la agilidad se sacrifica día a día.
Y cuando hablamos del área de Calidad (SQM), el panorama no mejora. Muchas veces se enteran de que un lote está llegando cuando ya está en la puerta, sin tiempo para planificar la inspección o asegurar que se cumplen los requisitos técnicos. Si surge una no conformidad, la trazabilidad de pedidos brilla por su ausencia y el análisis se vuelve una labor detectivesca. En resumen: sin una plataforma común y automatizada, cada incidencia se convierte en una tormenta perfecta.
Todo ello responde a la cifra de que cerca del 60% de las incidencias en el ciclo de compras proviene de la falta de trazabilidad entre la orden y la recepción del producto/servicio y a la que se suman a su vez innumerables costes ocultos (facturas con errores, retrasos administrativos, etc) además de las consecuencias que se derivan de esta gestión y que se resumen en penalizaciones, relaciones tensionadas con los proveedores y sobrecostes logísticos y de almacenaje.
¿Qué pasa cuando toda la información está centralizada, conectada y automatizada?
Ahora imaginemos otro escenario. Uno en el que todas las órdenes de compra se gestionan desde una única plataforma digital, donde cada cambio en una entrega genera una alerta automática y donde todos los actores involucrados en la cadena de suministro —Compras, Calidad, Logística, Proveedores— pueden ver lo mismo, al mismo tiempo.
Aquí, el responsable de aprovisionamiento ya no necesita hacer conjeturas: puede consultar en segundos qué proveedores están cumpliendo, cuáles acumulan retrasos y qué impacto tiene eso en la categoría que gestiona. Tiene datos históricos, comparativas y una visión completa que le permite tomar decisiones estratégicas con confianza. Gracias al uso de una plataforma integral, tiene acceso a:
- Seguimiento en tiempo real del estado de todas las órdenes de compra.
- Paneles de control con indicadores clave (KPIs) para tomar decisiones con datos.
- Visibilidad completa del histórico de incidencias, retrasos y entregas parciales.
El equipo de Procurement, por su parte, ya no depende del “correo que no llegó” ni del “te lo mandé, pero no lo viste”. Todo el proceso está automatizado, desde la solicitud interna hasta la recepción y la aprobación final. Esto no solo reduce errores, sino que libera tiempo para tareas de más valor, como la negociación, la búsqueda de nuevos proveedores o la optimización del gasto. Con todo, en Compras podrían trabajar con:
- Alertas automáticas ante cualquier desviación de fechas, cantidades o condiciones.
- Flujo automatizado desde la solicitud hasta la recepción y facturación.
- Acceso compartido a la información para mejorar la colaboración interna y con proveedores.
Y en el área de Calidad, el cambio es igual de radical. La planificación de inspecciones se vuelve proactiva: saben de antemano cuándo llegará cada entrega, con qué documentación, y si ha habido incidencias anteriores con ese proveedor o lote. Si algo falla, el sistema lo registra, lo vincula automáticamente con la orden correspondiente y facilita el análisis. Ya no se trabaja apagando fuegos, sino previniendo que se enciendan. Así, Calidad puede tener:
- Visibilidad anticipada de las entregas para planificar inspecciones y ensayos.
- Registro centralizado de no conformidades vinculadas a cada pedido.
- Análisis de tendencias o auditorías por proveedor, lote o producto.
Digitalizar, una necesidad estratégica
Cuando se habla de digitalización, muchas empresas piensan en ahorro de tiempo o reducción de papel. Pero lo que está en juego es mucho más: control, agilidad, trazabilidad y, sobre todo, capacidad de anticipación. Seguir una orden de compra no debería ser una carrera contrarreloj ni una serie de llamadas desesperadas a última hora. Debería ser un proceso fluido, conectado y transparente, donde todas las áreas implicadas reman en la misma dirección.
La visibilidad de extremo a extremo es crucial, por ello los departamentos de Compras deben implementar estrategias de control y herramientas tecnológicas que faciliten el seguimiento de pedidos. En definitiva, utilizar plataformas de gestión Source to Pay (S2P) permite tener trazabilidad completa de las órdenes de compra, desde la solicitud hasta la entrega.
Esta operativa permite obtener beneficios tangibles de un proceso trazable, lo que se traduce en reducción de retrasos en entregas y facturación, un menor volumen de incidencias en pedidos y una mejor relación con los proveedores. Además, se obtiene una visión del gasto comprometido VS el ejecutado.
Algunas de las cifras que desde SERES manejamos con el uso de herramientas S2P adecuadas son:
- 15% reducción de costos (optimización inventario y mejor negociación con proveedores).
- 25% aumento de la productividad (mayor eficiencia en equipo de Compras).
- 90% menos errores (reducción drástica en problemas de facturación).
- 20% retención de proveedores (mejora en relaciones comerciales clave).
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